Das Mahnwesen ist ein Prozess, bei dem Unternehmen säumige Zahlungen von Kunden einfordern, die ihre Rechnungen nicht rechtzeitig beglichen haben. In der Gebäudereinigungsbranche, in der es oft um regelmäßige Dienstleistungen geht, ist ein effizientes Mahnwesen von großer Bedeutung, um den Cashflow aufrechtzuerhalten und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu sichern.
In diesem Artikel erfährst du, wie du in PlanD Mahnungsvorlagen korrekt erstellen und verwenden kannst:
Schritt 1: Erstellen der Mahnungsvorlage
In den Einstellungen > Rechnungswesen > Mahnungsvorlagen kannst du eigenständig Mahnungsvorlagen erstellen.
Dabei kannst du den Belegtitel, das Zahlungsziel sowie Kopf- und Fußzeilen individuell anpassen. Seit unserem Update hast du sogar die Möglichkeit, den E-Mail-Text so zu formulieren, wie du ihn gerne versenden möchtest:
⚠️ Bitte beachte, dass individuelle Anreden (Frau/Herr, Nachname, etc.) noch nicht möglich sind und es sich um einen Standard-E-Mail-Text handelt.
Schritt 2: Überfällige Rechnungen verwalten
Wenn ein Kunde eine Rechnung bis zum Zahlungsdatum nicht beglichen hat, erscheint sie im Reiter "überfällig".
Schritt 3: Mahnung erstellen
Wähle die überfällige Rechnung aus, klicke auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke des Fensters und wähle "Mahnung erstellen".
Schritt 4: Versenden der Mahnung
Wähle die gewünschte Mahnungsvorlage aus und erstelle die Mahnung. An diese erstellte Mahnung kannst du die Rechnung als Anhang hinzufügen und per E-Mail versenden.
Die gemahnte Rechnung befindet sich nun unter folgendem Reiter:
Schritt 5: Fortsetzung des Mahnprozesses und Abwicklung von Zahlungen
Du kannst aus der gemahnten Rechnung heraus erneut über die drei Punkte eine neue Mahnung erstellen. Diesen Prozess kannst du so lange fortsetzen, wie es benötigt wird.
Wenn die Rechnung endlich bezahlt wurde, klicke wie gewohnt auf "Rechnung bezahlt" oder das System stellt es automatisiert auf bezahlt, wenn du PlanD mit dem deiner Bank verknüpft hast.