Unter den Einstellungen im Bereich Rechnungswesen > Rechnungsvorlagen besteht die Möglichkeit, individuelle Rechnungsvorlagen zu erstellen.
Warum kann das nützlich sein?
Angenommen, du hast sowohl Privat- als auch Geschäftskunden und möchtest dementsprechend die Kopf- und Fußzeilen anpassen. Oder vielleicht benötigst du unterschiedliche Rechnungstexte für Unterhaltsreinigungen im Vergleich zu Sonderreinigungen. In solchen Fällen können die Rechnungsvorlagen helfen, da du nicht jedes Mal beim Erstellen einer Rechnung den Text manuell anpassen musst.
Des Weiteren kannst du diese Vorlagen auch für Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen nutzen, um den Rechnungstext entsprechend anzupassen. Falls du dazu Fragen hast, empfehlen wir dir gerne, den folgenden Artikel zu lesen: Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen
Es ist jedoch wichtig, zu betonen: Erschwert euch nicht unnötig das Leben. Wenn es nicht unbedingt erforderlich ist, müsst ihr diese Vorlagen nicht zwangsläufig nutzen. In den meisten Fällen genügt es völlig, denselben Rechnungstext für eure Rechnungen zu verwenden.
Wie erstelle ich eine Rechnungsvorlage?
Schritt 1:
Unter Einstellungen > Rechnungswesen > Rechnungsvorlagen klickst du auf „Rechnungsvorlagen erstellen“:
Dort öffnet sich ein Fenster, in dem du die Bezeichnung, den Titel, die Rechnungsart sowie die Kopf- und Fußzeilen nach deinen Wünschen anpassen kannst.
Bezeichnung der Rechnungsvorlage: Dient rein für das Wiederfinden im System
Rechnungstitel: Wird auf dem Rechnungsdokument als Titel ausgeben, ergänzt durch die fortlaufende Rechnungsnummer
Rechnungsart: Hier kann die Art der Rechnung ausgewählt werden. Beachte, dass Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen lediglich aus einem Auftrag oder einem Angebot erstellt werden können.
Kopf-/Fußzeile: Wird auf dem Rechnungsdokumente über und unter den Rechnungspositionen angezeigt.
Zudem hast du hier die Möglichkeit, einen passenden E-Mail-Text für die Vorlage anzulegen, der automatisch verschickt wird, wenn du die Rechnung über das PlanD-System per E-Mail versendest:
⚠️ Bitte beachte, dass individuelle Anreden (Frau/Herr, Nachname, etc.) noch nicht möglich sind und es sich um einen Standard-E-Mail-Text handelt.
Schritt 2:
Wenn du die Vorlage nun nutzen möchtest, kannst du einfach bei jedem "Rechnung erstellen"-Button oben die gewünschte Rechnungsvorlage auswählen:
Et voilà! Das war es auch schon. Viel Erfolg beim Erstellen der Rechnungsvorlagen und beim Anpassen der E-Mail-Texte!