Übersicht

Das Urlaubskonto in PlanD zeigt jederzeit, wie viele Urlaubstage ein Mitarbeitender hat, woher diese Tage stammen, was genommen und was beantragt ist. In diesem Tutorial lernst du, wie du Urlaubsregeln pro Land einrichtest, Urlaub und Krankheit verwaltest, Verfallshinweise nutzt und die Übersichten auswertest.

Schritt 1: Urlaubsanspruch verstehen

Jeder Urlaubstag im Konto hat eine Herkunft. Es gibt drei Arten:

Art	Herkunft	Verfall
Gesetzlich	Gesetzlicher Mindesturlaub aus dem Regelsystem des Landes	Laut Regel mit Verfallsdatum
Zusatzurlaub	Zusätzliche Tage, z. B. Sonderurlaub auf Mitarbeiterebene	Laut Regel mit Verfallsdatum
Vertraglich	Tage, die im Arbeitsvertrag vereinbart sind	Laut Regel mit Verfallsdatum

⚠️ Wichtig: Im Regelsystem Deutschland kann Resturlaub nicht zum 31.12. verfallen. Soll Resturlaub verfallen, musst du das über eigene Regeln konfigurieren.

Schritt 2: Urlaubsregeln pro Land einrichten

Diese Einstellung findest du hier: Einstellungen > Abwesenheiten > Urlaubskonto.

Urlaubsregeln werden pro Land hinterlegt. So lassen sich unterschiedliche Regeln für verschiedene Länder abbilden, auch für Sonderfälle mit eigenen Vorgaben.

Beispiel: Deutschland

Die 20 gesetzlichen Urlaubstage sind im Regelsystem bereits hinterlegt.
Du kannst die Anzahl erhöhen oder verringern. Zusätzliche vertragliche Urlaubstage werden dann berücksichtigt.
Mit eigenen Regeln legst du z. B. den Verfall von Resturlaub fest.

Schritt 3: Anspruch im Arbeitsvertrag, Arbeitstage und Sonderurlaub

Du trägst die Gesamttage laut Arbeitsvertrag ein. PlanD teilt diese automatisch auf die Anspruchsarten (gesetzlich, Zusatz, vertraglich) auf.

Arbeitstage pro Woche

Öffne den Mitarbeitenden.
Hinterlege, an wie vielen Tagen pro Woche gearbeitet wird.

💡 Tipp: Die Arbeitstage bilden die Grundlage für die Berechnung der Urlaubstage. Ohne hinterlegten Wert kann PlanD die Tage nicht korrekt zählen.

Sonderurlaub

Sonderurlaub (z. B. bei einer Behinderung) kann auf Mitarbeiterebene eingestellt werden.

Schritt 4: Weitere Einstellungen

Wartezeit (DE)

Lege fest, ob ein neuer Mitarbeitender eine gesetzliche Wartezeit einhalten muss, bevor er Urlaub nehmen kann, oder ob er direkt starten darf. Neue Mitarbeitende sehen in ihrem Konto, ab wann ihr Urlaub verfügbar ist.

Resturlaub am Jahresende

Hier kann definiert werden, wann der übertragene Resturlaub verfallen soll und wieviele Tage ins nächste Jahr übernommen werden dürfen.

Sperre

Zuletzt kann noch entschieden werden, was mit Anträgen passieren soll, die über den Urlaubsanspruch hinaus eingereicht werden. Reicht der Urlaub nicht aus, blockiert PlanD z.B. den Antrag.

Admins können einen Antrag trotzdem genehmigen, müssen dafür aber eine Begründung angeben.

Schritt 5: Urlaub beantragen

Halbe Tage

Urlaub kann für ganze oder halbe Tage beantragt werden.

Automatische Zählung

PlanD zählt die Urlaubstage selbst und erkennt Feiertage automatisch. Feiertage werden nicht als Urlaubstage abgezogen.

Antrag zurückziehen

Mitarbeitende können ihre Anträge bis einen Tag vor Beginn selbst zurückziehen. Ab dem Tag vor Beginn ist dies nicht mehr möglich.

💡 Tipp: Die App zeigt beim Beantragen sofort, wie viele Tage abgezogen werden und was danach übrig bleibt.

