Übersicht

In diesem Tutorial lernst du, welche Einstellungen du vor dem Schreiben der ersten Rechnung in PlanD vornehmen solltest. Du erfährst, wie du Briefpapier, Rechnungsnummern, Kopf- und Fußtexte, Zahlungsbedingungen, Kontodaten und Rechnungsvorlagen konfigurierst – damit die Rechnungsstellung vom ersten Tag an reibungslos funktioniert.

⚠️ Wichtig: Nimm diese Einstellungen vor der ersten Rechnung vor. Nachträgliche Änderungen (z. B. an der Rechnungsnummer) können den Nummernkreis beeinflussen.

Schritt 1: Firmendaten und Steuereinstellungen hinterlegen

Bevor du ins Rechnungswesen gehst, fülle zunächst zwei Bereiche unter Einstellungen → Allgemein aus:

Bereich	Inhalt	Wo erscheint es?
Firmendaten	Adresse, Firmenname etc.	Automatisch gedruckte Fußzeile der Rechnung
Steuereinstellungen	Umsatzsteuernummer, Steuersatz etc.	Ebenfalls auf der Rechnung sichtbar

⚠️ Wichtig: Beide Seiten vollständig ausfüllen, bevor du die erste Rechnung erstellst.

Schritt 2: Rechnungswesen-Grundeinstellungen konfigurieren

Navigiere zu Einstellungen → Rechnungswesen. Hier findest du folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Briefpapier

Option	Beschreibung
Hintergrundbild / Briefpapier	Grafik oder PDF mit Kopf- und Fußzeile, die im Hintergrund aller Rechnungen erscheint
Logo ausblenden	Wenn das Logo bereits auf dem Briefpapier enthalten ist, kann das automatisch gedruckte Logo deaktiviert werden
Fußzeile ausblenden	Wenn die Fußzeile bereits auf dem Briefpapier enthalten ist, kann die automatisch gedruckte Fußzeile deaktiviert werden

Rechnungsnummer

Option	Beschreibung
Rechnungskürzel	Präfix vor der Rechnungsnummer (z. B. „RE")
Nächste Rechnungsnummer	Die erste Rechnungsnummer in PlanD – bei Umstieg aus einem anderen System hier die Folgenummer eintragen (z. B. 201, wenn die letzte Rechnung Nr. 200 war)
Neuer Nummernkreis pro Jahr	Wenn aktiviert, beginnt die Nummerierung jedes Jahr neu bei 1 (z. B. 2027-0001)

💡 Tipp: Wenn du jedes Jahr einen neuen Nummernkreis möchtest, aktiviere diese Option – PlanD setzt die Rechnungsnummer dann automatisch zum Jahreswechsel auf 1 zurück.

Kopf- und Fußtext

Feld	Beschreibung
Rechnungskopftext	Text, der vor den Positionen auf der Rechnung erscheint (z. B. „Hiermit stelle ich Ihnen folgendes in Rechnung:")
Rechnungsfußtext	Text, der nach den Positionen erscheint (z. B. Zahlungsaufforderung mit IBAN)

Beide Felder unterstützen Variablen, die automatisch mit Kunden- oder Objektdaten befüllt werden (z. B. {{firma_iban}}). Aktive Variablen werden in der Vorschau grün hervorgehoben.

💡 Tipp: Auch benutzerdefinierte Felder können als Textvariablen in Kopf- und Fußtexten verwendet werden.

Schritt 3: Zahlungsbedingungen einrichten

Unter Standardbezahlungsbedingungen kannst du Zahlungsziele und Skonto-Regelungen definieren.

Zahlungsbedingung erstellen

Feld	Beschreibung
Zahlungsziel (Tage)	Anzahl der Tage, bis die Rechnung bezahlt sein muss
Skontoziel (Tage)	Frist, innerhalb derer Skonto gewährt wird
Skonto-Prozentsatz	Prozentualer Nachlass bei fristgerechter Zahlung
Zusatztext	Optionaler Satz auf der Rechnung (z. B. „Bitte bezahlen Sie {{rechnungssumme}} bis zum {{zahlungsziel}}")

💡 Tipp: Die hier hinterlegte Zahlungsbedingung gilt als Standard für alle Rechnungen. Abweichende Zahlungsziele können auf Kundenebene oder über Rechnungsvorlagen individuell gesteuert werden.

Schritt 4: Dynamische Positionen konfigurieren

Dynamische Positionen ermöglichen es, Mengen automatisch aus der Datenbank zu ziehen – z. B. für Einsatzpauschalen, Anfahrtspauschalen oder stundenbasierte Abrechnung.

Einstellung	Beschreibung
Uhrzeit mit Datum	Standardeinstellung – zeigt genaue Uhrzeiten der Einsätze
Nur Datum	Empfohlen, um Diskussionen über genaue Uhrzeiten zu vermeiden

💡 Tipp: Die Einstellung „Nur Datum" ist in der Praxis am häufigsten anzutreffen. Details zu dynamischen Positionen werden in einem separaten Tutorial vertieft.

