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Tipps & Tricks rund um das Rechnungswesen in PlanD

Verfasst von PlanD Team
Vor über 3 Wochen aktualisiert

Behandelte Themen:

  1. Dynamische Positionen mit Praxisbeispielen

  2. Rechnungsvorlagen & Sonderfälle („Extrawürste“)

  3. Sammelrechnungen

  4. Filter & Tabellenansichten

  5. Faktura-Dashboard

1. Dynamische Positionen richtig einsetzen

Dynamische Positionen ermöglichen es, Rechnungsbeträge automatisch auf Basis von Einsatz- oder Zeitdaten zu berechnen.

1.1 Eine wiederkehrende Rechnung erstellen

Pfad:

Faktura → Aufträge → Auftrag öffnen

Beispiel aus dem Webinar:

  • Auftrag: Unterhaltsreinigung

  • Monatliche Abrechnung

  • Abrechnung am letzten Tag des Monats

Man kann diese entweder zunächst als Entwurf erstellen, dann wird sie Euch nochmal geschickt bevor sie an den Kunden raus geht, oder sofort als fertige Rechnung, die automatisch an dem festgelegten Datum an den Kunden geschickt wird.

Dort kann man direkt auch einstellen, wie die Rechnung an den Kunden geschickt werden soll. Wenn man diese zum Beispiel als ZUGFeRD-Rechnung per Mail verschicken möchte, wird einem auch nochmal angezeigt, welche Informationen im System hinterlegt sein müssen.

Standardposition anlegen

  1. Im Auftrag eine neue Position hinzufügen

  2. Beschreibung z. B. „Unterhaltsreinigung“

  3. Menge = 1

  4. Preis = 1.000 €

  5. Speichern

➡ Ergebnis: Pauschale Monatsrechnung.

1.2 Dynamische Position: Terminausfälle automatisch abziehen

Neu im System: Bezug auf nicht durchgeführte Termine.

Anwendungsbeispiel

  • Monatspauschale: 1.000 €

  • Pro nicht durchgeführtem Termin: –100 €

Einrichtung

  1. Erste Position: Pauschale 1.000 €

  2. Zweite Position hinzufügen

  3. Positionsart: Dynamisch

  4. Bezugsgröße: „Nicht durchgeführte Termine“

  5. Preis: –100 €

➡ Für jeden nicht gestempelten Termin reduziert sich die Rechnung automatisch.

1.3 Dynamische Stundenabrechnung (Hausmeister / Bereitschaft)

Szenario:

  • Keine Einsatzplanung

  • Mitarbeiter stempeln per freier Zeiterfassung

Einrichtung

Position 1: Stunden

  • Typ: Dynamisch

  • Bezugsgröße: Lohnzeiten

  • Preis: 50 € pro Stunde

Position 2: Anfahrt

  • Typ: Dynamisch

  • Bezugsgröße: Durchgeführte Termine

  • Preis: 20 € pro Termin

Wichtig

  • Werden keine Stunden erfasst → wird auch keine Rechnung erstellt

  • Wenn über den Auftrag Stunden erfasst werden, wird automatisch eine Rechnung erstellt und die 20€ Anfahrt werden automatisch hinzugefügt

  • Das System erstellt keine 0-€-Rechnung

  • Der Leistungszeitraum springt automatisch weiter

2. Rechnungsvorlagen & Sonderfälle („Extrawürste“)

Rechnungsvorlagen ermöglichen individuelle Texte und Einstellungen je Kundengruppe.

2.1 Standardtexte hinterlegen

Pfad:

Einstellungen → Rechnungswesen

Hier definierbar:

  • Rechnungs Kopftext

  • Rechnungs Fußtext

Neu:

👉 Verwendung von Textvariablen möglich (z. B. Ansprechpartner, Leistungszeitraum, IBAN, Zahlungsziel).

2.2 SEPA-Kunden gesondert behandeln

Um SEPA-Rechnungsvorlagen zu erstellen, geht Ihr in den Einstellungen ins das Rechnungswesen zu den Rechnungsvorlage und könnt dort eine neue Rechnungsvorlage für SEPA erstellen.

Standardtext:

„Bitte überweisen Sie den Betrag…“

Für SEPA-Kunden sinnvoll:

„Wir ziehen den Betrag von Ihrem Konto ein…“

Auch hier könnt Ihr wieder mit den Textvorlagen arbeiten.

Vorgehen

  1. Neue Rechnungsvorlage anlegen

  2. Individuellen Text einfügen

  3. Vorlage erstellen

2.3 Vorlage am Auftrag hinterlegen

Pfad:

Einstellungen → Rechnungswesen -> Rechnungsvorlagen

  1. Feld „Rechnungsvorlage“ auswählen

  2. Gewünschte Vorlage hinterlegen

Wenn keine Vorlage ausgewählt:

➡ Es gilt die allgemeine Standardvorlage, die unter Allgemein eingestellt ist.

2.4 Vorlage per Massenänderung anpassen

Pfad:

Faktura → Aufträge

  1. Mehrere Aufträge markieren

  2. „Massenänderung“ wählen

  3. Rechnungsvorlage setzen

So könnt Ihr ganz easy bei mehreren Aufträgen eine Rechnungsvorlage hinterlegen.

