Übersicht
In diesem Tutorial lernst du, wie du in PlanD Formularvorlagen erstellst, diese einem Mitarbeiter oder Kunden zuweist und das Formular anschließend in der App ausfüllen und unterschreiben lässt. Am Beispiel eines Personalfragebogens zeigen wir Schritt für Schritt alle wichtigen Einstellungen.
Schritt 1: Formulare öffnen und neue Vorlage anlegen
Öffne in der Seitenleiste den Reiter „Formulare“.
Bevor du ein Formular erstellen kannst, benötigst du zuerst eine Formularvorlage. Darin legst du fest, welche Angaben oder Unterschriften das Formular enthalten soll, zum Beispiel bei einer Qualitätskontrolle, einem Leistungsverzeichnis oder einem Arbeitsvertrag.
Klicke oben rechts auf „Formularvorlage erstellen“.
Wähle eine Vorlagenart aus:
„Antwortprotokoll“: Für Fragen, Checklisten oder Personalfragebögen, bei denen Daten abgefragt oder abgehakt werden.
„Dokument mit Platzhaltern“: Für klassische Verträge mit Textbausteinen, in die Daten eingefügt werden.
In der Übersicht sind bereits Beispielvorlagen hinterlegt, zum Beispiel ein Leistungsnachweis, ein Schlüsselübergabeprotokoll oder eine QM-Checkliste. Du musst also nicht bei null anfangen.
Schritt 2: Grundeinstellungen der Vorlage festlegen
Vorlagenname und Standardtitel
Vergib unter „Vorlagenname“ einen eindeutigen Namen, im Beispiel „Personalfragebogen“.
Lege unter „Standardtitel der Formulare“ den Titel fest, der oben im Formular erscheint. Über „Variablen für Standardtitel der Formulare“ kannst du dynamische Felder einfügen, zum Beispiel den Mitarbeiternamen.
Wer soll das Formular ausfüllen?
Wähle aus, für wen das Formular bestimmt ist. Du hast drei Optionen:
„Mitarbeiter“: Mitarbeiter füllen das Formular in der Plan D App aus.
„Kunde“: Kunden füllen das Formular im Kunden-Dashboard oder per QR-Code bzw. Link aus.
„Allgemein“: Das Formular wird über einen Link versendet.
💡 Tipp: Bei „Mitarbeiter“ kannst du zusätzlich festlegen, dass Mitarbeiter das Formular direkt in der App ausfüllen können. Die Vorlage erhält dann den Status „Self-Service“.
Mitarbeiter direkt zuweisen
Hier legst du fest, ob ein bestimmter Mitarbeiter immer für dieses Formular verantwortlich ist. Das lohnt sich zum Beispiel bei Objektkontrollen, die immer von derselben Person erstellt und bearbeitet werden. Für einen allgemeinen Personalfragebogen kannst du dieses Feld leer lassen.
Verknüpfbare Datensätze und feste Zuweisungen
Unter „Verknüpfbare Datensätze“ wählst du, mit welchen Datensätzen das Formular verknüpft werden kann (z. B. Mitarbeiter, Objekt, Kunde, Rechnung, Angebot).
⚠️ Wichtig: Datensätze, die bei „Wer soll dieses Formular ausfüllen“ nicht zugänglich sind, werden ausgegraut dargestellt. Rechnungen und Angebote können nur verknüpft werden, wenn sie in der Plan D App verfügbar sind.
Über „Feste Zuweisungen aus der Vorlage“ kannst du hinterlegen, dass das erstellte Formular immer in einem bestimmten Objekt oder bei einem bestimmten Kunden als Dokument abgelegt wird.
PDF-Ablage
Mit der Option „PDF automatisch anhängen“ wird das fertige Formular am Ende als PDF an die verknüpfte Stelle angehängt.
Schritt 3: Abfrage-Seiten und Felder aufbauen
Im Bereich „Abfrage“ erstellst du den eigentlichen Inhalt des Formulars. Jede Vorlage kann aus beliebig vielen Seiten bestehen.
Eine Seite besteht aus einem Seitennamen, einer Überschrift und einer Beschreibung.
Über „Feld hinzufügen“ fügst du Felder hinzu, über das Papierkorb-Symbol entfernst du sie wieder.
Verfügbare Feldtypen
Eingabe: einzeilige Texteingabe oder mehrzeilige Eingabe („Langer Text“)
Zahl und Datum
Auswahl (Dropdown, Kreise oder Chips) und Mehrfachauswahl
Ja/Nein, Sterne und Medien (Fotos)
Infotext, Absatz und Infobild, z. B. für Sicherheitsunterweisungen
Verknüpfungen oder aktive Mitarbeiter als dynamische Felder
Für jedes Feld legst du fest, ob es Pflichtfeld oder Optional ist.
