Übersicht
In diesem Tutorial lernst du, wie du in PlanD mit fehlerhaften Rechnungen, nicht bezahlten Rechnungen und Mahnungen umgehst. Du erfährst, wie der Lebenszyklus einer Rechnung aussieht, wie du Rechnungen stornierst, Mahnungen erstellst und den Mahnprozess sogar vollständig automatisierst.
Schritt 1: Der Lebenszyklus einer Rechnung
Alle Rechnungen findest du unter Faktura → Rechnungen. Sie durchlaufen verschiedene Status:
Status | Beschreibung |
Entwurf | Rechnung noch nicht finalisiert; Mengen und Positionen können noch bearbeitet werden |
Offen | Rechnung wurde erstellt (und ggf. verschickt); Zahlungsziel noch nicht überschritten |
Überfällig | Zahlungsziel überschritten, noch keine Zahlung eingegangen |
Gemahnt | Mahnung wurde erstellt und verschickt |
Bezahlt | Zahlung eingegangen (automatisch über Bankverknüpfung oder manuell gesetzt) |
Storniert | Rechnung wurde storniert; zugehöriger Storno wurde erstellt |
💡 Tipp: Blende in der Rechnungsübersicht den Sendestatus ein (oben rechts über „Spalten"), um auf einen Blick zu sehen, welche offenen Rechnungen bereits an den Kunden verschickt wurden und welche noch ausstehen.
Schritt 2: Rechnung stornieren
Wenn eine Rechnung einen Fehler enthält und korrigiert werden muss:
Öffne die betreffende Rechnung
Klicke oben rechts auf die drei Punkte
Wähle „Rechnung stornieren"
✅ PlanD erstellt automatisch einen Storno zur Rechnung. Beide Dokumente sind miteinander verknüpft:
Am Storno ist die ursprüngliche Rechnung sichtbar
An der Rechnung ist der Storno sichtbar
Stornierte Rechnungen werden in einer eigenen Tabelle geführt und sind so jederzeit nachvollziehbar.
Schritt 3: Rechnung manuell auf „Bezahlt" setzen
Wenn keine automatische Bankverknüpfung vorhanden ist oder eine Zahlung manuell erfasst werden soll:
Öffne die offene oder überfällige Rechnung
Setze den Status manuell auf „Bezahlt"
Schritt 4: Mahnung erstellen
Wenn eine Rechnung überfällig ist und noch keine Zahlung eingegangen ist:
Öffne die überfällige Rechnung
Klicke oben rechts auf die drei Punkte
Wähle „Mahnung erstellen"
Wähle die passende Mahnungsvorlage (z. B. freundliche Zahlungserinnerung, Mahnung mit Gebühr)
✅ Die Rechnung wechselt nach der Mahnung vom Status „Überfällig" in den Status „Gemahnt".
Mehrere Rechnungen gleichzeitig mahnen
Du musst Mahnungen nicht einzeln erstellen:
Markiere mehrere überfällige Rechnungen in der Übersicht
Klicke auf „Mahnen"
Ebenso können mehrere offene Rechnungen auf einmal verschickt werden.
Schritt 5: Mahnungsvorlagen konfigurieren
Mahnungsvorlagen werden unter Einstellungen → Rechnungswesen → Mahnungsvorlagen definiert.
Eskalationsstufen anlegen
Du kannst mehrere Vorlagen mit unterschiedlichen Eskalationsstufen erstellen, z. B.:
Stufe | Beispiel |
Stufe 1 | Freundliche Zahlungserinnerung |
Stufe 2 | Zahlungserinnerung mit Nachdruck |
Stufe 3 | Mahnung mit Mahngebühr |
Jede Vorlage kann einen eigenen Text enthalten, der mit der Eskalationsstufe angepasst wird.
Mahngebühr hinterlegen
Pro Mahnungsvorlage kann eine Mahngebühr definiert werden:
Feld | Beschreibung |
Artikelname | Bezeichnung der Mahngebühr (z. B. „Mahngebühr") |
Beschreibung | Erläuterungstext (Bauchbinde des Artikels) |
Betrag | Höhe der Mahngebühr (z. B. 5,00 €) |
Automatischer Mahnversand
Mahnungen können vollständig automatisiert werden:
Definiere, nach wie vielen Tagen nach Fälligkeit die Mahnung automatisch ausgelöst werden soll
PlanD verschickt die Mahnung dann automatisch mit der hinterlegten Vorlage direkt an den Kunden
⚠️ Wichtig: Prüfe die Mahnungsvorlagen und Automatisierungseinstellungen sorgfältig, bevor du den automatischen Mahnversand aktivierst – Mahnungen gehen sonst ohne weiteres Zutun direkt an den Kunden.
Zusammenfassung
Bereich / Schritt | Wichtigste Information |
Rechnungsstatus | Entwurf → Offen → Überfällig → Gemahnt → Bezahlt / Storniert |
Sendestatus einblenden | Über „Spalten" oben rechts in der Rechnungsübersicht |
Stornierung | Über drei Punkte → „Rechnung stornieren"; Storno und Rechnung sind miteinander verknüpft |
Manuell bezahlt setzen | Direkt an der Rechnung möglich, wenn keine Bankverknüpfung vorhanden |
Mahnung erstellen | Über drei Punkte → „Mahnung erstellen"; Mahnungsvorlage auswählen |
Massenaktionen | Mehrere Rechnungen gleichzeitig mahnen oder verschicken möglich |
Mahnungsvorlagen | Einstellungen → Rechnungswesen; Eskalationsstufen mit Text und Mahngebühr definierbar |
Automatischer Mahnversand | Nach x Tagen Fälligkeit automatisch auslösen und direkt an Kunden versenden |
Im nächsten Tutorial erfährst du, wie du Rechnungsdaten per Buchungsstapel-Export an deinen Steuerberater (z. B. DATEV oder Lexware) übermittelst.