Übersicht

In diesem Tutorial lernst du, wie Arbeitsscheine in PlanD funktionieren. Arbeitsscheine sind der typische Auslöser für manuelle Rechnungen – z. B. bei Glasreinigungen oder Sonderreinigungen. Mitarbeiter erstellen den Arbeitsschein direkt vor Ort in der App, lassen ihn vom Kunden unterschreiben und du kannst ihn anschließend im Dashboard in eine Rechnung umwandeln.

Schritt 1: Arbeitsschein in der App erstellen

Ein Mitarbeiter kann während einer laufenden Zeiterfassung direkt in der App einen Arbeitsschein erstellen:

Laufende Zeiterfassung öffnen
Auf „Arbeitsscheine" tippen
Einen neuen Arbeitsschein erstellen

Inhalte des Arbeitsscheins

Feld	Beschreibung
Bemerkung	Freitext für Hinweise oder Kommentare (z. B. „alles tipptopp")
Materialien	Verwendete Materialien eintragen
Termine	Optional: durchgeführte Termine vermerken
Fotodokumentation	Fotos direkt aus der App anhängen

Schritt 2: Arbeitsschein vom Kunden unterschreiben lassen

Sobald der Arbeitsschein ausgefüllt ist:

Mitarbeiter drückt auf „Unterschreiben"
Handy wird dem Kunden übergeben
Kunde unterschreibt direkt auf dem Display
Der Arbeitsschein ist nun unterzeichnet und wird im Dashboard sichtbar

✅ Nach der Unterschrift wird der zuständige Innendienst-Mitarbeiter im Dashboard über die Glocke (Benachrichtigungen) informiert, dass ein Arbeitsschein unterzeichnet wurde.

Schritt 3: Arbeitsscheine im Dashboard verwalten

Eine Übersicht aller Arbeitsscheine findest du unter Faktura → Arbeitsscheine. Die Arbeitsscheine sind in drei Reiter unterteilt:

Reiter	Beschreibung
Offen	Arbeitsscheine, die noch nicht unterzeichnet wurden
Überfällig	Arbeitsscheine, deren Datum in der Vergangenheit liegt und die noch nicht unterzeichnet sind
Erledigt	Unterzeichnete Arbeitsscheine, bereit zur Fakturierung

Im erledigten Arbeitsschein siehst du:

Den Kommentar des Mitarbeiters
Alle angehängten Fotos
Die Unterschrift des Kunden

Schritt 4: Arbeitsschein in eine Rechnung umwandeln

Öffne einen erledigten (unterzeichneten) Arbeitsschein und wandle ihn in eine Rechnung um:

Arbeitsschein öffnen
Auf „In Rechnung umwandeln" klicken
Artikel und Preise hinterlegen (Preise sind auf dem Arbeitsschein selbst nicht sichtbar – sie werden erst hier eingetragen)
Optional: Dynamische Positionen verwenden
„Rechnung erstellen" klicken

💡 Tipp: Du kannst den Arbeitsschein und die Fotodokumentation direkt an die Rechnung anheften. Der Kunde erhält dann ein vollständiges Dokument:

Seite 1: Rechnung
Seite 2: Unterzeichneter Arbeitsschein
Seite 3: Fotodokumentation

⚠️ Wichtig: Auf dem Arbeitsschein selbst sind keine Preise sichtbar – diese werden erst beim Umwandeln in eine Rechnung eingetragen.

Zusammenfassung

Bereich / Schritt	Wichtigste Information
Arbeitsschein erstellen	Während laufender Zeiterfassung in der App; mit Bemerkung, Materialien und Fotos
Unterschrift	Kunde unterschreibt direkt auf dem Handy-Display
Benachrichtigung	Innendienst wird über die Glocke im Dashboard informiert
Übersicht	Faktura → Arbeitsscheine; unterteilt in Offen, Überfällig, Erledigt
Preise	Nicht auf dem Arbeitsschein sichtbar – werden erst beim Umwandeln in die Rechnung eingetragen
Rechnung erstellen	Arbeitsschein + Fotos können als Anhang an die Rechnung geheftet werden

Im nächsten Tutorial erfährst du, wie du Rechnungsdaten per Buchungsstapel-Export an deinen Steuerberater (z. B. DATEV oder Lexware) übermittelst.

Häufige Fragen

Warum erscheinen die tatsächlichen Einstempel-Zeiten nicht automatisch auf dem Arbeitsschein?

Der Arbeitsschein wird in der App während einer laufenden Zeiterfassung erstellt und vom Kunden unterschrieben. In diesem Moment ist die Schicht noch nicht beendet – die tatsächliche Endzeit steht also noch nicht fest.

Wenn du die geleisteten Zeiten trotzdem auf dem Arbeitsschein festhalten möchtest, gibt es drei Möglichkeiten:

Der Mitarbeiter trägt die Zeiten als Kommentar in das Bemerkungsfeld ein, bevor er den Kunden unterschreiben lässt.
Der Mitarbeiter kann in der App einen Arbeitsschein selbstständig erstellen und unter Positionen bearbeiten manuell die korrekte Stundenanzahl eintragen, die er geleistet hat.
Falls am Auftrag dynamische Soll-Stunden hinterlegt sind, kann über Aufträge → Massenänderung → Arbeitsscheine erstellen ein Arbeitsschein mit den geplanten Soll-Stunden erstellt werden. Dieser landet zunächst unter Arbeitsscheine → Entwürfe, kann dort geprüft und anschließend auf „Offen" gestellt werden.

Arbeitsscheine – Grundlegend