Zusätzlich kannst du über „Vorausfüllen“ bestimmen, ob das Feld bereits beim Zuweisen vorausgefüllt wird oder ob der Mitarbeiter es selbst ausfüllt.
💡 Tipp: Für den Personalfragebogen im Beispiel wurden mehrere Abschnitte angelegt: personalbezogene Daten, Berufserfahrung und Qualifikation, Verfügbarkeit und Arbeitszeit, Motivation und Persönlichkeit sowie Datenschutz.
Schritt 4: Layout, Ausnahmen und Unterschriften festlegen
Über die Vorlageneinstellungen legst du das Aussehen und die Logik des Formulars fest:
Kopfzeile mit Logo: Kein Logo, Rechts oder Links.
Fotos einbetten: Medienfelder mit Fotos erscheinen unter den Antworten.
Leere Antworten weglassen: Nicht beantwortete Fragen werden im PDF ausgeblendet, statt leer zu bleiben.
Unterschriften definieren
Unter „Unterschriften“ fügst du eine oder mehrere Unterschriften hinzu, z. B. „Unterschrift Mitarbeiter“ oder „Unterschrift Kunde“. Für jede Unterschrift legst du fest, wer sie leistet: der zugewiesene Mitarbeiter, ein anderer Mitarbeiter, der Kunde oder allgemein.
Mit „Vorlage speichern“ übernimmst du alle Einstellungen. Die Vorlage erscheint danach mit dem Status „Self-Service“, wenn der Mitarbeiter das Formular selbst ausfüllen soll.
Schritt 5: Formular erstellen und zuweisen
Wechsle zu „Formulare“ und erstelle ein neues Formular auf Basis deines Personalfragebogens. Wenn in der Vorlage bereits ein Mitarbeiter zugewiesen wurde, ist das Formular automatisch mit ihm verknüpft. Im Dashboard siehst du die Details des Formulars, inklusive des dynamischen Titels, z. B. „Personalfragebogen – [Mitarbeitername]“.
Schritt 6: Formular in der PlanD App ausfüllen
Der Mitarbeiter öffnet in der App unter „Formulare“ die ihm zugewiesenen Formulare und wählt den Personalfragebogen aus.
Dort füllt er die Felder aus, zum Beispiel:
Angaben zur Person, Alter (Zahl) und Datum
Berufserfahrung (Ja/Nein und Auswahl)
Verfügbare Wochentage und Motivation
Den Datenschutzhinweis lesen
Schritt 7: Vorschau prüfen und unterschreiben
Tippe auf „Unterschreiben“.
Die Vorschau wird erstellt. Prüfe die Angaben und bestätige, dass sie korrekt sind.
Füge deine Unterschrift hinzu.
Tippe zum Abschluss auf die Schaltfläche zum Übermitteln. Das Formular wird übermittelt.
✅ Der Status hat sich auf „Unterschrieben“ geändert. Das PDF mit Unterschrift kann angesehen und bei Bedarf geteilt werden.
Schritt 8: Formular im Dashboard weiterverarbeiten
Im Dashboard ändert sich der Status von „Zugewiesen“ auf „Unterschrieben“. In der Detailansicht siehst du, wie viele Unterschriften bereits hinterlegt sind, falls mehrere vorgesehen waren. Das Dokument findest du unter den Mitarbeiterdokumenten des zugehörigen Mitarbeiters.
⚠️ Wichtig: Das Dokument ist nicht automatisch für alle freigegeben, sondern zunächst nur für alle Dashboard-Nutzer sichtbar.
Im Dashboard kannst du das Formular herunterladen, per E-Mail versenden oder ausdrucken. Anschließend kannst du es als erledigt markieren.
Zusammenfassung
Bereich/Schritt | Wichtigste Information |
Vorlage anlegen | Über „Vorlage erstellen“ wählen: Antwortprotokoll oder Dokument mit Platzhaltern |
Grundeinstellungen | Vorlagenname, Standardtitel und Ausfüllende (Mitarbeiter, Kunde, Allgemein) |
Zuweisung & Verknüpfung | Mitarbeiter zuweisen, verknüpfbare Datensätze, feste Zuweisungen, PDF-Ablage |
Abfrage aufbauen | Seiten, Überschriften und Felder (Text, Zahl, Datum, Auswahl, Ja/Nein, Medien, Infotext) |
Layout & Unterschriften | Logo, Fotos, leere Antworten ausblenden und festlegen, wer unterschreibt |
In der App ausfüllen | Formular unter „Formulare“ öffnen, ausfüllen, Vorschau prüfen, unterschreiben und übermitteln |
Weiterverarbeitung | Status „Unterschrieben“, Dokument in Mitarbeiterdokumenten, herunterladen, versenden oder als erledigt markieren |
Viel Spaß beim Ausfüllen!