In diesem Tutorial lernst du, wie du Kundenstammdaten korrekt in PlanD anlegst. Bestimmte Informationen solltest du von Anfang an hinterlegen, damit Einsatzplanung und Rechnungsstellung reibungslos funktionieren.
Schritt 1: Kundenübersicht aufrufen
So gelangst du zu deinen Kunden:
Klicke in der linken Seitenleiste auf „Objekte"
Wähle den Unterpunkt „Kunden"
Dort siehst du alle Kunden, aufgeteilt in drei Statusbereiche:
Status | Beschreibung |
Aktiv | Bestehende, aktive Kunden |
Interessent | Potenzielle Kunden in der Akquise |
Passiv | Ehemalige oder inaktive Kunden |
Schritt 2: Grundlegende Kundendaten hinterlegen
Wenn du einen Kunden öffnest oder neu anlegst, findest du folgende Felder:
Kundenname & Kundennummer
Kundenname: Name des Kunden
Kundennummer: Sollte idealerweise die Debitorennummer aus deinem Finanzbuchhaltungssystem sein — das ist später für den Rechnungsexport wichtig
Adresse
Hinterlege hier am besten die Rechnungsadresse
Optional: Adresszusatz
💡 Hinweis zur Reihenfolge auf der Rechnung: Kundenname → Adresszusatz → Adresse
Schritt 3: Kontakte anlegen (empfohlen)
Statt allgemeiner Kontaktinformationen empfehlen wir, individuelle Kontakte anzulegen. Der Vorteil:
Vorname & Nachname hinterlegen
E-Mail-Adresse & Telefonnummer pro Kontakt
Kontakte können mit einzelnen Objekten verknüpft werden
Kontakte können optional in der App auf dem Einsatz angezeigt werden — praktisch z. B. für Hausmeister oder andere Ansprechpartner vor Ort
Schritt 4: Vertragsdaten festlegen
Im Reiter „Vertrag" kannst du festlegen:
Vertragsstart und Vertragsende
Status des Kunden (z. B. Aktiv, Interessent, Passiv)
⚠️ Wichtig beim Vertragsende: Wenn du ein Vertragsende setzt, werden automatisch auch alle zugehörigen Objekte, Aufträge und Einsätze auf Passiv gesetzt. Gehe hier sorgfältig vor, da das weitreichende Auswirkungen auf weitere Funktionen in PlanD hat!
Schritt 5: Dokumente & sensible Daten
Im Reiter „Dokumente" kannst du kundenbezogene Dokumente hochladen.
⚠️ Achtung: Bei Kunden haben aktuell alle Dashboard-Nutzer (Objektleiter, Innendienst & Admin) Zugriff auf hinterlegte Dokumente. Wir empfehlen daher, keine sensiblen Verträge oder vertraulichen Daten hier hochzuladen.
Tipp für eingeschränkte Sichtbarkeit: Nutze stattdessen die Nachrichten-Funktion mit Anhang. Dort kannst du die Zugriffsrechte gezielter einschränken (z. B. nur für Admins sichtbar). Diese Dokumente findest du dann im Logbuch unter „Dateien".
Schritt 6: Rechnungswesen konfigurieren
Der wichtigste Reiter im Kundendatensatz ist „Rechnungswesen". Hier hinterlegst du alle rechnungsrelevanten Daten.
E-Mail für Rechnungsversand
Hinterlege die E-Mail-Adresse, an die Rechnungen versendet werden sollen.
Rechnungsempfänger
Optionaler Zusatzname auf der Rechnung
Reihenfolge auf der Rechnung: Kundenname → Rechnungsempfänger → Adresszusatz → Adresse
Falls der Rechnungsempfänger nicht auf der Rechnung erscheinen soll: Option „Rechnungsempfänger auf Dokumenten ausblenden" aktivieren
Zahlungsbedingungen
Individuelle Zahlungsbedingungen pro Kunde festlegen
Skonto für einzelne Kunden hinterlegen
X-Rechnung (elektronische Rechnung)
Falls der Kunde eine X-Rechnung erhält, können folgende Felder hinterlegt werden:
Feld | Beschreibung |
Leitweg-ID | Pflichtfeld für X-Rechnungen |
Bestellnummer | Referenz des Kunden |
Lieferantennummer | Deine Nummer beim Kunden |
Umsatzsteuer-ID
Wird auf der Rechnung abgedruckt
Abweichende Debitorennummer
Falls die Debitorennummer nicht mit der Kundennummer übereinstimmt, kann hier eine abweichende Debitorennummer hinterlegt werden
Zusammenfassung
Bereich | Wichtigste Einstellung |
Grunddaten | Kundennummer = Debitorennummer aus der Finanzbuchhaltung |
Adresse | Rechnungsadresse hinterlegen |
Kontakte | Einzelkontakte statt allgemeiner Kontaktdaten anlegen |
Vertrag | Vorsicht beim Vertragsende — betrifft Objekte, Aufträge & Einsätze |
Dokumente | Keine sensiblen Daten — stattdessen Nachrichten mit Anhang nutzen |
Rechnungswesen | E-Mail, Zahlungsbedingungen & X-Rechnung konfigurieren |
Im nächsten Video lernst du, wie du Objekte in PlanD korrekt anlegst und verwaltest.