Übersicht
In diesem Tutorial lernst du, wie dynamische Positionen in PlanD funktionieren. Statt Mengen manuell einzutragen, zieht PlanD diese automatisch aus den Einsatzdaten – z. B. wie viele Stunden Mitarbeiter gestempelt haben oder wie viele Termine stattgefunden haben. So werden Rechnungen immer korrekt abgerechnet, auch wenn ein Mitarbeiter einmal ausgefallen ist. Dieses Tutorial baut auf 5.2 Manuelle und wiederkehrende Abrechnung auf.
Schritt 1: Was sind dynamische Positionen?
Bei einer statischen (pauschalen) Position trägst du Menge und Preis fest ein – die Rechnung ist jeden Monat gleich, unabhängig davon, was tatsächlich geleistet wurde.
Bei einer dynamischen Position holt sich PlanD die Menge automatisch aus der Datenbank – basierend auf den tatsächlich geplanten oder gestempelten Einsätzen im Leistungszeitraum.
Positionstyp | Menge | Typischer Anwendungsfall |
Pauschale | Fest eingetragen | Gleichbleibende monatliche Leistung |
Dynamisch – Lohnzeit | Tatsächlich bezahlte Stunden | Stundenbasierte Abrechnung |
Dynamisch – Soll-Zeit | Geplante Stunden | Abrechnung nach Planung |
Dynamisch – Ist-Zeit | Tatsächlich gestempelte Stunden | ⚠️ Mit Vorsicht verwenden (inkl. Fehlstempelungen) |
Dynamisch – Alle Termine | Alle Termine im Leistungszeitraum | Anfahrtspauschalen |
Dynamisch – Durchgeführte Termine | Termine mit Zeitstempel und Lohnzeit | Abrechnung nur tatsächlich erbrachter Leistungen |
Dynamisch – Nicht durchgeführte Termine | Termine ohne Lohnstempel | Terminausfallpauschalen (negativer Betrag) |
⚠️ Wichtig: Die Ist-Zeit umfasst alle gestempelten Zeiten – auch fehlerhafte Stempelungen. In der Praxis wird daher fast immer die Lohnzeit (bezahlte Zeit) oder die Soll-Zeit (geplante Zeit) verwendet.
Schritt 2: Dynamische Position anlegen
Gehe im Auftrag zu „Leistungen und Positionen" und füge eine neue Position hinzu. Wähle statt einer festen Menge eine dynamische Menge:
Beispiel 1: Stundenbasierte Unterhaltsreinigung
Artikel: „Unterhaltsreinigung"
Einheit: Stunden
Menge: Lohnzeit (wird automatisch aus den gestempelten und freigegebenen Stunden gezogen)
Preis: z. B. 3,00 € pro Stunde
Beispiel 2: Anfahrtspauschale pro Termin
Artikel: „Anfahrt"
Einheit: pauschal
Menge: Durchgeführte Termine (zählt alle Termine mit Zeitstempel und Lohnzeit)
Preis: z. B. Pauschalbetrag pro Termin
Beispiel 3: Terminausfall-Abzug
Artikel: „Terminausfall"
Einheit: pauschal
Menge: Nicht durchgeführte Termine (Termine ohne Lohnstempel)
Preis: negativer Betrag (z. B. −30,00 €)
💡 Tipp: Mit einer Kombination aus Pauschale + Terminausfall-Abzug kannst du eine Grundpauschale abrechnen und automatisch für jeden ausgefallenen Termin einen Betrag abziehen – ganz ohne manuelle Nachbearbeitung.
Schritt 3: Rechnung mit dynamischen Positionen erstellen
Wenn der Auftrag automatisch eine Rechnung erstellt, zieht er die Mengen für alle dynamischen Positionen selbstständig aus der Datenbank.
Du kannst den Prozess auch manuell anstoßen, um das Ergebnis zu prüfen:
Öffne den Auftrag
Klicke oben auf „Dokumente" → „Rechnung erstellen"
Wähle den gewünschten Leistungszeitraum (z. B. April)
PlanD berechnet automatisch die Mengen und zeigt sie in der Vorschau
Was die Vorschau zeigt
Gesamtstunden (z. B. 35 Stunden Lohnzeit)
Anzahl der Termine (z. B. 14 durchgeführte Termine)
Dazugehörige Daten der Einsätze
💡 Tipp: Nutze die manuelle Rechnungserstellung nur zum Testen oder für Ausnahmefälle. Im Regelbetrieb erstellt der Auftrag die Rechnung automatisch zum eingestellten Datum.
Schritt 4: Terminausgabe in den Einstellungen anpassen
Unter Einstellungen → Rechnungswesen → Terminausgabe der dynamischen Position kannst du steuern, wie die Einsatzdetails auf der Rechnung dargestellt werden:
Einstellung | Darstellung auf der Rechnung |
Nur Datum | Datum des Einsatzes (empfohlen – vermeidet Diskussionen über genaue Uhrzeiten) |
Datum mit Uhrzeit | Datum + Kommen/Gehen-Pärchen der Mitarbeiter |
💡 Tipp: In der Praxis wird am häufigsten „Nur Datum" gewählt, um unnötige Rückfragen von Kunden zu vermeiden.
Schritt 5: Einsatzdaten im Auswertungsreiter prüfen
Bevor du eine Rechnung erstellst, kannst du im Auftrag unter dem Auswertungsreiter prüfen, welche Einsätze und Stunden im jeweiligen Monat erfasst wurden:
Welche Mitarbeiter haben auf diesen Auftrag gestempelt?
Wie viele Stunden wurden im aktuellen und im Vormonat geleistet?
Wie viele Einsätze wurden durchgeführt?
Diese Daten bilden die Grundlage für alle dynamischen Positionen auf der Rechnung.
Zusammenfassung
Bereich / Schritt | Wichtigste Information |
Dynamische vs. pauschale Position | Dynamisch = Menge automatisch aus Einsatzdaten; Pauschale = feste Menge |
Lohnzeit | Bezahlte Stunden – empfohlene Grundlage für stundenbasierte Abrechnung |
Soll-Zeit | Geplante Stunden – Alternative zur Lohnzeit |
Ist-Zeit | Alle gestempelten Stunden – mit Vorsicht verwenden (inkl. Fehlstempelungen) |
Durchgeführte Termine | Termine mit Zeitstempel und Lohnzeit – für Anfahrtspauschalen |
Nicht durchgeführte Termine | Termine ohne Lohnstempel – für Terminausfall-Abzüge (negativer Betrag) |
Terminausgabe | Einstellbar unter Einstellungen → Rechnungswesen; Empfehlung: „Nur Datum" |
Auswertungsreiter | Zeigt Einsätze und Stunden pro Monat zur Kontrolle vor der Rechnungserstellung |
Im nächsten Tutorial erfährst du, wie manuelle Rechnungen über Arbeitsscheine ausgelöst werden.