Die Arbeitsscheine stellen ein wichtiges und praktisches Instrument zur Dokumentation und Abrechnung von erbrachten Leistungen in einer Gebäudereinigung dar. Durch die Kundenunterschrift lässt sich nachweisen, dass ein Mitarbeiter den Auftrag erfolgreich abgeschlossen hat und der Kunde die Fertigstellung genehmigt hat.

In den "Onboarding"-Tutorials konntest du bereits lernen, wie man "wiederkehrende Rechnungen" erstellt. Dieser Artikel erklärt nun, wie man am besten "manuell" mithilfe der Arbeitsscheine abrechnet.

Zuallererst ist es wichtig für dein Unternehmen zu definieren, welche Abrechnungsmethode für welche Leistungen am sinnvollsten ist. Bei wiederkehrenden Einsätzen, wie beispielsweise Unterhaltsreinigungen, machen wiederkehrende Rechnungen am meisten Sinn. Bei seltenen oder unregelmäßigen Einsätzen, wie Sonderreinigungen oder Glasreinigungen, ist das manuelle Abrechnen geeigneter.

Wenn du unter "Faktura" deine "Aufträge" ansiehst, erkennst du direkt, welche Aufträge noch "Nicht Abgerechnet" wurden:

Nun kannst du in einen "Nicht Abgerechneten" Auftrag reinklicken und unter den "Rechnungseinstellungen" eine "Rechnungsposition" hinterlegen. Dieser Schritt ist wichtig, denn du kannst nur dann Arbeitsscheine erstellen, wenn eine Rechnungsposition hinter dem Auftrag definiert wurde. Ich erstelle für dieses Beispiel eine "manuelle" Rechnung:

Nach diesen Einstellungen erkennst du in der Übersicht, dass bei "Abrechnen" eine grüne Null steht, was bedeutet, dass noch kein Arbeitsschein erstellt wurde, der abgerechnet werden kann:

Du hast nun die Möglichkeit, über das Dashboard einen Arbeitsschein für die Mitarbeitenden zu erstellen und diesen mit dem Einsatz zu verknüpfen. Dadurch wird der Arbeitsschein angezeigt, wenn der Mitarbeitende die Zeiterfassung in der App startet:

Dies bietet den zusätzlichen Vorteil, dass du gleichzeitig über die Erstellung des Arbeitsscheins einen Einsatz planen kannst, falls dies noch nicht erfolgt ist.:

Falls der Einsatz bereits geplant ist, empfehle ich, die Mitarbeitenden selbstständig einen Arbeitsschein erstellen zu lassen, wenn sie am Objekt arbeiten. Das hat den Vorteil, dass das Ausstellungsdatum auch dann korrekt ist, wenn der Einsatz verschoben werden sollte. Der Mitarbeitende kann einen Arbeitsschein in der App auf einem Einsatz erstellen, sobald eine Rechnungsposition hinter dem Auftrag hinterlegt wurde:

Sobald der Mitarbeitende den Arbeitsschein unterschreiben lassen hat, ändert sich die grüne Null in der Auftragsübersicht auf eine rote Eins. Dies signalisiert, dass du den Arbeitsschein und die erbrachte Leistung abrechnen kannst:

Wenn du nun in diesen Arbeitsschein klickst, kannst du ihn direkt in eine Rechnung umwandeln. Nachdem die Rechnung erstellt wurde, wechselt die rote Eins wieder zu einer grünen Null, und du kannst darauf warten, bis der nächste Einsatz stattfindet und deine Mitarbeitenden einen neuen Arbeitsschein zum Abrechnen erstellen:

Viel Spaß und Erfolg beim Abrechnen!