Übersicht
In diesem Tutorial lernst du, wie du in PlanD Abwesenheitsanfragen von Mitarbeitenden verwaltest und betroffene Einsätze effizient umplanst. Du erfährst, wie du Anfragen genehmigst oder ablehnst, welche Auszahlungsoptionen es gibt und wie du Vertretungseinsätze im Einsatzplaner zuweist. Außerdem schauen wir uns an, wo du die relevanten Mitarbeiterdaten zu Wochenstunden und Urlaubsanspruch hinterlegst.
Schritt 1: Abwesenheitsanfragen aufrufen
Öffne in der Seitenleiste den Reiter „Abwesenheiten".
Eine rote Zahl neben dem Reiter zeigt an, wie viele offene Abwesenheitsanfragen vorliegen.
Offene Anfragen sind in der Kalenderansicht halbtransparent und gestrichelt dargestellt.
💡 Tipp 1: Liegt die Abwesenheit weit in der Zukunft und ist in der Kalenderansicht nicht sichtbar, wechsle oben rechts in die Listenansicht. Dort werden alle offenen Abwesenheiten angezeigt.
💡 Tipp 2: Historische Abwesenheiten lassen sich über das Augen-Symbol oben rechts ausblenden, um die Übersicht zu behalten.
Schritt 2: Abwesenheitsanfrage öffnen & Auszahlungsart wählen
Klicke auf die gewünschte Abwesenheitsanfrage, um sie zu öffnen.
Du siehst die Abwesenheitsart (z. B. „Hitzefrei", „Urlaub", „Krank") sowie die möglichen Auszahlungsoptionen.
Verfügbare Auszahlungsoptionen
Option | Beschreibung |
Vertragsstunden | Stunden laut Arbeitsvertrag |
Planstunden | Im Einsatzplaner geplante Stunden für den Abwesenheitszeitraum |
Stundendurchschnitt | Sollzeit-Tagesdurchschnitt der letzten drei Monate |
Unbezahlt | Keine Vergütung der Abwesenheit |
Abwesenheitsfortzahlung | Individuell hinterlegter Tagessatz (muss im Mitarbeiterprofil gepflegt sein) |
⚠️ Wichtig: Die Option „Abwesenheitsfortzahlung" ist nur auswählbar, wenn der entsprechende Betrag im Mitarbeiterprofil hinterlegt wurde (siehe Schritt 5).
Abwesenheitstage – Berechnung
Die Anzahl der Abwesenheitstage ergibt sich aus den im Mitarbeiterprofil hinterlegten Arbeitstagen:
Vollzeit (Mo–Fr): 1 Woche krank = 5 Abwesenheitstage
Minijob (Mo + Mi): 1 Woche krank = 2 Abwesenheitstage
💡 Tipp: Sowohl die Abwesenheitstage als auch der Zeitraum lassen sich bei Bedarf manuell anpassen — z. B. bei Überschneidungen mit anderen Abwesenheiten.
Schritt 3: Abwesenheit freigeben
Prüfe alle Angaben (Auszahlungsart, Zeitraum, Abwesenheitstage).
Klicke auf „Freigeben", um die Anfrage zu genehmigen.
✅ Der Mitarbeitende erhält in diesem Moment eine Push-Benachrichtigung auf sein Smartphone, dass die Abwesenheit genehmigt wurde.
Nach der Freigabe siehst du:
Die Gesamtstunden der Abwesenheit (z. B. 4 Tage × 8 Stunden = 32 Stunden)
Alle betroffenen Einsätze, die nun umgeplant werden müssen
⚠️ Wichtig: Die Umplanung der betroffenen Einsätze erfolgt nicht automatisch. Es ist immer ein manueller Eingriff erforderlich.
Schritt 4: Betroffene Einsätze umplanen
Nach der Freigabe werden die betroffenen Einsätze direkt in der Abwesenheitsansicht angezeigt. Du hast folgende Möglichkeiten:
Option A: Einzelne Einsätze umplanen
Klicke auf einen einzelnen Einsatz.
Wähle, ob der Einsatz als „Offene Schicht" (unbesetzt, erscheint oben im Einsatzplaner) oder direkt einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen werden soll.
Option B: Mehrere Einsätze auf einmal umplanen (Massenänderung)
Markiere mehrere Einsätze über die Checkboxen.
Weise sie per Massenänderung auf einmal zu oder erstelle auf einmal offene Schichten.
💡 Tipp: Wenn möglich, empfiehlt es sich, Mitarbeitende direkt zuzuweisen statt offene Schichten zu erstellen — so ist im System nachvollziehbar, wer die Vertretung übernommen hat.
Klicke abschließend auf „Zuweisen", um die Umplanung zu speichern.
Statusänderung nach der Umplanung
Nach der Zuweisung ändert sich der Status der Abwesenheit:
Status | Bedeutung |
Genehmigt 🟠 | Abwesenheit freigegeben, aber betroffene Einsätze noch nicht umgeplant |
Zugewiesen 🟢 | Alle betroffenen Einsätze wurden erfolgreich umgeplant |
Schritt 5: Vertretungseinsätze im Einsatzplaner zuweisen
Vertretungseinsätze, die als offene Schicht angelegt wurden, erscheinen im Einsatzplaner oben bei den nicht zugewiesenen Einsätzen und sind mit einem 🔥 Flammen-Emoji markiert.
