1. Vorbereitung in PlanD
Bevor ihr den Export durchführt, stellt bitte sicher, dass folgende Punkte in PlanD korrekt eingestellt sind:
Mandanten- und Beraternummer hinterlegen
→ In Einstellungen > Allgemein > Steuereinstellungen tragt ihr eure Mandanten- und Beraternummer ein.
Im nächsten Schritt überprüft und überarbeitet ihr folgende Punkte:
a) Mitarbeiternummern abgleichen
→ Die Mitarbeiternummern in PlanD müssen mit denen in DATEV übereinstimmen.
b) Lohnarten und Zuschläge überprüfen
→ Stellt sicher, dass allen Mitarbeitenden die korrekten Lohnarten mit den passenden Lohnnummern inklusive Zuschläge zugeordnet sind.
c) Abwesenheiten und Fahrzeiten kontrollieren
→ In Abwesenheiten > Abwesenheitsarten sowie Zeiterfassung > Fahrzeit müssen die entsprechenden Lohnnummern korrekt hinterlegt sein.
d) Zeiten freigeben
→ Überprüft, ob alle Zeiten für den gewünschten Monat vollständig erfasst und freigegeben sind.
2. Lohnabrechnung exportieren aus PlanD
Öffnet in PlanD die Lohnabrechnung und wählt den gewünschten Monat aus.
Klickt oben auf Lohnexport erstellen und wählt als Exporttyp den DATEV-Lohn & Gehalt ASCII-Import.
Wichtig: Die exportierte ZIP-Datei müsst ihr entpacken (also einmal öffnen) – darin befindet sich eine .csv-Datei.
Speichert diese CSV-Datei an einem Ort, den ihr gleich leicht wiederfindet.
Diese Daten sollten dann ungefähr so aussehen:
3. Import in DATEV Lohn & Gehalt
Hinweis: Die Schritte 1 bis 5 müssen nur einmal vor dem ersten Export in DATEV Lohn & Gehalt durchgeführt werden.
Sobald der ASCII-Import Assistent korrekt angelegt wurde, könnt ihr ihn für alle künftigen Monatsimporte wiederverwenden.
Schritt 1: ASCII-Import Assistent öffnen
Öffnet DATEV Lohn & Gehalt.
Schließt alle Fenster und klickt in der oberen Menüleiste auf Extras > ASCII-Import Assistent.
Schritt 2: Neues Format anlegen
Erstellt ein neues Format unter dem Namen PlanD.
Schritt 3: Trennzeichen auswählen
Bei der Frage "Welche Art der Trennung liegt vor?" wählt ihr Trennzeichen und klickt auf Weiter.
Schritt 4: Formatbeschreibung festlegen
Legt die Formatbeschreibung und Trennzeichen exakt entsprechend folgender Datei fest.
Falls ihr weitere Spalten (wie z.B. Kostenstellen) benötigt, könnt ihr diese hier ergänzen – dafür müsst ihr die CSV-Datei aus PlanD vorher entsprechend manuell bearbeiten.
Die Datei aus PlanD sieht unbearbeitet so aus:
Falls ihr Daten hinzufügen müsst, könnt ihr die Datei manuell überarbeiten. Dann würde sie beispielsweise so aussehen:
Schritt 5: Fertigstellen
Sobald die Einstellungen vollständig sind, klickt ihr auf Fertigstellen.
Der ASCII-Import Assistent ist nun für die PlanD-Datei einsatzbereit.
Schritt 6: Daten importieren
Klickt in der oberen Leiste auf Erfassen > Bewegungsdaten > Importieren.
Tragt den gewünschten Monat und das Jahr des Lohnzeitraums ein.
Wählt unter Herstellerformatierung das angelegte Format PlanD aus.
Bei der Dateiauswahl klickt auf "Von diesem PC...".
Wichtig: Unten rechts müsst ihr "Alle Dateitypen" auswählen, damit ihr auch die aus PlanD exportierte .csv-Datei seht.
Wählt die CSV-Datei aus PlanD aus und klickt auf Öffnen.
Schritt 7: Fehler prüfen & Daten einsehen
Falls es fehlerhafte Daten in der Datei gibt, werden sie euch angezeigt – ihr könnt diese dann manuell bearbeiten oder löschen.
Die importierten Daten findet ihr in der Monatserfassung.
Zusätzliche Hilfe
Bei weiteren Fragen helfen euch ggf. folgende Klick-Tutorials von DATEV:
Viel Erfolg beim Export und Import eurer Lohndaten mit PlanD und DATEV!