Neuen Auftrag abrechnen: Öffne das Objekt, für das du einen neuen Auftrag erstellen möchtest, wähle in der Navigationsleiste Aufträge und klicke auf den Button Auftrag erstellen. Alternativ kannst du die Auftragsliste auch über die allgemeine Auftragsliste im Reiter Faktura in der linken Navigationsleiste aufrufen. Fülle alle Standardfelder (Objekt, Auftragsart und Nummer) aus und lege das Startdatum für den Auftrag und damit den Beginn des Leistungszeitraums für die Rechnungsstellung fest.
Bestehenden Auftrag abrechnen: Öffne den Auftrag, den du abrechnen möchtest, entweder über die allgemeine Auftragsliste oder die Auftragsliste im entsprechenden Objekt.
So funktioniert's:
Gehe in der linken Seitenleiste des Auftrags zu den Rechnungseinstellungen und wähle eine der drei Abrechnungsarten:
Keine Abrechnung
Der Auftrag wird nicht abgerechnet. Bei Auswahl dieser Option können keine Rechnungspositionen im Auftrag hinterlegt werden, da keine Abrechnung vorgesehen ist.
Manuelle Abrechnung
Der Auftrag wird manuell abgerechnet, was bedeutet, dass zwar Rechnungspositionen hinterlegt werden können, die Rechnungen jedoch nicht automatisch wiederkehrend erstellt werden, sondern manuell über den Auftrag erzeugt werden müssen. Das Rechnungsdatum und der Leistungszeitraum werden dabei individuell beim Erstellen der Rechnung festgelegt. Die manuelle Abrechnung eignet sich besonders für einmalige Aufträge, die nach Bedarf oder Aufwand abgerechnet werden sollen.
Wiederkehrende Abrechnung
Wie der Name bereits verrät, wird bei der wiederkehrenden Abrechnungsart der Auftrag in regelmäßig wiederholenden Abständen abgerechnet. Hier kannst du aus verschiedenen Rechnungsintervallen auswählen, die abhängig vom Startdatum zu unterschiedlichen Leistungszeiträumen führen:
Wöchentlich
Zweiwöchentlich
Monatlich
Vierteljährlich
Halbjährlich
Jährlich
Rechnungsdatum
Bei längeren Intervallen wie monatlich bis jährlich kannst du den Monat und den Tag für die Rechnungserstellung individuell festlegen. Du hast die Möglichkeit, den ersten, letzten oder einen benutzerdefinierten Tag, wie z. B. den 15. des Monats, auszuwählen.
In der unten angezeigten Vorschau kannst du direkt sehen, wie sich das gewählte Rechnungsdatum und Intervall auswirken.
Leistungszeiträume
Bei der Einrichtung wiederkehrender Rechnungen legt die Auswahl eines bestimmten Intervalls die jeweiligen Leistungszeiträume fest. Hier sind die möglichen Leistungszeiträume, basierend auf einem Startdatum vom 01.01.2024:
Bei wöchentlichen und zweiwöchentlichen Leistungszeiträumen wird die Rechnung am Folgetag des letzten Tages des Leistungszeitraumes gestellt (08.01.2024 bzw. 15.01.2024)
Intervall | Leistungszeitraum |
Wöchentlich | 01.01.2024 - 07.01.2024 |
Zweiwöchentlich | 01.01.2024 - 14.01.2024 |
Monatlich | 01.01.2024 - 31.01.2024 |
Vierteljährlich | 01.01.2024 - 30.03.2024 |
Halbjährlich | 01.01.2024 - 30.06.2024 |
Jährlich | 01.01.2024 - 31.12.2024 |
Der Leistungszeitraum basiert auf dem Startdatum des Auftrages oder einer bereits im Auftrag geschriebenen Rechnung. Hier wird der Leistungszeitraum an den letzten Tag des vorherigen Zeitraumes angepasst.
Automatische Erstellung der Rechnung
Nachdem du definiert hast in welchen Abständen und für welche Leistungszeiträume der Auftrag abgerechnet werden soll, kannst du im nächsten Schritt entscheiden, ob ein Rechnungsentwurf für spätere Anpassungen oder eine fertige Rechnung mit vergebener Rechnungsnummer am Abrechnungstag erstellt werden soll:
Entwurf erstellen: Die Rechnung wird als Entwurf mit allen relevanten Informationen erstellt und kann nachträglich bearbeitet sowie in eine finale Rechnung umgewandelt werden.
Fertigstellen: Die Rechnung wird als finale Rechnung erstellt, erhält automatisch die nächste verfügbare Rechnungsnummer und kann, da sie festgeschrieben ist, nicht mehr bearbeitet werden.
Rechnungsversand
Wenn du die Option Fertigstellen gewählt hast, kannst du jetzt festlegen, was nach der Erstellung der finalen Rechnung damit geschehen soll:
Kein Versand: Die Rechnung wird nicht versendet und ist in der Rechnungsliste unter Offen einsehbar.
E-Mail: Die Rechnung wird per E-Mail an den im Kunden hinterlegten Rechnungsempfänger sowie alle weiteren Empfänger in CC gesendet.
Post: Die Rechnung wird automatisch über unsere Schnittstelle an die beim Kunden hinterlegte Adresse per Post versendet.
Hinweis: Unsere automatische Generierung erstellt die Rechnungen am Abrechnungstag um 03:00 Uhr nachts. Einsätze, die nach diesem Zeitpunkt stattfinden, werden daher in dynamischen Positionen nicht mehr berücksichtigt.
