Übersicht
In diesem Tutorial lernst du, wie du in PlanD Aufträge für die manuelle oder automatisch wiederkehrende Abrechnung konfigurierst. Du erfährst, wie Rechnungen automatisch erstellt und verschickt werden, wie du Positionen und Preise hinterlegst und wann eine manuelle Rechnung sinnvoll ist. Dieses Tutorial baut auf den Einstellungen aus 5.1 Rechnungseinstellungen auf.
Schritt 1: Faktura-Aufträge aufrufen
Navigiere in PlanD zur Ansicht „Faktura Aufträge". Diese Tabelle befüllt sich automatisch, sobald du in der Einsatzplanung Einsätze angelegt hast – alle Aufträge erscheinen hier und warten darauf, mit einer Abrechnungsart versehen zu werden.
💡 Tipp: Du kannst hier auch direkt einen neuen Auftrag erstellen und die Einsätze anschließend über den Auftrag planen – oder den Auftrag in der Einsatzplanung auswählen und dort befüllen.
Schritt 2: Auftrag für wiederkehrende Abrechnung einrichten
Öffne einen bestehenden Auftrag (z. B. eine Unterhaltsreinigung) und beachte folgende Punkte:
Startdatum prüfen
⚠️ Wichtig: Stelle sicher, dass das Startdatum des Auftrags auf dem 1. des Monats liegt. Dieses Datum bestimmt den Beginn des Leistungszeitraums auf der wiederkehrenden Rechnung.
Rechnungsstellung konfigurieren
Gehe links im Auftrag auf „Rechnungsstellung" und wähle:
Einstellung | Beschreibung |
Abrechnungsart | „Wiederkehrend" auswählen |
Intervall | Z. B. monatlich, quartalsweise etc. |
Abrechnungstag | Z. B. letzter Tag des Monats oder ein benutzerdefinierter Tag (z. B. 25.) |
In der Vorschau siehst du direkt, wann der nächste automatische Rechnungslauf stattfindet und welcher Leistungszeitraum abgedeckt wird.
💡 Tipp: Wenn du Rechnungen bereits einige Tage vor Monatsende verschicken möchtest, wähle einen benutzerdefinierten Tag (z. B. den 25.) als Abrechnungstag.
Entwurf oder fertige Rechnung?
Option | Beschreibung | Empfohlen wenn … |
Als Entwurf erstellen | Rechnung landet zur Prüfung auf deinem Schreibtisch; kann noch bearbeitet werden | … der Betrag variiert oder du noch Positionen ergänzen möchtest |
Fertige Rechnung erstellen & direkt versenden | Rechnung wird automatisch als PDF per E-Mail an den Kunden verschickt | … der Betrag jeden Monat gleich ist und keine Anpassung nötig ist |
⚠️ Wichtig: Bei wiederkehrenden Rechnungen drückst du nie manuell auf „Rechnung erstellen" – das übernimmt der Auftrag automatisch zum eingestellten Datum.
Schritt 3: Leistungen und Positionen hinterlegen
Gehe links im Auftrag auf „Leistungen und Positionen". Hier definierst du, was auf der Rechnung erscheint.
Positionstypen
Typ | Beschreibung | Beispiel |
Pauschale Position | Fester Preis, unabhängig von Einsätzen | Unterhaltsreinigung – 333 € pauschal |
Weitere Positionen | Zusätzliche Leistungen mit fester Menge und Preis | Anfahrtspauschale – 4× im Monat |
Textzeile | Reiner Informationstext ohne Preis | Bestellnummer des Kunden |
Dynamische Position | Menge wird automatisch aus der Datenbank gezogen | Lohnzeiten der Mitarbeiter auf diesem Auftrag |
💡 Tipp: Die Reihenfolge der Positionen kann über das Ziehsymbol am linken Rand jederzeit angepasst werden.
In der Beschreibung einer Position kannst du weitere Details angeben – z. B. „gemäß Leistungsverzeichnis" oder eine Auflistung der enthaltenen Leistungen.
Schritt 4: Manuelle Abrechnung einrichten
Für Leistungen, die nicht regelmäßig, sondern auf Zuruf abgerechnet werden (z. B. Glasreinigung, Sonderreinigungen), wähle in der Rechnungsstellung die Option „Manuell".
Wann wird eine manuelle Rechnung ausgelöst?
In der Regel durch einen Arbeitsschein, den Mitarbeiter vor Ort ausfüllen. (Details dazu in einem separaten Tutorial.)
Manuelle Rechnung direkt erstellen
Du kannst auch jederzeit direkt am Auftrag eine Rechnung erstellen:
Öffne den Auftrag
Klicke oben auf „Dokumente"
Wähle „Rechnung erstellen"
Gib Datum, Artikel, Preis und Menge ein
Erstelle die Rechnung
Dynamische Position bei manueller Abrechnung
Auch bei manuellen Rechnungen können dynamische Positionen genutzt werden – z. B. die Lohnzeiten der Mitarbeiter, die auf diesen Auftrag gestempelt haben. Dafür muss zunächst ein passender Artikel angelegt werden (z. B. „Glasreinigung – nach Stunden").
Schritt 5: Fertige Rechnung versenden
Sobald eine Rechnung erstellt wurde – ob automatisch oder manuell – findest du sie im Auftrag unter „Dokumente". Von dort aus kannst du sie:
Option | Beschreibung |
Per E-Mail versenden | Als PDF in allen gängigen Formaten direkt aus PlanD |
Herunterladen | Als PDF-Datei lokal speichern |
Per Post versenden | Postversand direkt über PlanD möglich |
Zusammenfassung
Bereich / Schritt | Wichtigste Information |
Faktura-Aufträge | Befüllen sich automatisch aus der Einsatzplanung |
Startdatum | Muss auf dem 1. des Monats liegen – bestimmt den Leistungszeitraum |
Wiederkehrende Abrechnung | Intervall und Abrechnungstag einstellen; Auftrag erstellt Rechnung automatisch |
Entwurf vs. fertige Rechnung | Entwurf = Zwischenschritt zur Prüfung; fertige Rechnung = direkter Versand |
Positionen | Pauschalen, weitere Positionen, Textzeilen und dynamische Positionen möglich |
Manuelle Abrechnung | Auf Zuruf – meist über Arbeitsschein ausgelöst; auch direkt am Auftrag möglich |
Dynamische Positionen | Mengen automatisch aus Lohnzeiten oder anderen Datenquellen gezogen |
Versand | Per E-Mail, Download oder Post direkt aus PlanD |
Wie manuelle Rechnungen über Arbeitsscheine ausgelöst werden, erfährst du in einem separaten Tutorial.