Übersicht

In diesem Tutorial lernst du, wie du Aufgabenvorlagen für wiederkehrende Aufgaben erstellst und konfigurierst. Außerdem erfährst du, wie du in den Einstellungen eigene Aufgabentypen anlegst und wie du verknüpfte Aufgaben im Mitarbeiter-Logbuch nachverfolgst. Dieses Tutorial baut auf dem Grundlagen-Tutorial 3.1 Aufgabenmanagement auf.

Schritt 1: Aufgabenvorlagen öffnen

Klicke im Aufgaben-Dashboard oben rechts auf „Vorlagen". Hier siehst du eine Übersicht aller bestehenden Aufgabenvorlagen.

💡 Tipp: Der Unterschied zu einer regulären Aufgabe ist, dass du bei einer Vorlage ein Wiederholungsintervall festlegen kannst – die Aufgabe wird dann automatisch in regelmäßigen Abständen neu generiert.

Schritt 2: Eine Aufgabenvorlage konfigurieren

Öffne eine bestehende Vorlage oder lege eine neue an. Eine Vorlage besteht aus mehreren Reitern:

Grunddaten

Feld	Beschreibung
Vorlagenname	Interner Name der Vorlage
Titel der generierten Aufgabe	In der Regel identisch mit dem Vorlagennamen; kann aber abweichen
Aufgabentyp	Kategorie der Aufgabe (z. B. Personal, Hausmeister, Reklamation)
Zugewiesener Mitarbeiter	Person, der die Aufgabe bei Generierung automatisch zugewiesen wird
Fälligkeit nach Generierung	Anzahl der Tage, nach denen die Aufgabe fällig ist (z. B. 14 Tage = 2 Wochen)

💡 Tipp: Das Fälligkeitsdatum wird relativ zum Generierungsdatum berechnet – so hast du z. B. immer zwei Wochen Zeit, eine Sicherheitsunterweisung einzuholen.

Kontakte

Hier kannst du eine Kontaktperson (z. B. einen Kunden) hinterlegen. Wenn eine E-Mail-Adresse eingetragen ist, wird beim Setzen der Aufgabe auf „Abgeschlossen" automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail verschickt.

Verknüpfungen

Du kannst die Vorlage mit weiteren Elementen verknüpfen:

Verknüpfung	Beschreibung
Mitarbeiter	Weitere Mitarbeiter, für die diese Aufgabe relevant ist (z. B. alle Mitarbeiter, die eine Unterweisung benötigen)
Objekt	Zugehöriges Objekt
Kunde	Zugehöriger Kunde
Auftrag	Zugehöriger Auftrag
Rechnung	Zugehörige Rechnung

⚠️ Wichtig: Die unter „Verknüpfungen" eingetragenen Mitarbeiter sind nicht die Bearbeiter der Aufgabe. Verantwortlich bleibt immer die zugewiesene Person. Die verknüpften Mitarbeiter sind lediglich inhaltlich betroffen (z. B. Teilnehmer einer Unterweisung).

Separate Aufgaben pro Verknüpfung

Es gibt eine wichtige Option bei den Verknüpfungen:

Option	Ergebnis
✅ Häkchen gesetzt	Für jede verknüpfte Person wird eine separate Aufgabe erstellt
❌ Häkchen nicht gesetzt	Es wird nur eine gemeinsame Aufgabe erstellt

💡 Tipp: Separate Aufgaben pro Mitarbeiter sind empfehlenswert, wenn du nachverfolgen möchtest, für welche Person die Aufgabe bereits erledigt wurde – z. B. bei der jährlichen Sicherheitsunterweisung.

Schritt 3: Wiederholung konfigurieren

Im Reiter „Wiederholung" legst du fest, in welchem Intervall die Aufgabe automatisch neu erstellt wird.

Intervall-Optionen

Einstellung	Beschreibung
Intervall	Z. B. jährlich, monatlich, alle 3 Monate, alle 2 Wochen etc.
Enddatum	Optional: Nach diesem Datum werden keine neuen Aufgaben mehr generiert
Tag des Monats / Wochentag	Wenn kein Tag gewählt wird, wird der Tag des Monats der Ersterstellung verwendet; alternativ kann ein spezifischer Wochentag gewählt werden

💡 Tipp: Für Zählerstände oder ähnliche regelmäßige Tätigkeiten eignet sich z. B. ein monatliches oder quartalsweises Intervall.