Standard Rechnungsvorlage
Hier kannst du eine von dir erstellte Rechnungsvorlagen auswählen, um z. B. ein individuelles Zahlungsziel oder spezielle Kopf- und Fußzeilen festzulegen, die bei der Rechnungserstellung automatisch verwendet werden.
Rechnungspositionen hinterlegen
Im nächsten Schritt kannst du im Auftrag die Rechnungspositionen festlegen, die in den Arbeitsscheinen des Auftrags angezeigt und/oder zur Abrechnung herangezogen werden sollen.
Ausführungsort
Der Ausführungsort entspricht der Objektadresse und bestimmt, wo eine Leistung oder ein Auftrag ausgeführt wird.
Adresse ändern: Möchten Sie den Ausführungsort ändern, passen Sie die Adresse direkt im Objekt an.
Doppelte Einträge vermeiden: Wenn der Objektname exakt mit der Objektadresse übereinstimmt (z. B. Straße und Hausnummer), wird die Adresse nicht doppelt angezeigt. Wichtig: Die Angaben müssen genau identisch sein, sonst erscheint sie zweimal.
FAQ:
Wie bilde ich eine c/o-Adresse auf der Rechnung ab?
Wie bilde ich eine c/o-Adresse auf der Rechnung ab?
Wenn der Rechnungsempfänger von der normalen Kundenadresse abweicht — zum Beispiel bei WEG-Objekten, bei denen eine Hausverwaltung die Rechnungen empfängt — gibt es in PlanD drei Felder, die du kombinieren kannst:
Kunde → Rechnungswesen → „Rechnungsempfänger": Trage hier den Namen ein, der in Zeile 1 der Rechnungsadresse erscheinen soll — z. B. „c/o Bender & Pirzenthal Immobilienverwaltung GmbH". Dieser Name ersetzt den Kundennamen auf der Rechnung.
Adresszusatz im Kundenstamm: Für eine zweite Adresszeile (z. B. Gebäudename, Etage) vor der Straße.
Abweichende RE-Anschrift am Auftrag: Wenn nur für einen bestimmten Auftrag eine andere Adresse gelten soll, setze sie direkt am Auftrag unter „Abweichende Rechnungsanschrift". Diese überschreibt für diesen Auftrag alle anderen Adressfelder.
Wichtig: Das Feld „Rechnungsempfänger" steuert nur den Namen auf der Rechnung. Die Straße und Postleitzahl kommen weiterhin aus dem Kundenstamm — außer du hast eine abweichende RE-Anschrift am Auftrag gesetzt.
Die Rechnungsadresse aus dem Kundenstamm wird in der Rechnung nicht angezeigt
Die Rechnungsadresse aus dem Kundenstamm wird in der Rechnung nicht angezeigt
Prüfe, ob am Auftrag unter „Abweichende Rechnungsanschrift" eine leere oder abweichende Adresse hinterlegt ist — diese überschreibt den Kundenstamm vollständig. Lösche die abweichende Anschrift am Auftrag, damit wieder die Kundenstamm-Adresse auf der Rechnung erscheint.
Meine automatisch erstellte Rechnung hat das falsche Datum
Meine automatisch erstellte Rechnung hat das falsche Datum
Wenn PlanD einen Entwurf automatisch zu einem bestimmten Abrechnungsdatum erstellt und du ihn erst später fertigstellst, behält er das ursprüngliche Rechnungsdatum — es aktualisiert sich nicht automatisch auf das aktuelle Datum.
So prüfst und korrigierst du das Datum vor dem Fertigstellen:
Öffne den Entwurf unter „Faktura" → „Rechnungen" → „Entwurf"
Prüfe das Feld „Rechnungsdatum" oben im Entwurf
Passe das Datum manuell an, bevor du auf „Rechnung erstellen" klickst
Nicht wundern: Automatisch erstellte Entwürfe verwenden immer das konfigurierte Abrechnungsdatum aus den Rechnungseinstellungen — nicht das Datum, an dem du den Entwurf öffnest oder fertigstellst.
Warum erscheint nach dem Wechsel des Abrechnungsintervalls keine Rechnung für den laufenden Monat?
Warum erscheint nach dem Wechsel des Abrechnungsintervalls keine Rechnung für den laufenden Monat?
Das System richtet den nächsten Abrechnungszyklus immer am Startdatum des Auftrags oder der letzten bereits geschriebenen Rechnung aus. Wenn du z. B. von Vierteljährlich auf Monatlich umstellst und das Startdatum noch auf dem 1. April liegt, erstellt PlanD die erste Monatsrechnung am Ende des ersten vollständigen Monats nach dem letzten Abrechnungstag — nicht sofort für den laufenden Monat.
So steuerst du, ab wann die nächste Rechnung generiert wird:
Öffne den Auftrag unter Faktura → Aufträge → Auftrag öffnen → Rechnungseinstellungen
Stelle das neue Intervall (z. B. Monatlich) und den gewünschten Abrechnungstag (z. B. Letzter Tag des Monats) ein.
Prüfe die Vorschau unterhalb der Einstellungen: Sie zeigt dir, wann PlanD die nächste Rechnung erstellt.
Soll die erste Rechnung den laufenden Monat abdecken: Erstelle die Rechnung für diesen Monat einmalig manuell über Faktura → Aufträge → Rechnung erstellen. Die automatische Generierung übernimmt dann ab dem nächsten Monat.
Hinweis: Das System erstellt keine 0 €-Rechnung und keine Rechnung, wenn der neue Leistungszeitraum noch nicht vollständig abgelaufen ist. Die Vorschau in den Rechnungseinstellungen zeigt dir das nächste geplante Datum zuverlässig an.