Stammdaten sind die wichtigste Grundlage für einen erfolgreichen Start mit PlanD. Daher ist es essenziell, dass ihr euch die Zeit nehmt, die Daten so vorzubereiten, dass ihr die Software von Anfang an optimal nutzen könnt.

Wir beginnen mit dem Mitarbeiterimport:

Der erste Schritt ist die Angabe der Personalnummer für jeden Mitarbeiter. Hierbei ist es wichtig, dass ihr euch mit eurem Lohnbüro abstimmt, um sicherzustellen, dass jede Personalnummer korrekt ist. Diese Nummer wird später auch im Export der Lohnzeiten aus PlanD verwendet.

Als Nächstes gebt ihr die Anrede, den Nachnamen, den Vornamen und die Adresse des Mitarbeiters ein. Achtet besonders darauf, dass der Ort und das Land korrekt ausgeschrieben werden. Wenn der Mitarbeiter in Deutschland arbeitet, schreibt „Deutschland“ aus und nicht „DE“.

Das Geburtsdatum des Mitarbeiters ist ein weiteres wichtiges Feld. Wenn ihr dieses korrekt eintragt, erhaltet ihr an dem Tag eine Push-Benachrichtigung in eurem Dashboard, an dem der Mitarbeiter Geburtstag hat. Achtet darauf, das Datum im Format „TT.MM.JJJJ“ einzugeben.

Im nächsten Schritt tragt ihr die privaten Telefonnummern der Mitarbeiter oder die Telefonnummern der Mitarbeiterhandys ein. Vergesst nicht, die Landesvorwahlen korrekt anzugeben, zum Beispiel „+49“ für Deutschland oder „+43“ für Österreich.

Nun geht es um die Beschäftigungsart. Hier habt ihr die Freiheit, die Mitarbeiter so zu kategorisieren, wie es für euren Einsatzplan am sinnvollsten ist. Beispiele wären „Gebäudereiniger“, „Innendienst“, „Büro“ oder „Objektleiter“.

Tragt als Nächstes die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein und wählt die bevorzugte Sprache aus, in der interne Informationen kommuniziert werden sollen. Die App erkennt anhand der Systemsprache des Handys automatisch die richtige Sprache und passt sich daran an. Die hier gewählte Sprache hat daher keine Auswirkungen auf die Sprache der App.

Zuletzt gebt ihr die wöchentlichen Arbeitsstunden des Mitarbeiters an. Achtet darauf, nur ganze Zahlen einzutragen, da Kommazahlen nicht importiert werden können.

Mit diesen Schritten habt ihr alle notwendigen Daten für den Mitarbeiterimport in PlanD korrekt vorbereitet.

Eure Excel-Tabelle sollte ungefähr so aussehen:

Der erste Schritt ist die Eingabe der Kundennummer. Am besten übernehmt ihr die bereits intern verwendete Kundennummer, insbesondere wenn ihr in der Vergangenheit Rechnungen an diesen Kunden verschickt habt und die Kundennummer dort abgedruckt wurde.

Als Nächstes gebt ihr den Kundennamen und die vollständige Adresse ein. Achtet darauf, dass der Ort und das Land vollständig ausgeschrieben werden. Diese Adresse wird später auf allen Rechnungen, Angeboten und anderen Dokumenten unter dem Kundennamen abgebildet.

In diesem Feld könnt ihr einen Adresszusatz angeben, zum Beispiel eine C/O-Adresse, wie etwa die Hausverwaltung oder andere relevante Zusatzinformationen.

Zum Schluss fügt ihr die Kontaktdetails des Kunden hinzu, darunter Telefonnummern, Mobilnummern, E-Mail-Adressen und Ansprechpartner.

Mit diesen Schritten habt ihr alle notwendigen Informationen für den Kundenimport in PlanD erfolgreich vorbereitet.

Eure Import Datei sollte so aussehen:

Der erste Schritt ist die Eingabe der Kundennummer. Diese muss mit den Kundennummern aus eurer Kundenliste übereinstimmen, damit die Objekte korrekt zugeordnet werden können. Zum Beispiel, wenn der Kunde die Nummer „1001“ hat, sollte diese hier ebenfalls verwendet werden.

Als Nächstes gebt ihr die Objektnummer ein. Ihr könnt entweder den bereits bestehenden Nummernkreislauf aus eurem internen System verwenden oder einen neuen Kreislauf starten. Wichtig ist, dass hier nur Zahlen verwendet werden können; Buchstaben können wir nicht importieren.