2.5 Individuelles Briefpapier je Vorlage

Neu:

Man kann auf Rechnungsvorlagen-Ebene nun auch ein eigenes Briefpapier für seine Rechnungen hinterlegen. Dafür gehen wir wieder in den Einstellungen im Rechnungswesen auf unsere Rechnungsvorlagen und dann auf Vorlage mit Briefpapier.

Dort können wir dann ein individuelles Briefpapier hinterlegen und speichern.

2.6 Zahlungsbedingungen richtig nutzen

Man kann neuerdings auch individuelle Zahlungsbedingungen für einzelne Kunden, wie zum Beispiel Skonto o.Ä., hinterlegen. Dies geht ebenfalls in den Einstellungen unter Zahlungsbedingungen.

Beispiel:

  • Zahlungsziel als Datum

  • Skonto-Regelung mit Variable

Dieser Text wird automatisch unter dem Fußtext angedruckt.

Diese Standardzahlungsbedingungen sind ebenfalls bei den Rechnungsvorlagen hinterlegt und können dort geändert werden oder wenn ihr auf den Kunden geht im Rechnungswesen.

3. Sammelrechnungen erstellen

Sammelrechnungen funktionieren ausschließlich mit Entwürfen.

3.1 Voraussetzungen

  • Gleicher Kunde

  • Rechnungen im Entwurfsstatus

Dafür können wir oben in der Leiste nach Kunden filtern und uns alle Rechnungen fpr diesen Kunden anzeigen lassen.

3.2 Zusammenführen

Pfad:

Faktura → Rechnungen → Entwürfe

  1. Nach Kunde filtern

  2. Mehrere Rechnungen markieren

  3. Auf Zusammenführen klicken

3.3 Plausibilitätsprüfung

Das System prüft:

  • Rechnungsdatum

  • Zahlungsziel

  • Leistungsempfänger

  • Rechnungsanschrift

Bei Abweichungen:

➡ Auswahlmaske erscheint

➡ Gewünschten Wert auswählen

➡ „Zusammenführen“ klicken

Ergebnis:

Eine kombinierte Sammelrechnung.

4. Filter & Tabellenansichten optimal nutzen

Alle Tabellen in PlanD sind anpassbar.

4.1 Sendestatus einblenden (sehr empfohlen 🙂)

Pfad:

Faktura → Rechnungen

  1. „Spalten“ klicken

  2. „Sendestatus“ aktivieren

  3. Spalte verschieben

Damit sehen Sie auf einen Blick:

  • Welche Rechnungen versendet wurden

  • Welche fehlgeschlagen sind

  • Welche noch offen sind

Man kann dann natürlich auch nach dem Sendungsstatus filtern z.B. nach nicht versendeten Rechnungen, fehlgeschlagenen Rechnungen oder bereits versendeten Rechnungen

5. Das Faktura-Dashboard als Steuerungsinstrument

Pfad:

Faktura

Über das Faktura Dashboard können wir unseren gesamten Umsatz in sehr ansehnlichen Diagrammen sehen. Und zwar so gefiltert wie wir das jeweils sehen möchten.

5.1 Zeitraum einstellen

Rechts oben:

  • Jahr

  • Monat

  • Woche

  • Tag

5.2 Aufteilung ändern

Unter AUfteilung können wir uns das Diagramm so anzeigen lassen wie wir das wollen. Wir können zum Beispiel mit welchen Kunden wir am meisten Geld machen oder mit welchem Objekt oder welcher Auftragsart.

Beispiel:

Wie viel Umsatz entsteht durch Unterhaltsreinigung vs. Sonderreinigung oder durch Kunde XY?

5.3 Interaktive Detailansicht

Man kann hier auch alles anklicken. Zum Beispiel bei der Auftragsart kann man sich alle Bodenreinigung-Rechnungen anzeigen lassen. Und auch hier kann man dann wieder jede einzelne Rechnung nochmal öffnen und nachvollziehen.

  1. Balken anklicken

  2. Rechnungsübersicht erscheint

  3. Einzelne Rechnung öffnen

➡ Ideal zur Nachvollziehbarkeit.

FAQ- Häufig gestellte Fragen

Kann ich einen Auftrag mit einer Massenänderung bearbeiten?

Einige Felder – zum Beispiel das Startdatum – lassen sich bequem über eine Massenänderung für mehrere Datensätze gleichzeitig anpassen.

Bestimmte abrechnungsrelevante Angaben wie Abrechnungsart, Abrechnungsintervall oder Abrechnungstag können hingegen nicht per Massenänderung bearbeitet werden. Diese Felder müssen direkt im jeweiligen Auftrag geändert werden.

Vorgehensweise zur Einzelbearbeitung

  1. Öffnen Sie die Auftragsübersicht.

  2. Wählen Sie einen Auftrag aus und öffnen Sie diesen.

  3. Nutzen Sie die Navigationspfeile oben rechts, um zum jeweils nächsten Datensatz in der Liste zu wechseln.

  4. Nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen im jeweiligen Auftrag vor.

Auf diese Weise können Sie mehrere Aufträge nacheinander effizient prüfen und bearbeiten.
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Viel Spaß mit dem Rechnungswesen in PlanD! Wenn noch weitere Fragen entstehen, meldet Euch gerne bei unserem Support 😊

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