Übersicht
In diesem Zusatz-Tutorial lernst du, wie du Paula, die digitale KI-Telefonassistenz in PlanD, richtig einrichtest. Du erfährst, wie du Öffnungszeiten, Weiterleitungen, Instruktionen, Stil und Workflows konfigurierst – damit Paula Anrufe zuverlässig entgegennimmt, die richtigen Informationen abfragt und automatisch Aufgaben in PlanD erstellt.
Schritt 1: Paula-Einstellungen aufrufen
Navigiere zu Einstellungen → Paula. Hier findest du alle Konfigurationsmöglichkeiten für die KI-Telefonassistenz.
Paulas Telefonnummer
PlanD generiert automatisch eine eigene Telefonnummer für Paula. Diese Nummer ist der Weiterleitungsziel für eure Zentralnummer – alle eingehenden Anrufe werden zunächst an Paula weitergeleitet.
⚠️ Wichtig: Die Weiterleitungsnummer darf nicht mit eurer Zentralnummer identisch sein – sonst entsteht eine Endlosschleife, bei der Paula sich selbst anruft.
Schritt 2: Öffnungszeiten konfigurieren
Unter Öffnungszeiten legst du fest, wann Paula Anrufe entgegennimmt.
Öffnungszeit erstellen
Klicke auf „Öffnungszeit erstellen"
Trage die Zeiten ein, in denen du erreichbar bist (also nicht Paula)
Klicke auf „Invertieren" – Paula übernimmt dann automatisch alle Zeiten außerhalb deiner Erreichbarkeit
💡 Beispiel: Du bist von 8:00–17:00 Uhr im Büro und machst von 12:00–13:00 Uhr Mittagspause → Paula ist aktiv von 0:00–8:00, 12:00–13:00 und 17:00–24:00 Uhr.
Weitere Einstellungen
Option | Beschreibung |
Tage aktivieren | Einstellung auf alle gewünschten Wochentage übertragen |
Wochenende | Samstag und Sonntag separat konfigurierbar (z. B. Paula ganztägig aktiv: 0:00–24:00) |
Feiertage | Option, ob Paula an Feiertagen ganztägig aktiv sein soll |
Ausnahmen | Individuelle Ausnahmetage definierbar |
Name | Öffnungszeit-Profil benennen |
Weiterleitung außerhalb der Öffnungszeiten
Unter Weiterleitung kannst du eine Telefonnummer hinterlegen, an die Paula Anrufe weiterleitet, wenn sie selbst nicht aktiv ist.
Schritt 3: Instruktionen hinterlegen
Im Reiter „Instruktionen" kannst du Paula Verhaltensregeln und unternehmensspezifische Informationen mitgeben.
💡 Tipp: PlanD bereitet die Grundinstruktionen bereits für euer Unternehmen vor. Ergänze sie um spezifische Verhaltensregeln oder wichtige Informationen zu eurem Unternehmen. Für das Verfassen guter KI-Instruktionen empfiehlt sich die Nutzung eines KI-Tools (z. B. ChatGPT) – oder wende dich an den PlanD-Support.
Schritt 4: Stil und Stimme einstellen
Im Reiter „Stil" kannst du das Auftreten von Paula anpassen:
Einstellung | Optionen |
Stil | Neutral oder Professionell |
Antwortlänge | Sehr kurz / Kurz / Normal |
Namenserkennung – Mitarbeiter | Paula spricht Mitarbeiter mit Namen an, wenn deren Telefonnummer in den Stammdaten hinterlegt ist |
Namenserkennung – Kunden | Paula spricht Kunden mit Namen an, wenn ein Kontakt mit Telefonnummer angelegt wurde |
Stimme (Premium) | Standardstimme, Paula Österreich, Bayerisch oder Berlin |
Schritt 5: Workflows konfigurieren
Workflows sind das Herzstück der Paula-Einstellungen. Sie definieren, welche Szenarien Paula erkennen und durchlaufen kann.
Vordefinierte Workflow-Kategorien
Kategorie | Beispiele |
Kundenorientiert | Reklamation, Bestandskunde Vertragsänderung, Unzufriedener Kunde / Eskalation |
Mitarbeiterbezogen | Krankmeldung, Gerätewartung bearbeiten |
Bewerber | Bewerbungsanfrage |
Neukundenanfragen | Reinigungsanfrage von Interessenten |
💡 Tipp: Du kannst jederzeit eigene Workflows erstellen.
Aufbau eines Workflows
Öffne einen bestehenden Workflow, um die Konfiguration zu sehen:
1. Aktivierung
Workflow aktivieren oder deaktivieren
2. Prompt
Beschreibt, welches Anruferverhalten diesen Workflow auslöst
Beschreibt, wie Paula sich verhalten soll, wenn der Workflow aktiv ist
3. Zielgruppe – Wer darf in diesen Workflow gelangen?
Anrufertyp | Konfigurierbar |
Mitarbeiter | Ja / Nein |
Externe (Unbekannte) | Ja / Nein |
Kunden (Bestandskunden) | Ja / Nein |
4. Aufgabe erstellen
Paula erstellt nach dem Telefonat automatisch eine Aufgabe in PlanD:
Einstellung | Beschreibung |
Zugewiesener Mitarbeiter | Wem soll die Aufgabe zugewiesen werden? |
Aufgabentyp | Z. B. „Reinigungsanfrage" |
Weiterleitung | Optional: Wenn der Anrufer aktiv nach einem Mitarbeiter fragt, kann Paula direkt weiterleiten |
Weiterleitungsnummer | Mobilnummer des Mitarbeiters oder eine separate Telefonnummer |
5. Anforderungen definieren
Lege fest, welche Informationen Paula im Gespräch abfragen soll:
Anforderung | Pflicht oder optional? |
Name | Pflicht |
Leistungsart | Pflicht |
Objektart | Pflicht |
Häufigkeit | Pflicht |
Fläche (m²) | Pflicht |
Ort | Optional |
⚠️ Wichtig: Pflichtanforderungen fragt Paula sehr explizit ab und hakt mehrfach nach, wenn sie keine Antwort erhält. Optionale Anforderungen werden weniger hartnäckig verfolgt.
💡 Empfehlung: Halte die Anzahl der Anforderungen überschaubar – zu viele Pflichtfelder können das Gespräch für den Anrufer unangenehm lang machen.
Zusammenfassung
Bereich / Schritt | Wichtigste Information |
Paulas Telefonnummer | Wird von PlanD generiert; Zentralnummer darauf weiterleiten |
Weiterleitungsnummer | Darf nicht die eigene Zentralnummer sein (kein Loop) |
Öffnungszeiten | Eigene Erreichbarkeit eintragen → „Invertieren" → Paula übernimmt den Rest |
Instruktionen | Verhaltensregeln und Unternehmensinfos; bei Bedarf KI-Tool zur Texterstellung nutzen |
Stil | Neutral/Professionell; Antwortlänge; Namenserkennung für Mitarbeiter und Kunden |
Stimme | Standardstimme oder regionale Varianten (Premium) |
Workflows | Definieren Szenarien; Paula erstellt automatisch Aufgaben in PlanD |
Zielgruppe | Pro Workflow konfigurierbar: Mitarbeiter, Externe, Kunden |
Anforderungen | Pflicht = Paula fragt hartnäckig nach; Optional = weniger Nachdruck |
Viel Erfolg beim Einrichten von Paula in PlanD!