Der Objektname sollte eindeutig sein, damit die Mitarbeiter sofort wissen, um welches Objekt es sich handelt. Es ist oft sinnvoll, den Objektname vom Kundennamen zu unterscheiden. Wenn der Kunde beispielsweise Frau Müller heißt, könnte das Objekt „Büro Frau Müller“ genannt werden. Alternativ könnt ihr auch die Adresse als Objektname verwenden, wie „Straße 1A“.

Gebt nun die vollständige Adresse des Objekts an, einschließlich Straße, Postleitzahl, Ort und Land. Achtet darauf, dass diese Informationen korrekt sind, da sie für das GPS-Tracking der Mitarbeiter beim Ein- und Ausstempeln verwendet werden.

In diesem Feld tragt ihr die Mitarbeiternummer des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin ein, die für dieses Objekt verantwortlich ist. Das könnte zum Beispiel die Nummer „100“ sein. In der Regel ist dies der Inhaber oder die Inhaberin des Unternehmens, aber es kann auch jede andere relevante Mitarbeiternummer verwendet werden.

Als Nächstes kommt die Beschreibung des Objekts. Diese Beschreibung ist für die Mitarbeiter im Einsatz sichtbar und sollte daher objektbezogene Informationen enthalten, wie zum Beispiel „Zweimal wöchentliche Unterhaltsreinigung“ oder „Bitte die Tür richtig abschließen“.

Zum Schluss gebt ihr den Ansprechpartner sowie dessen Handy-, Festnetznummer und E-Mail Adresse ein. Der Ansprechpartner und seine Kontaktdaten sind für den Mitarbeiter im Einsatz nicht sichtbar.

Mit diesen Schritten habt ihr alle notwendigen Informationen für den Objektimport in PlanD korrekt vorbereitet.

Die Datei sollte ungefähr so aussehen:

Der erste Schritt ist die Eingabe der grundlegenden Kontaktdaten, wie Anrede, Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Wenn ihr das Faktura-Modul in PlanD gebucht habt, kann es sinnvoll sein, hier die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers zu hinterlegen. So könnt ihr Rechnungen direkt an diesen Kontakt per E-Mail senden.

Im nächsten Schritt tragt ihr die Telefonnummer und Mobilnummer des Kontakts ein. Diese Informationen sind wichtig für die interne Kommunikation und sollten korrekt und vollständig eingetragen werden.

Nun gebt ihr die Kundennummer ein, der dieser Kontakt zugeordnet werden soll. Diese Kundennummer muss mit einer bestehenden Kundennummer in eurem System übereinstimmen, damit die Zuordnung korrekt erfolgt.

Ihr habt die Möglichkeit, dem Kontakt auch eine Objektnummer zuzuweisen. Hier könnt ihr entscheiden, ob der Kontakt nur einem Kunden, nur einem Objekt oder beiden zugeordnet werden soll. Gebt entweder nur die Kundennummer, nur die Objektnummer oder beide Nummern ein, je nachdem, wie ihr den Kontakt organisieren möchtet.

Als Nächstes tragt ihr die Position des Kontaktes ein, zum Beispiel „Geschäftsführer“. Diese Information hilft, den Kontakt im Unternehmen besser einzuordnen.

Zuletzt könnt ihr im Kommentarfeld zusätzliche Informationen hinterlegen, die für euch intern relevant sind. Dies könnte beispielsweise sein „gerne duzen“ oder andere Hinweise, die nützlich sind, wenn ihr diesen Kontakt ansprecht.

Mit diesen Schritten habt ihr alle notwendigen Informationen für den Kontaktimport in Plan D korrekt vorbereitet.

Die Import Datei sollte wie folgt aussehen:

Der erste Schritt ist die Auswahl der Produktart. Ihr unterscheidet hier zwischen Artikeln (z.B. für die Materialbestellungen) und Dienstleistungen (z.B. für die Rechnungen).

Als Nächstes gebt ihr die interne Produktnummer ein. Diese muss aus Zahlen bestehen. Ihr könnt entweder neue Nummern vergeben oder vorhandene interne Produktnummern übernehmen, falls ihr bereits welche intern vergeben habt.

