Übersicht
In diesem Tutorial lernst du, wie du die Fahrzeiterfassung in PlanD einrichtest und nutzt. Die Einrichtung erfolgt in zwei Schritten: zunächst global in den Einstellungen der Zeitenfreigabe, anschließend individuell am jeweiligen Mitarbeiterprofil. Alternativ zur gestempelten Fahrzeit kannst du Fahrzeiten auch direkt bei der Einsatzplanung als fixen Wert hinterlegen.
Schritt 1: Fahrzeiterfassung global aktivieren
Öffne die Zeitenfreigabe und klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
Aktiviere die Option „Fahrzeit erfassen" (globale Stellschraube).
Hinterlege die maximale Zwischenzeit zwischen zwei Einsätzen — laut Tarifvertrag sind das in der Regel 3 Stunden.
Trage die Lohnnummer ein, die für Fahrzeiten beim Lohnexport verwendet werden soll.
💡 Tipp: Welche Lohnnummer für Fahrzeiten verwendet werden soll, erfährst du bei deiner Entgeltabrechnung oder deinem Steuerbüro.
⚠️ Wichtig: Das Aktivieren dieser globalen Einstellung allein reicht nicht aus — die Fahrzeiterfassung muss zusätzlich für jeden Mitarbeiter individuell freigeschaltet werden (siehe Schritt 2).
Schritt 2: Fahrzeiterfassung am Mitarbeiter aktivieren
Öffne die Mitarbeitertabelle und wähle den gewünschten Mitarbeiter aus.
Wechsle auf die Vertragsseite des Mitarbeiters.
Setze das Häkchen bei „Fahrzeiterfassung in der App erlauben".
Massenbearbeitung für mehrere Mitarbeiter
Um das Häkchen nicht bei jedem Mitarbeiter einzeln setzen zu müssen, nutze die Massenbearbeitung:
Markiere in der Mitarbeitertabelle alle gewünschten Datensätze.
Klicke auf „Massenänderungen".
Wähle „Fahrzeiterfassung in der App erlauben" aus.
Bestätige — das Häkchen wird bei allen ausgewählten Mitarbeitenden auf einmal gesetzt.
💡 Tipp: Die Massenbearbeitung spart viel Zeit, wenn du die Fahrzeiterfassung für viele Mitarbeitende gleichzeitig aktivieren möchtest.
Schritt 3: So funktioniert die Fahrzeiterfassung in der App
Für die Mitarbeitenden ändert sich an der Bedienung der App nichts — sie drücken wie gewohnt Start und Stopp.
Der Ablauf im Hintergrund:
Mitarbeiter stoppt den ersten Einsatz.
Mitarbeiter drückt Start beim zweiten Einsatz.
PlanD erkennt die Zwischenzeit und zeigt automatisch ein Fenster mit dem Fahrzeit-Vorschlag an — die Zeit zwischen dem Ende des ersten und dem Start des zweiten Einsatzes wird als Fahrzeit vorgeschlagen.
Der Mitarbeiter bestätigt oder passt den Vorschlag an.
✅ Die Fahrzeit wird so automatisch und präzise erfasst, ohne dass Mitarbeitende manuell etwas eintragen müssen.
Schritt 4: Alternative — Fahrzeit bei der Einsatzplanung hinterlegen
Falls du keine gestempelte Fahrzeit nutzen möchtest, kannst du alternativ direkt bei der Einsatzplanung einen fixen Fahrzeitwert hinterlegen.
⚠️ Wichtig: Das Stempeln der Fahrzeit ist genauer als ein fixer Wert, da die tatsächliche Zwischenzeit erfasst wird. Der fixe Wert eignet sich nur, wenn ein pauschaler Wert ausreichend ist.
Zusammenfassung
Bereich / Schritt | Wichtigste Information |
Globale Einstellung | Fahrzeiterfassung unter Zeitenfreigabe → Einstellungen (Zahnrad) aktivieren, maximale Zwischenzeit (3 Std.) und Lohnnummer hinterlegen |
Mitarbeiter-Einstellung | Häkchen „Fahrzeiterfassung in der App erlauben" auf der Vertragsseite des Mitarbeiters setzen |
Massenbearbeitung | Alle Mitarbeitenden in der Tabelle markieren → Massenänderungen → Fahrzeiterfassung aktivieren |
App-Verhalten | Zwischen zwei Einsätzen wird die Zwischenzeit automatisch als Fahrzeit vorgeschlagen |
Alternative | Fixen Fahrzeitwert direkt bei der Einsatzplanung hinterlegen (weniger genau) |
Im nächsten Tutorial lernst du weitere Funktionen rund um die Zeitenfreigabe und den Lohnexport in PlanD.