Schritt 4: Aufgabe manuell aus einer Vorlage generieren

Wenn du eine Aufgabe nicht auf die automatische Generierung warten möchtest, kannst du sie manuell erstellen:

Öffne die gewünschte Vorlage
Klicke oben rechts auf „Aufgabe generieren"
Optional: Aktiviere die Option „Nächste automatische Generierung deaktivieren", wenn die automatische Erstellung nach dieser manuellen Generierung ausgesetzt werden soll

✅ Das System erstellt dann für jede verknüpfte Person (sofern die Option aktiviert ist) eine separate Aufgabe – diese erscheinen direkt in der Aufgabenübersicht.

Schritt 5: Aufgabentypen in den Einstellungen verwalten

Navigiere in PlanD zu Einstellungen → Aufgabenmanagement. Hier siehst du alle vorhandenen Aufgabentypen und kannst neue anlegen.

Aufgabentyp erstellen

Feld	Beschreibung
Name	Bezeichnung des Aufgabentyps (z. B. Buchhaltung, Hausmeister, Reklamation, Personal)
Präfix	3–4 Großbuchstaben, die dem Aufgabentyp vorangestellt werden
Icon	Frei wählbares Symbol zur visuellen Unterscheidung
Farbe	Farbliche Kennzeichnung des Aufgabentyps

⚠️ Wichtig: Das Präfix muss aus 3 bis 4 Großbuchstaben bestehen.

💡 Tipp: Gut definierte Aufgabentypen ermöglichen dir in der Aufgabenübersicht eine schnelle Filterung – so behältst du den Überblick, welche Kategorien von Aufgaben gerade anfallen.

Schritt 6: Verknüpfte Aufgaben im Mitarbeiter-Logbuch einsehen

Aufgaben, mit denen ein Mitarbeiter verknüpft ist, sind auch direkt im Mitarbeiter-Profil sichtbar:

Navigiere zu Mitarbeiter und öffne das gewünschte Profil (z. B. Carlotta)
Öffne das Logbuch über das Buchsymbol oben rechts
Wechsle im Logbuch zum letzten Reiter „Aufgaben"

Hier siehst du alle Aufgaben, die für diesen Mitarbeiter relevant sind – auch wenn er/sie nicht die verantwortliche Person ist, sondern nur als Verknüpfung eingetragen wurde.

💡 Tipp: So kannst du auf einen Blick nachvollziehen, welche Aufgaben einen bestimmten Mitarbeiter betreffen – unabhängig davon, wer die Aufgabe bearbeitet.

Zusammenfassung

Bereich / Schritt	Wichtigste Information
Vorlagen öffnen	Oben rechts im Aufgaben-Dashboard über „Vorlagen"
Grunddaten der Vorlage	Vorlagenname, Titel, Aufgabentyp, zugewiesener Mitarbeiter, Fälligkeit
Kontakte	Kontaktperson mit E-Mail für automatische Abschlussbenachrichtigung
Verknüpfungen	Mitarbeiter, Objekte, Kunden, Aufträge, Rechnungen verknüpfbar
Separate Aufgaben	Option: Pro verknüpfter Person eine eigene Aufgabe generieren
Wiederholung	Intervall (jährlich, monatlich etc.), optionales Enddatum, Tag-Einstellung
Manuelle Generierung	Über „Aufgabe generieren" oben rechts; automatische Generierung kann dabei deaktiviert werden
Aufgabentypen	In Einstellungen → Aufgabenmanagement; Präfix aus 3–4 Großbuchstaben, Icon und Farbe wählbar
Mitarbeiter-Logbuch	Reiter „Aufgaben" zeigt alle relevanten Aufgaben – auch bei reiner Verknüpfung

Viel Spaß beim Verwenden der Vorlagen und des Aufgabenmanagements in PlanD!

Aufgabenmanagement – Fortgeschritten