Die externe Produktnummer ist optional, aber nützlich, wenn ihr bei der Materialbestellung auch Lieferscheine generieren und an Lieferanten per E-Mail versenden wollt. Hier könnt ihr auch Buchstaben in der Nummer verwenden. Bei Dienstleistungen ist sie nicht relevant.

Gebt nun den Produktnamen ein. Dieser sollte klar und präzise sein. Beispiele wären „Glasreinigung“ für eine Dienstleistung oder „Handschuhe gelb, Größe S“ für einen Artikel.

Ihr habt die Möglichkeit, eine Produktbeschreibung hinzuzufügen. Diese Beschreibung erscheint bei den Dienstleistungen auch in der Rechnungsposition, z.B. „Glasreinigung (Produktname) inklusive Rahmen innen und außen (Produktbeschreibung)“. Bei Artikeln könnt ihr interne Informationen hinzufügen. Diese sind jedoch nur in eurem Dashboard sichtbar und nicht für Mitarbeiter in der App.

Die Produktgruppe hilft euch bei der internen Sortierung. Hier könnt ihr Dienstleistungen nach Reinigungsarten oder Artikel nach Kategorien wie Schutzkleidung oder Putzmittel gruppieren und im Dashboard bei Bedarf gefiltert anzeigen lassen.

Bevor ihr ein Produkt importiert, müssten eigentlich Lieferanten im Dashboard erstellt werden, damit diese zugeordnet werden können. Ihr könnt jedoch auch einfach die Lieferantennummer „1“ zuordnen und den passenden Lieferanten im Nachhinein hinzufügen.

Für Dienstleistungen könnt ihr als Einheit beispielsweise „Stunde“ oder "Pauschal" eintragen – je nachdem, wie ihr eure Kunden für die folgende Dienstleistungen abrechnet. Bei den Artikeln könnt ihr beispielsweise „Stück“ bzw. "Stk." oder "Flasche" bzw. "Fl."verwenden. Haltet diese Bezeichnungen möglichst kurz, da sie so auf den Materialbestellungen besser angezeigt werden.

Beim Eintragen des Verkaufspreises müsst ihr darauf achten statt Kommazahlen einen Punkt (z.B. „19.99“ statt „19,99“) einzutragen, damit wir die Daten korrekt importieren können. Es muss immer ein Preis eingetragen werden, selbst wenn dieser individuell je nach Kunde angepasst wird. Falls kein Preis vorliegt, könnt ihr auch „0“ eintragen.

Der Einkaufspreis kann ebenfalls angegeben werden. Dieser Preis ist für eure interne Kalkulation wichtig.

Die Währung gebt ihr als Abkürzung ein, entweder „EUR“ für Euro oder „CHF“ für Schweizer Franken.

Zum Schluss tragt ihr die Steuer ein. Achtet darauf, den richtigen Steuersatz zu verwenden, z.B. „0.19“ für 19% Mehrwertsteuer.

Mit diesen Schritten habt ihr alle notwendigen Informationen für den Produktimport in Plan D vorbereitet.

Der erste Schritt ist die Eingabe der Objektnummer. Dies ist die Nummer, die ihr intern für eure Objekte vergeben habt. Diese Nummer muss mit den bereits in eurem System hinterlegten Objektnummern übereinstimmen, um eine korrekte Zuordnung zu gewährleisten.

Als Nächstes gebt ihr die Artikelnummer ein. Diese Nummer habt ihr bereits beim Artikelimport definiert. Stellt sicher, dass die Artikelnummer mit der internen Nummer übereinstimmt, die ihr im System verwendet.

Das Budget legt fest, wie oft ein Artikel innerhalb eines bestimmten Zeitraums bestellt werden kann. In diesem Fall ist der Zeitraum auf 30 Tage festgelegt. Wenn ihr zum Beispiel ein Budget von „3“ festlegt, bedeutet dies, dass der Artikel in einem 30-Tage-Zyklus maximal dreimal bestellt werden kann. Nach Ablauf dieser 30 Tage kann der Artikel dann erneut maximal dreimal bestellt werden.

Falls ihr ein unbegrenztes Budget festlegen möchtet, könnt ihr stattdessen eine „0“ eingeben. Dies bedeutet, dass es keine Begrenzung für die Anzahl der Bestellungen dieses Artikels innerhalb des 30-Tage-Zeitraums gibt.

Mit diesen einfachen Schritten habt ihr den Materialschrank-Import in Plan D vorbereitet.