In diesem Tutorial erkläre ich euch, wie ihr den Produktimport in PlanD korrekt durchführt. Hier gibt es einige wichtige Details zu beachten, damit eure Produkte und Dienstleistungen richtig in das System übernommen werden.
Die Import Datei sollte wie folgt aussehen:
Produktart:
Der erste Schritt ist die Auswahl der Produktart. Ihr unterscheidet hier zwischen Artikeln (z.B. für die Materialbestellungen) und Dienstleistungen (z.B. für die Rechnungen).
Interne Produktnummer:
Als Nächstes gebt ihr die interne Produktnummer ein. Diese muss aus Zahlen bestehen. Ihr könnt entweder neue Nummern vergeben oder vorhandene interne Produktnummern übernehmen, falls ihr bereits welche intern vergeben habt.
Externe Produktnummer:
Die externe Produktnummer ist optional, aber nützlich, wenn ihr bei der Materialbestellung auch Lieferscheine generieren und an Lieferanten per E-Mail versenden wollt. Hier könnt ihr auch Buchstaben in der Nummer verwenden. Bei Dienstleistungen ist sie nicht relevant.
Produktname:
Gebt nun den Produktnamen ein. Dieser sollte klar und präzise sein. Beispiele wären „Glasreinigung“ für eine Dienstleistung oder „Handschuhe gelb, Größe S“ für einen Artikel.
Produktbeschreibung:
Ihr habt die Möglichkeit, eine Produktbeschreibung hinzuzufügen. Diese Beschreibung erscheint bei den Dienstleistungen auch in der Rechnungsposition, z.B. „Glasreinigung (Produktname) inklusive Rahmen innen und außen (Produktbeschreibung)“. Bei Artikeln könnt ihr interne Informationen hinzufügen. Diese sind jedoch nur in eurem Dashboard sichtbar und nicht für Mitarbeiter in der App.
Produktgruppe:
Die Produktgruppe hilft euch bei der internen Sortierung. Hier könnt ihr Dienstleistungen nach Reinigungsarten oder Artikel nach Kategorien wie Schutzkleidung oder Putzmittel gruppieren und im Dashboard bei Bedarf gefiltert anzeigen lassen.
Lieferant:
Bevor ihr ein Produkt importiert, müssten eigentlich Lieferanten im Dashboard erstellt werden, damit diese zugeordnet werden können. Ihr könnt jedoch auch einfach die Lieferantennummer „1“ zuordnen und den passenden Lieferanten im Nachhinein hinzufügen.
Einheit:
Für Dienstleistungen könnt ihr als Einheit beispielsweise „Stunde“ oder "Pauschal" eintragen – je nachdem, wie ihr eure Kunden für die folgende Dienstleistungen abrechnet. Bei den Artikeln könnt ihr beispielsweise „Stück“ bzw. "Stk." oder "Flasche" bzw. "Fl."verwenden. Haltet diese Bezeichnungen möglichst kurz, da sie so auf den Materialbestellungen besser angezeigt werden.
Verkaufspreis:
Beim Eintragen des Verkaufspreises müsst ihr darauf achten statt Kommazahlen einen Punkt (z.B. „19.99“ statt „19,99“) einzutragen, damit wir die Daten korrekt importieren können. Es muss immer ein Preis eingetragen werden, selbst wenn dieser individuell je nach Kunde angepasst wird. Falls kein Preis vorliegt, könnt ihr auch „0“ eintragen.
Einkaufspreis:
Der Einkaufspreis kann ebenfalls angegeben werden. Dieser Preis ist für eure interne Kalkulation wichtig.
Währung:
Die Währung gebt ihr als Abkürzung ein, entweder „EUR“ für Euro oder „CHF“ für Schweizer Franken.
Steuer:
Zum Schluss tragt ihr die Steuer ein. Achtet darauf, den richtigen Steuersatz zu verwenden, z.B. „0.19“ für 19% Mehrwertsteuer.
Mit diesen Schritten habt ihr alle notwendigen Informationen für den Produktimport in Plan D vorbereitet.