Übersicht

In diesem Tutorial lernst du, wie du Rechnungsdaten aus PlanD korrekt für deine Finanzbuchhaltung exportierst — ob für DATEV, Lexware oder andere Systeme. Du erfährst, welche Exportmethode empfohlen wird, wie du Buchungskonten hinterlegst, einen Buchungsstapel erstellst und Rechnungen als „akzeptiert" markierst, um saubere Monatsabschlüsse zu gewährleisten.

Schritt 1: Exportmethode wählen

Es gibt grundsätzlich drei Möglichkeiten, Rechnungen in ein Finanzbuchhaltungstool zu übertragen:

Methode	Beschreibung	Empfehlung
PDF-Download	Rechnungen als PDF herunterladen und als erweiterte Belegerfassung importieren	🔴 Nicht empfohlen
BCC-E-Mail-Adresse	In den Einstellungen eine WCC-E-Mailadresse hinterlegen — Rechnungen werden als Blindkopie zugestellt (z. B. für DATEV-Postfach)	🔴 Nicht empfohlen
Buchungsstapel-Export	Gefilterte Rechnungen als CSV-Datei exportieren und an das Steuerbüro übermitteln	🟢 Empfohlen

⚠️ Wichtig: PDF-Download und BCC-E-Mail werden nicht empfohlen, da dabei schwer nachvollziehbar ist, welche Rechnungen bereits übertragen wurden. Außerdem lassen sich Stornorechnungen und Gutschriften so schlechter verbuchen.

Schritt 2: Buchungskonten in den Einstellungen hinterlegen

Bevor du exportierst, solltest du in den Einstellungen die passenden Buchungskonten hinterlegen. Das ist besonders für Systeme wie DATEV wichtig.

Option A: Buchungskonten auf Umsatz- oder Mehrwertsteuerebene

Hinterlege Buchungskonten auf Ebene der Umsatzsteuer (z. B. für umsatzsteuerbefreite oder umsatzsteuerpflichtige Rechnungen).
Enthält eine Rechnung sowohl steuerbefreite als auch steuerpflichtige Positionen, wird sie im Buchungsstapel automatisch in zwei Teile aufgeteilt.

Option B: Abweichende Buchungskonten in den Dienstleistungen

Hinterlege abweichende Buchungskonten direkt bei einzelnen Dienstleistungen (z. B. Material, haushaltsnahe Dienstleistung, Glasreinigung).
Enthält eine Rechnung mehrere solcher Positionen, wird sie im Buchungsstapel entsprechend in mehrere Teile aufgeteilt.

💡 Tipp: Diese Aufteilung ermöglicht eine saubere Zuordnung in deinem Buchhaltungssystem — ohne manuelle Nacharbeit.

Schritt 3: Rechnungen filtern & exportieren

Navigiere in PlanD zu „Rechnungen".
Entscheide, ob du nach Rechnungsdatum oder Leistungszeitraum exportieren möchtest — je nachdem, wie dein Finanzbuchhaltungstool arbeitet.
Filtere die Rechnungen auf den gewünschten Zeitraum (z. B. letzter Monat).
Klicke oben auf „Exportieren" → „Vorgefertigt".
Wähle den passenden vorgefertigten Rechnungsexport für dein System (z. B. DATEV).
Entscheide, ob du den Export mit oder ohne Zahlungen erstellen möchtest, und lade ihn herunter.

Schritt 4: Export öffnen & Buchungsstapel herunterladen

Nach Abschluss des Exports kannst du diesen direkt öffnen — oder oben rechts auf „Exporte" klicken, um alle bisherigen Exporte einzusehen.
Du siehst deinen aktuellen Export mit Zeitraum und Datum (z. B. „DATEV-Rechnungen 01.05.–31.05.").
Lade den Buchungsstapel herunter — das ist eine CSV-Datei, die du an das Steuerbüro übermitteln kannst.

Aufbau des Buchungsstapels (DATEV-Beispiel)

Spalte	Inhalt
Umsatz / Soll-Haben	Rechnungsbetrag und Buchungsrichtung
Kontonummer	Debitorennummer des Kunden
Buchungsschlüssel / Gegenkonto	Das in den Einstellungen hinterlegte Buchungskonto
Belegdatum	Datum der Rechnungserstellung
Belegart	Art der Rechnung (inkl. Stornorechnungen, Gutschriften im zweiten Belegfeld)
Leistungsdatum	Letztes Datum des Leistungszeitraums der Rechnung
Fälligkeit	Fälligkeitsdatum der Rechnung
Kostenstelle	Falls hinterlegt

⚠️ Wichtig: Ist in einer Rechnung kein Leistungsdatum angegeben, bleibt dieses Feld im Buchungsstapel leer. Achte daher darauf, Leistungszeiträume in Rechnungen vollständig zu pflegen.

Schritt 5: Export akzeptieren

Nach dem Herunterladen des Buchungsstapels solltest du den Export in PlanD akzeptieren:

Klicke im Export auf „Akzeptieren".
Der Export wird daraufhin ausgegraut dargestellt — als Zeichen, dass er abgeschlossen ist.

Was bewirkt das Akzeptieren?

PlanD markiert alle enthaltenen Rechnungen mit einem kleinen Haken ✅.
Du kannst jederzeit nachvollziehen, welche Rechnungen bereits an das Steuerbüro übermittelt wurden.
Falls im Nachgang noch Rechnungen für denselben Zeitraum erstellt werden, kannst du gezielt nach nicht akzeptierten Rechnungen filtern und diese nachbuchen — für saubere Monatsabschlüsse.

💡 Tipp: Filtere nach dem Akzeptieren erneut nach dem Leistungszeitraum oder Rechnungsdatum des letzten Monats. Rechnungen mit Haken wurden bereits exportiert — Rechnungen ohne Haken sind neu hinzugekommen und müssen nachgebucht werden.

Zusammenfassung

Bereich / Schritt	Wichtigste Information
Exportmethode	Buchungsstapel-Export (CSV) wird empfohlen — PDF und BCC-E-Mail sind fehleranfälliger
Buchungskonten	In den Einstellungen auf Steuer- oder Dienstleistungsebene hinterlegen
Automatische Aufteilung	Rechnungen mit gemischten Steuersätzen oder Dienstleistungen werden im Export aufgeteilt
Filterung	Nach Rechnungsdatum oder Leistungszeitraum — je nach Buchhaltungssystem
Vorgefertigte Exporte	Passenden Export für das eigene System wählen (z. B. DATEV, Lexware)
Buchungsstapel	CSV-Datei mit allen relevanten Buchungsdaten für das Steuerbüro
Export akzeptieren	Markiert Rechnungen als übermittelt — Grundlage für saubere Monatsabschlüsse
Nachbuchungen	Nicht akzeptierte Rechnungen im Nachgang gezielt filtern und nachbuchen
Leistungsdatum	Immer in Rechnungen pflegen — sonst bleibt das Feld im Buchungsstapel leer

Im nächsten Tutorial erfährst du mehr über weitere Funktionen im Bereich Faktura in PlanD.

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