Übersicht
In diesem Tutorial lernst du, wie du die Lohnzeiten deiner Mitarbeitenden aus PlanD exportieren kannst. PlanD bietet verschiedene Exportformate — darunter DATEV, Edison, Agenda und Sage — sodass du den Export direkt an dein Lohnbuchhaltungsbüro oder deinen Steuerberater weitergeben kannst. Damit der Export korrekt funktioniert, müssen vorab einige Einstellungen im Mitarbeiterprofil geprüft werden.
Die korrekte Hinterlegung von Lohnarten und Zuschlägen wird im vorherigen Tutorial (4.3) erklärt — schau dir das zuerst an, falls du das noch nicht getan hast.
Schritt 1: Mitarbeiterdaten vor dem Export prüfen
Bevor du den Lohnexport erstellst, stelle sicher, dass die folgenden Angaben im Mitarbeiterprofil korrekt hinterlegt sind:
Feld | Warum wichtig? |
Stundenlohn | Wird im Export mit ausgegeben |
Lohnart | Muss korrekt zugewiesen sein (z. B. „Leistung") |
Wochenstunden | Ermöglicht den Saldo-Vergleich (Vertragsstunden vs. freigegebene Stunden) |
Mitarbeiternummer | Muss mit der Nummer im Lohnbuchhaltungssystem übereinstimmen |
⚠️ Wichtig: Die Mitarbeiternummer in PlanD muss identisch mit der Personalnummer in deinem Lohnbuchhaltungssystem sein. Ist das nicht der Fall, kann der Export nicht korrekt verarbeitet werden.
Schritt 2: Lohnzeiten des Mitarbeiters prüfen
Öffne die Lohnzeiten des jeweiligen Mitarbeiters, um den aktuellen Stand zu überprüfen:
Navigiere zu Lohnabrechnung und wähle den gewünschten Mitarbeiter aus.
Du siehst oben die Vertragsstunden (Wochenstunden hochgerechnet auf den Monat).
Darunter findest du die eingeplanten Stunden sowie die bereits freigegebenen Stunden.
Weiter unten werden die Zuschläge angezeigt (z. B. Feiertagszuschlag, Belastungszuschlag, Nachtzuschlag).
Nicht freigegebene Lohnzeiten freigeben
Rot markierte Lohnzeiten sind noch nicht freigegeben. Du hast folgende Möglichkeiten:
Alle auf einmal freigeben: Wähle alle offenen Zeiten aus und gib sie gemeinsam frei.
Einzeln freigeben: Klicke rechts auf eine Zeile und wähle „Vorgabe freigeben".
Einsatz öffnen: Klicke direkt in den Einsatz, um Zeiten zu bearbeiten, Fahrzeiten oder Pausenzeiten hinzuzufügen oder die Lohnzeit anzupassen — und anschließend neu freizugeben.
💡 Tipp: Fehlerhafte Zeiten können jederzeit geöffnet, angepasst und neu freigegeben werden — solange sie noch nicht gesperrt wurden.
Schritt 3: Mitarbeiter für den Export filtern
In der Lohnabrechnungsübersicht siehst du alle Mitarbeitenden mit noch offenen (nicht freigegebenen) Zeiten.
Du kannst den Export auf bestimmte Mitarbeitende einschränken:
Nutze den Filter Mitarbeitergruppen, um z. B. nur Glasreiniger oder Unterhaltsreiniger auszuwählen.
Alternativ kannst du nach Anstellungsverhältnis oder Mitarbeiter-Tags filtern.
Beim Export werden dann nur die Mitarbeitenden exportiert, die im aktiven Filter enthalten sind.
⚠️ Wichtig: Das Setzen des Häkchens vor einzelnen Mitarbeitenden und anschließendes Klicken auf „Exportieren" funktioniert nicht als Einzelauswahl. Die Filterung muss über die Filteroptionen (Mitarbeitergruppe, Tags etc.) erfolgen.
💡 Tipp: Mit der Funktion „Zeiten auffüllen" kannst du für einen ausgewählten Mitarbeiter die Sollzeiten automatisch auffüllen lassen.
Schritt 4: Lohnexport erstellen
Wenn alle Zeiten freigegeben und die richtigen Mitarbeitenden gefiltert sind, kannst du den Export starten:
Stelle sicher, dass du dich im richtigen Monat befindest.
Klicke auf „Lohnexport erstellen".
Wähle das gewünschte Exportformat aus:
Exportformat | Hinweis |
DATEV (Standard) | Klassischer DATEV-Export |
DATEV Lohn und Gehalt | Benötigt Mandanten- und Beraternummer |
DATEV LODAS | Benötigt Mandanten- und Beraternummer |
Edison | Für Edison-Lohnsysteme |
Agenda | Für Agenda-Lohnsysteme |
Sage | Für Sage-Lohnsysteme |
Inhalt des DATEV-Exports (Beispiel)
Der exportierte DATEV-Export enthält folgende Informationen:
Personalnummer und Personalname
Lohnnummern aufgeteilt nach Kostenstellen (falls vorhanden)
Stundenlohn und Lohnart (z. B. Leistung)
Erfasste Stunden
Zuschläge (z. B. Steinfassadenzuschlag, Nachtzuschlag steuerfrei, Nachtzuschlag nicht steuerfrei)
Lohngruppen
Schritt 5: Lohnzeiten nach dem Export sperren
Nachdem der Lohnexport ans Steuerbüro übermittelt wurde, kannst du die Lohnzeiten zollkonform sperren:
Wähle die entsprechenden Lohnzeiten aus.
Setze die Sperre.
⚠️ Wichtig: Gesperrte Lohnzeiten können nicht mehr bearbeitet werden. Stelle sicher, dass alle Daten korrekt sind, bevor du die Sperre setzt.
Schritt 6: DATEV-Stammdaten in den Einstellungen hinterlegen
Für einen korrekten DATEV-Export (insbesondere DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt) müssen Stammdaten hinterlegt sein:
Gehe zu Menü → Einstellungen → Allgemein.
Scrolle zu Steuereinstellungen.
Trage dort deine Mandantennummer und Beraternummer ein.
💡 Tipp: Diese Nummern sind auch für einige andere Lohnbuchhaltungssysteme relevant — prüfe das mit deinem Steuerberater.
Zusammenfassung
Bereich / Schritt | Wichtigste Information |
Mitarbeiterdaten prüfen | Stundenlohn, Lohnart, Wochenstunden und Mitarbeiternummer müssen korrekt hinterlegt sein |
Lohnzeiten prüfen | Rote (nicht freigegebene) Zeiten müssen vor dem Export freigegeben werden |
Mitarbeiter filtern | Export nur über Filteroptionen (Mitarbeitergruppe, Tags etc.) einschränken — nicht per Häkchen |
Lohnexport erstellen | Exportformat je nach Lohnbuchhaltungssystem wählen (z. B. DATEV, Edison, Agenda, Sage) |
Lohnzeiten sperren | Nach Übermittlung ans Steuerbüro zollkonform sperren — danach keine Bearbeitung mehr möglich |
DATEV-Stammdaten | Mandanten- und Beraternummer unter Einstellungen → Allgemein → Steuereinstellungen hinterlegen |
Das war das Tutorial zum Lohndatenexport in PlanD. Viel Erfolg beim Exportieren!