Zuweisung über die Checkbox-Funktion
Setze ein Häkchen bei dem gewünschten Einsatz.
Klicke oben auf „Zuweisen".
Wähle einen oder mehrere Mitarbeitende aus.
⚠️ Wichtig: Werden mehrere Mitarbeitende für einen Einsatz ausgewählt, teilt sich die Arbeitszeit nicht automatisch auf. Beide erhalten den vollen Einsatz (z. B. 5–10 Uhr). Eine manuelle Anpassung der Zeiten ist in diesem Fall erforderlich.
Zuweisung per Drag & Drop (empfohlen)
Prüfe im Einsatzplaner auf Tagesebene, welche Mitarbeitenden noch freie Kapazitäten haben.
Pinne gewünschte Mitarbeitende über das Männchen-Symbol oben an, um sie im Blick zu behalten.
Ziehe den Vertretungseinsatz per Drag & Drop auf den gewünschten Mitarbeitenden.
Bestätige die Zuweisung.
✅ Der zugewiesene Mitarbeitende erhält sofort eine Push-Benachrichtigung über den neuen Vertretungseinsatz.
Ausgegraut angezeigte Einsätze bei der abwesenden Person
Nach der Umplanung sind die ursprünglichen Einsätze bei der abwesenden Person weiterhin ausgegraut sichtbar.
Diese ausgegrauten Einsätze nicht löschen! Sie sind relevant für:
die Abwesenheitsquote auf Aufträgen
die automatische Rückplanung: Wird die Abwesenheit nachträglich abgelehnt, landen die Einsätze automatisch wieder bei der ursprünglichen Person und die Vertretungseinsätze werden gelöscht.
Schritt 6: Mitarbeiterdaten zu Wochenstunden & Urlaubsanspruch prüfen
Die Grundlage für die Berechnung von Abwesenheitstagen und Vergütung liegt im Mitarbeiterprofil.
Vertragsdaten
Navigiere im Mitarbeiterprofil zum Reiter „Vertrag":
Einstellung | Beschreibung |
Wochenstunden | Basis für die Berechnung der Abwesenheitstage und Vertragsstunden |
Arbeitstage | Legt fest, an welchen Tagen die Person arbeitet (z. B. Mo–Fr) |
Jährlicher Urlaubsanspruch | Gesamtanzahl der Urlaubstage pro Jahr |
Abwesenheitsfortzahlung pro Tag | Individueller Tagessatz für die Entgeltfortzahlung |
Urlaubsübersicht & manuelle Anpassung
Im Reiter „Abwesenheiten" des Mitarbeiterprofils siehst du:
Den verbleibenden Urlaubsanspruch für das aktuelle Jahr
Bereits genommene Urlaubstage
Den Urlaubsanspruch kannst du bei Bedarf manuell anpassen:
Klicke auf „Urlaubsanspruch anpassen".
Wähle „Tage hinzufügen" oder „Tage subtrahieren".
💡 Tipp: Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn du mitten im Jahr mit PlanD startest und vergangene Urlaubstage nicht einzeln nachtragen möchtest, oder wenn einem Mitarbeitenden ausnahmsweise zusätzliche Urlaubstage gewährt werden.
Zusammenfassung
Bereich / Schritt | Wichtigste Information |
Abwesenheitsanfragen aufrufen | Rote Zahl in der Seitenleiste zeigt offene Anfragen; Listenansicht für zukünftige Abwesenheiten nutzen |
Auszahlungsoptionen | 5 Optionen verfügbar; „Abwesenheitsfortzahlung" nur mit hinterlegtem Tagessatz im Mitarbeiterprofil |
Abwesenheitstage | Berechnung basiert auf hinterlegten Arbeitstagen; manuelle Anpassung möglich |
Freigabe | Mitarbeitende erhalten Push-Benachrichtigung; Umplanung der Einsätze erfolgt NICHT automatisch |
Einsätze umplanen | Einzeln oder per Massenänderung; direkte Zuweisung empfohlen für bessere Nachvollziehbarkeit |
Vertretungseinsätze im Einsatzplaner | 🔥 Flammen-Emoji markiert Vertretungseinsätze; Zuweisung per Drag & Drop oder Checkbox |
Mehrere Mitarbeitende zuweisen | Arbeitszeit teilt sich NICHT automatisch auf — manuelle Anpassung nötig |
Ausgegraut angezeigte Einsätze | Nicht löschen! Relevant für Abwesenheitsquote und automatische Rückplanung bei Ablehnung |
Mitarbeiterprofil | Wochenstunden, Arbeitstage, Urlaubsanspruch und Abwesenheitsfortzahlung hinterlegen |
Urlaubsanspruch anpassen | Manuell Tage hinzufügen oder subtrahieren — hilfreich beim Jahresstart mit PlanD |
Im nächsten Tutorial erfährst du mehr über weitere Planungsfunktionen in PlanD.