Übersicht

In diesem Tutorial lernst du, wie das Aufgabenmanagement in PlanD funktioniert. Du erfährst, wie Aufgaben erstellt, zugewiesen und verwaltet werden – und was der Unterschied zwischen einer Aufgabe und einem Einsatz ist. Außerdem bekommst du einen Überblick über die verschiedenen Ansichten und Filtermöglichkeiten. Im nächsten Tutorial wird gezeigt, wie du Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben richtig nutzt.

Schritt 1: Aufgaben vs. Einsätze – der Unterschied

Bevor du mit dem Aufgabenmanagement arbeitest, ist es wichtig, den grundlegenden Unterschied zu verstehen:

Merkmal	Aufgabe	Einsatz
Zeiterfassung	❌ Keine Zeiterfassung	✅ Zeiterfassung findet statt
Zweck	Zusätzliche Tätigkeiten, die abgearbeitet werden	Geplante Reinigungsleistung
Beispiele	Mitarbeiterunterweisung, Zählerablesung, Kundenanfragen	Reguläre Reinigungseinsätze

💡 Tipp: Aufgaben eignen sich ideal für alles, was erledigt werden soll, aber nicht direkt als Arbeitszeit erfasst wird – z. B. regelmäßige Unterweisungen oder Wartungshinweise.

Schritt 2: Aufgaben erstellen – die drei Wege

Aufgaben können auf drei verschiedene Arten erstellt werden:

Über das Kunden-Dashboard (wird in einem späteren Tutorial vertieft)
Über das Aufgaben-Dashboard in PlanD (direkt im Reiter „Aufgaben")
Über die App – auch Servicekräfte können Aufgaben erstellen

⚠️ Wichtig: Alle Aufgaben, die über das Kunden-Dashboard oder über eine Vorlage (wiederkehrende Aufgabe) erstellt werden, landen automatisch mit dem Status „Neu".

Schritt 3: Die Aufgabenübersicht – Listenansicht

Den Reiter „Aufgaben" findest du in der linken Navigation in PlanD. Die Standard-Ansicht ist die Listenansicht, in der alle Aufgaben übersichtlich dargestellt werden.

Filtermöglichkeiten

Du kannst die Aufgaben nach folgenden Kriterien filtern:

Filter	Beschreibung
Neu	Aufgaben, die gerade erstellt wurden (z. B. über Vorlagen oder Kunden-Dashboard)
Mir zugewiesen	Aufgaben, die dir persönlich zugewiesen sind
Von mir erstellt	Aufgaben, die du selbst angelegt hast
Überfällig	Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist
Archiviert	Abgeschlossene und archivierte Aufgaben

Zusätzlich kannst du nach Aufgabentyp, Zuweisung, Status und Priorität filtern.

Massenänderungen in der Listenansicht

Über die Checkboxen in der Listenansicht kannst du mehrere Aufgaben gleichzeitig auswählen und dann:

Archivieren
Löschen

Schritt 4: Die Kanban-Board-Ansicht

Alternativ zur Listenansicht kannst du auf die Kanban-Board-Ansicht wechseln. Die Aufgaben sind dabei nach Status in Spalten angeordnet.

Drag & Drop: Aufgaben können per Drag & Drop zwischen den Status-Spalten verschoben werden
Auswahlmodus: Über den Auswahlmodus oben können mehrere Aufgaben markiert und als Massenänderung bearbeitet werden – genau wie mit den Checkboxen in der Listenansicht

💡 Tipp: Die Kanban-Ansicht eignet sich besonders gut, wenn du einen schnellen visuellen Überblick über den Bearbeitungsstand aller Aufgaben haben möchtest.

