Unter Rechnungswesen > Rechnungsvorlagen in den Einstellungen kannst du individuelle Rechnungsvorlagen erstellen, um deine Rechnungen noch passgenauer zu gestalten und den Abrechnungsprozess zu vereinfachen.
Warum können Rechnungsvorlagen nützlich sein?
Stell dir vor, du hast sowohl Privat- als auch Geschäftskunden und möchtest die Kopf- und Fußzeilen der Rechnungen entsprechend anpassen. Oder du benötigst unterschiedliche Rechnungstexte für Unterhaltsreinigungen und Sonderreinigungen. In solchen Fällen sparen dir Rechnungsvorlagen Zeit, da du den Text nicht jedes Mal manuell anpassen musst.
Erschwert euch nicht unnötig das Leben. Wenn es nicht unbedingt erforderlich ist, müsst ihr diese Vorlagen nicht zwangsläufig nutzen. In den meisten Fällen genügt es völlig, denselben Rechnungstext für eure Rechnungen zu verwenden.
Neue Rechnungsvorlage erstellen
Unter Einstellungen > Rechnungswesen > Rechnungsvorlagen klickst du auf „Rechnungsvorlagen erstellen“.
Vorlagenwerte für Rechnungen hinterlegen
Du kannst jetzt Vorlagenwerte festlegen, die automatisch übernommen werden, wenn du die Rechnungsvorlage im Auftrag oder bei der Rechnungserstellung auswählst.
Bezeichnung der Rechnungsvorlage: Dient ausschließlich dazu, die Vorlage im System leicht wiederzufinden.
Rechnungstitel: Wird als Titel auf dem Rechnungsdokument ausgegeben und durch die fortlaufende Rechnungsnummer ergänzt.
Rechnungsart: Hier kannst du die Art der Rechnung festlegen. Beachte, dass Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen nur aus einem Auftrag oder einem Angebot heraus erstellt werden können.
Kopf-/Fußzeile: Diese Bereiche werden auf dem Rechnungsdokument ober- und unterhalb der Rechnungspositionen angezeigt.
Zahlungsziel: Hinterlege das Zahlungsziel in Tagen.
Sprache: Wähle zwischen Deutsch und Englisch für die Übersetzung von Standardbegriffen auf der Rechnung (Hinweis: Inhalte wie „Datum“, „Rechnungsnummer“ usw. werden übersetzt, nicht jedoch individuelle Texte).
E-Mail Text hinterlegen
Außerdem kannst du hier einen passenden E-Mail-Text für die Vorlage anlegen, der automatisch verwendet wird, wenn du die Rechnung über das PlanD-System per E-Mail versendest.
Bitte beachte, dass individuelle Anreden (wie Frau/Herr, Nachname etc.) derzeit noch nicht möglich sind und es sich um einen Standard-E-Mail-Text handelt.
Rechnungsvorlage bei Rechnungserstellung auswählen
Wenn du die Vorlage nun verwenden möchtest, kannst du einfach bei jedem Klick auf den Button „Rechnung erstellen“ oben die gewünschte Rechnungsvorlage auswählen.
Rechnungsvorlage im Auftrag hinterlegen
Alternativ kannst du eine Rechnungsvorlage direkt im Auftrag als Standard festlegen. Dadurch wird diese Vorlage automatisch bei jeder Rechnung übernommen, die aus dem Auftrag erstellt wird.
Et voilà! Das war’s auch schon. Viel Erfolg beim Erstellen deiner Rechnungsvorlagen und beim Anpassen der E-Mail-Texte!