Schritt 5: E-Mail-Einstellungen für Rechnungen

Einstellung	Beschreibung
BCC-E-Mail-Adresse	Alle versendeten Rechnungen werden zusätzlich an diese Adresse als BCC geschickt (z. B. interner Rechnungsausgang oder DATEV-Adresse)
Standardanhang	Datei, die bei jeder Rechnung automatisch an die E-Mail angehängt wird (z. B. AGB, Preiserhöhungshinweis)

💡 Tipp: Der Standardanhang lässt sich jederzeit ändern – z. B. ab November einen Hinweis auf Preiserhöhungen anhängen und diesen im neuen Jahr wieder entfernen.

Schritt 6: Generierungszeitpunkt für wiederkehrende Rechnungen

Bei wiederkehrenden Rechnungen kannst du festlegen, wann diese automatisch erstellt werden:

Option	Empfohlen für
Morgens	Wenn Rechnungen direkt am Morgen versandbereit sein sollen
Abends	Wenn dynamische Positionen (z. B. Lohnzeiten) noch im Laufe des Tages erfasst oder freigegeben werden

Schritt 7: QR-Bezahlcode aktivieren

Kunden können auf der Rechnung einen QR-Code erhalten, den sie mit ihrer Banking-App einscannen können – der Überweisungsträger wird dann automatisch ausgefüllt.

Voraussetzungen:

Kontodaten unter Einstellungen → Kontodaten eintragen (IBAN etc.)
Häkchen bei „QR-Bezahlcode aktivieren" setzen

💡 Tipp: Über „Testrechnung generieren" kannst du jederzeit eine Vorschau erstellen und prüfen, wie sich deine aktuellen Einstellungen auf das Rechnungslayout auswirken.

Schritt 8: Einstellungen für weitere Dokumente

Die gleichen Einstellungsmöglichkeiten (Briefpapier, Kopf-/Fußtext) stehen auch für alle anderen ausgehenden Dokumente zur Verfügung:

Dokument	Individuell konfigurierbar?
Angebote	✅ Ja
Auftragsbestätigungen	✅ Ja
Gutschriften	✅ Ja
Stornorechnungen	✅ Ja
Arbeitsscheine	✅ Ja
Mahnungen	✅ Ja

Schritt 9: Rechnungsvorlagen für Sonderfälle

Wenn für bestimmte Aufträge, Kunden oder Rechnungen abweichende Einstellungen gelten sollen (z. B. anderes Briefpapier, anderer Text, anderes Zahlungsziel), kannst du unter Rechnungsvorlagen individuelle Vorlagen erstellen.

⚠️ Wichtig: Eine Rechnungsvorlage hat immer Vorrang vor den Standardeinstellungen. Wenn einem Auftrag eine Vorlage zugewiesen ist, gelten deren Einstellungen.

Gleiches gilt für Angebotsvorlagen und Arbeitsscheinvorlagen.

Schritt 10: Kontodaten und Steuersätze

Bereich	Beschreibung
Kontodaten	IBAN und weitere Bankdaten – erscheinen in der Fußzeile und ermöglichen den QR-Bezahlcode
Steuersätze	In der Regel keine Anpassung nötig; hier können bei Bedarf auch Buchungskonten für den FIBU-Export hinterlegt werden

Zusammenfassung

Bereich / Schritt	Wichtigste Information
Firmendaten & Steuer	Unter Einstellungen → Allgemein ausfüllen – erscheinen auf der Rechnung
Briefpapier	Hintergrundbild/PDF hinterlegbar; Logo und Fußzeile bei Bedarf ausblendbar
Rechnungsnummer	Kürzel, Startnummer und optionaler Jahres-Nummernkreis konfigurierbar
Kopf-/Fußtext	Freier Text mit Variablen (inkl. benutzerdefinierter Felder)
Zahlungsbedingungen	Standard für alle Rechnungen; Abweichungen per Kunde oder Vorlage möglich
Dynamische Positionen	Empfehlung: „Nur Datum" zur Vermeidung von Diskussionen
BCC & Anhang	Alle Rechnungen per BCC weiterleiten; Standardanhang für alle E-Mails hinterlegbar
Generierungszeitpunkt	Morgens oder abends – je nach Workflow mit dynamischen Positionen
QR-Bezahlcode	Kontodaten eintragen + Häkchen setzen; Testrechnung zur Vorschau nutzen
Rechnungsvorlagen	Überschreiben Standardeinstellungen; für Sonderfälle bei Kunden oder Aufträgen
Kontodaten & Steuersätze	Buchungskonten für FIBU-Export hinterlegbar

Im nächsten Tutorial lernst du, wie du deine erste Rechnung in PlanD erstellst.

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