Schritt 6: Tage einzeln anpassen

Admins können jeden Tag einzeln setzen:

1 = ganzer Urlaubstag
½ = halber Urlaubstag
0 = kein Urlaubstag

Ergänze jede Anpassung mit einer kurzen Notiz, damit nachvollziehbar bleibt, warum der Tag geändert wurde.

⚠️ Wichtig: Jede Buchung und jede Korrektur ist im Verlauf nachvollziehbar. Es wird nichts überschrieben.

Schritt 7: Krankheit im Urlaub melden

Wird ein Mitarbeitender während eines Urlaubs krank, kann die Krankheit am Urlaub gemeldet werden.

Öffne den Urlaub und klicke oben rechts auf Krankheit melden.
Erfasse die Krankheit für den betroffenen Zeitraum.
PlanD schreibt die betroffenen Urlaubstage wieder gut.
Im Kalender und in der Liste erscheinen Urlaub und Krankheit getrennt.

✅ Die Urlaubstage, die durch die Krankheit nicht genommen wurden, stehen danach wieder zur Verfügung.

Schritt 8: Verfallshinweise nutzen

PlanD erinnert Mitarbeitende rechtzeitig an verfallenden Urlaub. Du siehst, wer den Hinweis bestätigt hat.

Ort	Verhalten
Dashboard	Verfällt Urlaub bald, erscheint der Hinweis direkt nach dem Login und bleibt bis zur Bestätigung sichtbar.
App	Der Hinweis erscheint als Banner, bis er gelesen wurde.

💡 Tipp: Prüfe in der Übersicht regelmäßig, wer den Verfallshinweis noch nicht bestätigt hat.

Schritt 9: Übersichten und Auswertung nutzen

Die Übersicht zeigt auf einen Blick:

den Resturlaub aller Mitarbeitenden,
die Prognose zum 31.12., also wie viele Tage voraussichtlich offen bleiben,
die Krankenquote.

Im Mitarbeiterkonto siehst du die Abwesenheiten nach Jahren gegliedert, inklusive Verlauf und Korrekturen.

Schritt 10: Mitarbeitersicht im Dashboard und in der App

Im Dashboard

Mitarbeitende sehen ihr eigenes Urlaubskonto mit:

übrigen Tagen,
genommenen Tagen,
beantragten Tagen,
dem Verfallshinweis, falls relevant.

Das sorgt für Transparenz und spart Rückfragen.

In der App

Dein Urlaub auf einen Blick: Übrige Tage, genommene und beantragte Tage auf der Startseite.
Mein Urlaubskonto: Aufschlüsselung und Verlauf pro Jahr, mit denselben Zahlen wie im Dashboard.
Urlaub beantragen: Halbe Tage sind möglich, die Auswirkung auf das Konto wird sofort angezeigt.
Zurückziehen: Anträge bis einen Tag vor Beginn selbst zurückziehen.
Verfallshinweis: Banner, bis er gelesen wurde.

Zusammenfassung

Bereich / Schritt	Wichtigste Information
Anspruchsarten	Gesetzlich, Zusatzurlaub oder vertraglich, jeweils mit Verfallsdatum.
Urlaubsregeln	Pro Land. In DE: 20 gesetzliche Tage plus vertragliche Tage. Verfall über eigene Regeln.
Anspruch im Vertrag	Gesamttage eintragen, PlanD teilt auf.
Wartezeit (DE)	Neue Mitarbeitende sehen, ab wann Urlaub verfügbar ist.
Arbeitstage	Pro Woche hinterlegen, Grundlage für die Berechnung.
Halbe Tage	Vormittags oder nachmittags beantragbar. Feiertage werden automatisch erkannt.
Kein Minus	Antrag wird blockiert. Admins können mit Begründung genehmigen.
Zurückziehen	Bis einen Tag vor Beginn möglich.
Tage anpassen	Admins setzen 1, ½ oder 0 mit kurzer Notiz.
Krank im Urlaub	Krankheit melden, PlanD schreibt die Tage wieder gut.
Verfallshinweise	Erinnerung an Mitarbeitende, Bestätigung ist nachvollziehbar.
Übersicht	Resturlaub, Prognose zum 31.12., Krankenquote.
Verlauf	Jede Buchung und Korrektur nachvollziehbar, nichts wird überschrieben.