Übersicht

In diesem Tutorial lernst du, wie das Materialbestellungssystem in PlanD funktioniert. Du erfährst, wie du Artikel anlegst, Lagerbestände verwaltest, objektspezifische Materialschränke konfigurierst und Materialbestellungen abschließt sowie abrechest. Wie Materialbestellungen in der Servicekräfte-App und der Objektleiter-App aussehen, wird in einem separaten Video gezeigt.

Das Materialwesen in PlanD gliedert sich in vier Bereiche:

1. Artikel
→ Stammdaten der bestellbaren Materialien 
2. Lagerverwaltung  
→ Bestände und Mindestbestände im Überblick 
3. Materialschränke 
→ Objektspezifische Artikel und Budgets 
4. Materialbestellung & Abrechnung 
→ Bestellungen verwalten und in Rechnungen umwandeln

Schritt 1: Artikel anlegen

Navigiere in der linken Seitenleiste zu Materialwesen → Artikel. Hier siehst du alle bereits angelegten Artikel.

Neuen Artikel erstellen

Klicke oben rechts auf „Artikel erstellen". Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Feld	Beschreibung	Sichtbar für Mitarbeiter in App?
Foto	Aus der integrierten Mediathek wählbar (enthält gängige Reinigungsmittel)	✅ Ja
Name	Bezeichnung des Artikels	✅ Ja
Einheit	Z. B. Flasche, Packung, Stück	✅ Ja
Lieferant	Zugehöriger Lieferant (inkl. E-Mail für automatischen Lieferscheinversand)	❌ Nein
Externe Nummer	Artikelnummer im System des Lieferanten	❌ Nein
Bestand	Aktueller Lagerbestand (wird bei Abschluss einer Bestellung reduziert)	❌ Nein
Mindestbestand	Schwellenwert, ab dem nachbestellt werden sollte	❌ Nein
Beschreibung	Zusätzliche Informationen zum Artikel	❌ Nein (aber sichtbar auf Rechnungen)

💡 Tipp: Die Mediathek enthält bereits Fotos gängiger Reinigungsmittel – nutze diese, damit Mitarbeiter Artikel in der App leichter zuordnen können.

⚠️ Wichtig: Die Beschreibung ist für Mitarbeiter in der App nicht sichtbar, erscheint aber auf der Rechnung, wenn eine Materialbestellung in eine Rechnung umgewandelt wird.

Schritt 2: Lieferanten und automatischer Lieferscheinversand

Lieferanten können in den Einstellungen → Geräte und Material verwaltet werden. Beim Anlegen eines Lieferanten kann eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden.

Funktionsweise des automatischen Lieferscheinversands

Situation	Ergebnis
Lieferant hat E-Mail-Adresse hinterlegt	Beim Abschließen der Bestellung wird automatisch ein Lieferschein per E-Mail verschickt
Bestellung enthält Artikel von mehreren Lieferanten	Es werden mehrere separate Lieferscheine generiert und verschickt
Keine E-Mail-Adresse hinterlegt	Kein automatischer Versand; Lieferschein kann manuell genutzt werden

⚠️ Wichtig: Trage die E-Mail-Adresse eines Lieferanten nur ein, wenn Bestellungen tatsächlich automatisch an diesen versendet werden sollen. Andernfalls werden bei jedem Abschluss ungewollt E-Mails verschickt.

Schritt 3: Lagerbestände im Blick behalten

Wenn du an einem Artikel einen Bestand und einen Mindestbestand definiert hast, kannst du in der Artikelübersicht gezielt filtern:

Wähle den Filter „Mindestbestand unterschritten"
Du siehst alle Artikel, deren aktueller Bestand unter dem definierten Mindestbestand liegt
Diese Artikel können dann nachbestellt werden

💡 Tipp: Der Bestand bezieht sich auf dein zentrales Lager – nicht auf individuelle Bestände pro Objekt. Beim Abschließen einer Materialbestellung wird der Bestand automatisch reduziert.

Schritt 4: Materialschränke pro Objekt konfigurieren

Nicht alle Artikel sind für jedes Objekt relevant. Du kannst pro Objekt festlegen, welche Artikel dort bestellbar sind.

Option A: Artikel als Standard setzen

In der Artikelübersicht kannst du einen Artikel als „Standard" markieren. Dieser Artikel ist dann auf allen Objekten bestellbar – ohne individuelle Konfiguration.

Option B: Objektspezifischen Materialschrank anlegen

Navigiere zu Objekte und öffne das gewünschte Objekt
Klicke oben auf den Reiter „Materialwesen"
Füge die gewünschten Artikel hinzu
Lege für jeden Artikel ein Budget fest

Das Budget

Das Budget definiert die maximale Bestellmenge eines Artikels, die ein Mitarbeiter innerhalb von 30 Tagen auf diesem Objekt bestellen kann.