Schritt 5: Eine neue Aufgabe erstellen

Klicke oben rechts im Aufgaben-Dashboard auf „Aufgabe erstellen". Es öffnet sich ein Formular mit folgenden Feldern:

Grunddaten

Feld	Beschreibung
Titel	Name der Aufgabe
Aufgabentyp	Auswählbar; Typen können in den Einstellungen individuell angepasst werden
Priorität	Dringlichkeit der Aufgabe
Fälligkeitsdatum	Optionales Datum, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll
Zugewiesener Mitarbeiter	Die Person, die die Aufgabe erledigen soll
Beschreibung	Zusätzliche Informationen zur Aufgabe
Anhang	Dateien, die dem zugewiesenen Mitarbeiter angezeigt werden

⚠️ Wichtig: Der zugewiesene Mitarbeiter erhält automatisch eine Benachrichtigung in der App, sobald ihm eine neue Aufgabe zugewiesen wird.

Schritt 6: Status und Berechtigungen beim Abschließen von Aufgaben

Beim Abschließen von Aufgaben gelten folgende Berechtigungsregeln:

Rolle	Kann Aufgabe auf „Abgeschlossen" setzen?
Servicekraft (App-User)	❌ Nein – kann nur auf „In Prüfung" setzen
Innendienstmitarbeiter	✅ Ja – kann von „In Prüfung" auf „Abgeschlossen" setzen
Objektleiter	✅ Ja
Admin	✅ Ja

⚠️ Wichtig: Diese Regelung ist eine bewusste Sicherheitsvorkehrung. So kann der Innendienst immer noch einmal prüfen, ob die Aufgabe korrekt erledigt wurde, bevor sie endgültig abgeschlossen wird.

Schritt 7: Kontaktperson hinterlegen

Im Bereich „Kontakt" kannst du eine Kontaktperson zur Aufgabe hinterlegen – in der Regel ein Kunde, der die Aufgabe angefragt hat.

💡 Tipp: Wenn du eine E-Mail-Adresse der Kontaktperson einträgst, kann beim Setzen des Status auf „Abgeschlossen" automatisch eine E-Mail an den Kunden verschickt werden – als Bestätigung, dass das Ticket erledigt wurde.

Schritt 8: Verknüpfungen hinzufügen

Im Bereich „Verknüpfungen" kannst du die Aufgabe mit weiteren Elementen in PlanD verbinden:

Verknüpfung	Beschreibung
Mitarbeiter	Weitere Mitarbeiter, für die die Aufgabe relevant ist (nicht der zugewiesene Bearbeiter!)
Aufträge	Zugehörige Aufträge
Rechnungen	Zugehörige Rechnungen
Geräte	Z. B. für Wartungsaufgaben an bestimmten Geräten

⚠️ Wichtig: Ein über „Verknüpfungen" hinzugefügter Mitarbeiter ist nicht der Bearbeiter der Aufgabe. Die Aufgabe erscheint in der App immer nur bei der zugewiesenen Person.

Zusammenfassung

Bereich / Schritt	Wichtigste Information
Aufgabe vs. Einsatz	Aufgaben haben keine Zeiterfassung; sie dienen zur Abarbeitung zusätzlicher Tätigkeiten
Erstellungswege	Über Kunden-Dashboard, Aufgaben-Dashboard oder die App
Listenansicht	Filterbar nach Status, Typ, Priorität; Massenänderungen möglich
Kanban-Ansicht	Drag & Drop nach Status; Auswahlmodus für Massenänderungen
Aufgabe erstellen	Titel, Typ, Priorität, Fälligkeitsdatum, Zuweisung, Beschreibung, Anhang
Benachrichtigung	Zugewiesener Mitarbeiter wird automatisch per App informiert
Berechtigungen	Servicekräfte können nur „In Prüfung" setzen; Abschluss nur durch Innendienst/Objektleiter/Admin
Kontaktperson	E-Mail-Adresse ermöglicht automatische Abschlussbenachrichtigung an Kunden
Verknüpfungen	Aufgaben können mit Mitarbeitern, Aufträgen, Rechnungen und Geräten verknüpft werden

Im nächsten Tutorial lernst du, wie du Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben richtig nutzt.

Aufgabenmanagement - Grundlegend