Was sind Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen? Es ist wichtig zu beachten, dass eine Abschlagsrechnung nicht dasselbe ist wie eine Teilrechnung.
Teilrechnungen: Bei einer Teilrechnung erfolgt eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung von einer oder mehreren Leistungen. Wichtig für die Teilrechnung ist, dass du diese Leistungen bereits gegenüber dem Auftraggeber erbracht hast.
Abschlagsrechnung: Abschlagsrechnungen sind Zahlungsanforderungen für einen Teilbetrag von Waren oder Dienstleistungen, die noch nicht vollständig geliefert oder erbracht wurden. Dieser Vorauszahlungsdienst findet in verschiedenen Branchen Anwendung, insbesondere in solchen, in denen hochpreisige Waren oder langwierige Projekte involviert sind.
Schlussrechnung: Eine Schlussrechnung ist eine Rechnung, die am Ende einer Geschäftsbeziehung oder eines Projekts ausgestellt wird, um die Gesamtsumme aller Transaktionen, Teilrechnungen oder Abschlagsrechnungen zu dokumentieren. Sie dient dazu, den endgültigen Betrag zu präsentieren, den der Kunde oder Auftraggeber begleichen muss, und stellt eine Zusammenfassung aller vorherigen Rechnungen oder Transaktionen dar.
Für die Vorbereitung von Teil- oder Abschlagsrechnungen ist es wichtig, einen Rahmen zu setzen, der den Auftrag definiert. Dieser Rahmen kann in Form eines Angebots oder eines Auftrags in PlanD hinterlegt werden.
In diesem Artikel erkläre ich dir anhand eines Beispiels, wie du dieses Feature in PlanD problemlos nutzen kannst.
Beispielhafter Ablauf:
Schritt 1: Erstellung eines Angebots mit den Rechnungspositionen für den abzurechnenden Zeitraum:
Schritt 2: Umwandlung des Angebots in einen Auftrag, wobei die Rechnungspositionen aus dem Angebot übernommen werden.
(Wenn man aus einem Auftrag heraus eine Teilrechnungen erstellen möchte, hinterlegt man die gewünschten Positionen in den Rechnungseinstellungen hinter dem Auftrag.):
Schritt 3: Erstellung einer Teilrechnung für den ersten Zeitraum, unter Beachtung der bereits erbrachten Leistungen.
Du klickst im Auftrag auf "Rechnung erstellen" und wählst die gewünschte Rechnungsvorlage aus – beispielsweise die Teilrechnung.
Hierbei musst du darauf achten, dass in den Rechnungspositionen die Gesamtanzahl der Leistungen angegeben wird, die du im Angebot oder Auftrag hinterlegt hast. Die Menge muss also entsprechend der bereits erbrachten Leistungen händisch angepasst werden:
Schritt 4: Wiederholung dieses Vorgangs nach Bedarf für beliebige Leistungszeiträume.
Das System zeigt die Anzahl der Teil- oder Abschlagsrechnungen an, aber beachte, dass die bereits abgerechneten Leistungen nicht automatisch in den Rechnungspositionen angepasst werden. Dementsprechend musst du den Überblick darüber behalten, was bereits abgerechnet wurde:
Schritt 5: Erstellung einer Schlussrechnung durch Auswahl der entsprechenden Rechnungsvorlage.
Diese fasst die im Angebot und Auftrag hinterlegte Gesamtleistung zusammen. Im Dokument (weiter unten) werden die bereits erstellten Teilrechnungen verrechnet und der verbleibende Betrag angezeigt.
Zusätzlich können Teilrechnungen als "Verknüpfte Dokumente" an die Schlussrechnung angehängt werden:
Ich hoffe, dass dieser Artikel dir dabei hilft, problemlos Teilrechnungen, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen zu erstellen. In den Einstellungen > Rechnungswesen > Rechnungsvorlagen hast du die Möglichkeit, deinen Text für die Rechnungsarten individuell anzupassen.
Viel Spaß dabei!