Budget-Einstellung	Bedeutung
Wert > 0	Maximale Bestellmenge pro 30 Tage ist begrenzt
Budget = 0	Keine Begrenzung – es kann so viel bestellt werden, wie benötigt wird

💡 Tipp: Das Budget ist besonders sinnvoll, wenn mehrere Mitarbeiter an einem Objekt arbeiten und unkontrollierte Bestellungen vermieden werden sollen.

Artikel können jederzeit aus dem Materialschrank eines Objekts entfernt werden, wenn sie dort nicht mehr bestellbar sein sollen.

Schritt 5: Materialbestellungen verwalten

Navigiere in der Seitenleiste zu Materialwesen. Hier siehst du alle Materialbestellungen, unterteilt in drei Reiter:

Reiter	Beschreibung
Offen	Bestellungen, die von Mitarbeitern (meist per App) aufgegeben wurden und noch bearbeitet werden müssen
Erledigt	Abgeschlossene Bestellungen, die noch nicht abgerechnet wurden
Abgerechnet	Bestellungen, die bereits in eine Rechnung umgewandelt wurden

Eine Bestellung bearbeiten und abschließen

Öffne eine offene Bestellung
Prüfe die bestellten Artikel (z. B. „1 Flasche Somat")
Optional: Füge weitere Artikel hinzu (z. B. „5 Packungen Müllbeutel")
Optional: Trage erweiterte Felder für den Lieferschein ein (z. B. Kostenstelle, Bestellnummer) – besonders wenn Kunden diese Angaben benötigen
Klicke auf „Abschließen"

⚠️ Wichtig: Wenn beim zugehörigen Lieferanten eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wird beim Abschließen automatisch ein Lieferschein per E-Mail verschickt.

Schritt 6: Den Lieferschein verstehen

Der generierte Lieferschein ist ein PDF-Dokument mit folgenden Inhalten:

Bereich	Inhalt
Oben links	Firmenlogo
Rechnungsanschrift	Anschrift des Kunden
Lieferanschrift	Anschrift des Objekts
Firmenangaben	Firmenname und -anschrift
Kontakt	Telefonnummer des genehmigenden Mitarbeiters
Steuer & Datum	Umsatzsteuernummer der Firma, Bestelldatum
Zusatzfelder	Z. B. Bestellnummer, Kostenstelle (wenn hinterlegt)
Lieferant	Name des Lieferanten
Artikel	Liste der bestellten Artikel

⚠️ Wichtig: Der Lieferschein kann derzeit nicht in der App unterschrieben werden. Falls eine Unterschrift benötigt wird, muss der Lieferschein ausgedruckt und manuell unterschrieben werden.

Schritt 7: Materialbestellungen abrechnen

Materialbestellungen können in Rechnungen umgewandelt werden. Dafür müssen zunächst Verkaufspreise für die Artikel hinterlegt sein.

Verkaufspreise hinterlegen

Navigiere zu Rechnungswesen → Produkte
Öffne den gewünschten Artikel
Trage den Verkaufspreis ein (z. B. 3,00 €)

Rechnung erstellen

Option A – Einzelne Bestellung:

Öffne eine erledigte Bestellung
Klicke oben auf „Rechnung erstellen"

Option B – Mehrere Bestellungen zusammenfassen:

Markiere mehrere Bestellungen desselben Kunden in der Übersicht
Klicke auf „Abrechnen"
Die Bestellungen werden zu einer gemeinsamen Rechnung zusammengefasst

✅ Nach der Abrechnung verschwinden die Bestellungen aus dem Reiter „Erledigt" und erscheinen im Reiter „Abgerechnet". In der Rechnung sind unter „Verknüpfte Bestellungen" alle zusammengefassten Bestellungen sichtbar.

Zusammenfassung

Bereich / Schritt	Wichtigste Information
Artikel anlegen	Name, Einheit, Foto (Mediathek), Lieferant, Bestand, Mindestbestand, Beschreibung
Beschreibung	Nicht in App sichtbar, aber auf Rechnungen
Lieferant & E-Mail	Automatischer Lieferscheinversand beim Abschließen; bei mehreren Lieferanten mehrere Lieferscheine
Lagerbestand	Filter „Mindestbestand unterschritten" zeigt Nachbestellbedarf; Bestand wird beim Abschluss reduziert
Materialschrank	Pro Objekt konfigurierbar; Budget = max. Bestellmenge pro 30 Tage (0 = unbegrenzt)
Bestellungen	Drei Reiter: Offen → Erledigt → Abgerechnet
Lieferschein	PDF mit Firmen-, Kunden- und Artikeldaten; derzeit keine digitale Unterschrift möglich
Abrechnung	Verkaufspreise unter Rechnungswesen → Produkte; Einzel- oder Sammelrechnung möglich

Wie Materialbestellungen in der Servicekräfte-App und der Objektleiter-App aussehen, erfährst du in einem separaten Video.