Übersicht
In diesem Tutorial lernst du, wie Arbeitsscheine in PlanD funktionieren. Arbeitsscheine sind der typische Auslöser für manuelle Rechnungen – z. B. bei Glasreinigungen oder Sonderreinigungen. Mitarbeiter erstellen den Arbeitsschein direkt vor Ort in der App, lassen ihn vom Kunden unterschreiben und du kannst ihn anschließend im Dashboard in eine Rechnung umwandeln.
Schritt 1: Arbeitsschein in der App erstellen
Ein Mitarbeiter kann während einer laufenden Zeiterfassung direkt in der App einen Arbeitsschein erstellen:
Laufende Zeiterfassung öffnen
Auf „Arbeitsscheine" tippen
Einen neuen Arbeitsschein erstellen
Inhalte des Arbeitsscheins
Feld | Beschreibung |
Bemerkung | Freitext für Hinweise oder Kommentare (z. B. „alles tipptopp") |
Materialien | Verwendete Materialien eintragen |
Termine | Optional: durchgeführte Termine vermerken |
Fotodokumentation | Fotos direkt aus der App anhängen |
Schritt 2: Arbeitsschein vom Kunden unterschreiben lassen
Sobald der Arbeitsschein ausgefüllt ist:
Mitarbeiter drückt auf „Unterschreiben"
Handy wird dem Kunden übergeben
Kunde unterschreibt direkt auf dem Display
Der Arbeitsschein ist nun unterzeichnet und wird im Dashboard sichtbar
✅ Nach der Unterschrift wird der zuständige Innendienst-Mitarbeiter im Dashboard über die Glocke (Benachrichtigungen) informiert, dass ein Arbeitsschein unterzeichnet wurde.
Schritt 3: Arbeitsscheine im Dashboard verwalten
Eine Übersicht aller Arbeitsscheine findest du unter Faktura → Arbeitsscheine. Die Arbeitsscheine sind in drei Reiter unterteilt:
Reiter | Beschreibung |
Offen | Arbeitsscheine, die noch nicht unterzeichnet wurden |
Überfällig | Arbeitsscheine, deren Datum in der Vergangenheit liegt und die noch nicht unterzeichnet sind |
Erledigt | Unterzeichnete Arbeitsscheine, bereit zur Fakturierung |
Im erledigten Arbeitsschein siehst du:
Den Kommentar des Mitarbeiters
Alle angehängten Fotos
Die Unterschrift des Kunden
Schritt 4: Arbeitsschein in eine Rechnung umwandeln
Öffne einen erledigten (unterzeichneten) Arbeitsschein und wandle ihn in eine Rechnung um:
Arbeitsschein öffnen
Auf „In Rechnung umwandeln" klicken
Artikel und Preise hinterlegen (Preise sind auf dem Arbeitsschein selbst nicht sichtbar – sie werden erst hier eingetragen)
Optional: Dynamische Positionen verwenden
„Rechnung erstellen" klicken
💡 Tipp: Du kannst den Arbeitsschein und die Fotodokumentation direkt an die Rechnung anheften. Der Kunde erhält dann ein vollständiges Dokument:
Seite 1: Rechnung
Seite 2: Unterzeichneter Arbeitsschein
Seite 3: Fotodokumentation
⚠️ Wichtig: Auf dem Arbeitsschein selbst sind keine Preise sichtbar – diese werden erst beim Umwandeln in eine Rechnung eingetragen.
Zusammenfassung
Bereich / Schritt | Wichtigste Information |
Arbeitsschein erstellen | Während laufender Zeiterfassung in der App; mit Bemerkung, Materialien und Fotos |
Unterschrift | Kunde unterschreibt direkt auf dem Handy-Display |
Benachrichtigung | Innendienst wird über die Glocke im Dashboard informiert |
Übersicht | Faktura → Arbeitsscheine; unterteilt in Offen, Überfällig, Erledigt |
Preise | Nicht auf dem Arbeitsschein sichtbar – werden erst beim Umwandeln in die Rechnung eingetragen |
Rechnung erstellen | Arbeitsschein + Fotos können als Anhang an die Rechnung geheftet werden |
Im nächsten Tutorial erfährst du, wie du Rechnungsdaten per Buchungsstapel-Export an deinen Steuerberater (z. B. DATEV oder Lexware) übermittelst.