Wenn Sie eine ZUGFeRD-Rechnung exportieren, wird die Datei als rechnungsnummer.zugferd.pdf heruntergeladen. Besonders wichtig ist, dass die für ZUGFeRD erforderlichen XML-Daten direkt in das PDF-Dokument eingebettet sind. So enthält jede heruntergeladene Datei sowohl die visuelle Darstellung der Rechnung im PDF-Format als auch die notwendigen strukturierten XML-Informationen.
E-Rechnung, X-Rechnung oder ZUGFeRD?
Eine E-Rechnung ist definiert als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, auf elektronischem Wege übermittelt und vom Empfänger automatisiert empfangen und verarbeitet werden kann. Es reicht also nicht, eine Rechnungskopie als PDF zu mailen. Die Rechnung muss in einem strukturierten Format entsprechend einem vorgegebenen Standard vorliegen, damit der Empfänger sie automatisch verarbeiten kann. ZUGFeRD und X-Rechnung sind also beides E-Rechnungen.
ZUGFeRD verbindet die maschinelle Lesbarkeit mit für Menschen gemachter Optik. Sie können diese Rechnung weiterhin als PDF einsehen. Gleichzeit ist diese aber auch Maschinell lesbar.
X-Rechnung ist ein XML Format und rein von Computern lesbar.
Wofür soll ich mich entscheiden?
Die ist abhängig von Ihrem Kunden und welches Format dieser verlangt bzw. einlesen kann. Sollte dieser keine genaueren Angaben gemacht haben empfehlen wir das ZUGFeRD format.
Erforderliche Einstellungen für den Export von ZUGFeRD-Rechnungen
Um Rechnungen im X-Rechnungs- / ZUGFeRD-Format zu exportieren, müssen bestimmte Voreinstellungen vorgenommen werden:
Vollständigkeit der Unternehmensinformationen: Stellen Sie sicher, dass alle Unternehmensdaten vollständig sind. Dies umfasst die Steuernummer sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Rechnungsempfänger mit E-Mail-Adresse: Für jede zu exportierende Rechnung ist es notwendig, dass der Rechnungsempfänger eine hinterlegte E-Mail-Adresse hat.
Direkter Export von Rechnungen
Das Exportieren von X-Rechnungen / ZUGFeRD-Rechnungen ist sehr einfach:
Öffnen Sie zunächst die endgültige Rechnung (es darf sich nicht um einen Entwurf handeln).
Klicken Sie dann auf die Option zum Herunterladen.
Hier können Sie zwischen dem Export als klassische PDF-Rechnung oder als ZUGFeRD-Rechnung wählen.
Exportieren von mehreren E-Rechnungen über die Rechnungsliste
Für den Export mehrerer ZUGFeRD-Rechnungen gleichzeitig können Sie die Rechnungsliste nutzen. Hier sind die Schritte dafür:
Öffnen der Rechnungsübersicht: Starten Sie, indem Sie die Übersicht aller Ihrer Rechnungen öffnen.
Auswahl der zu exportierenden Rechnungen: Nutzen Sie das Auswahlfeld vor dem Status jeder Rechnung, um diejenigen Rechnungen zu markieren, die Sie im ZUGFeRD-Format exportieren möchten.
Exportvorgang starten:
Gehen Sie zu den Schnellzugriffen und wählen Sie „Rechnungen herunterladen“.
Wählen Sie dann die Option „ZUGFeRD PDFs herunterladen“.
Durch diese Methode können Sie effizient mehrere Rechnungen gleichzeitig im ZUGFeRD-Format exportieren, was besonders nützlich ist, wenn Sie regelmäßig eine große Anzahl von Rechnungen verarbeiten müssen.
XRechnung-Felder beim Kunden hinterlegen
Unter Kunde → Rechnungswesen → XRechnung können Leitweg-ID, Bestellnummer und Lieferantennummer für jeden Kunden gesetzt werden. Diese Werte werden bei der automatischen Rechnungsgenerierung in die XML-XRechnung übernommen.
Feld | Bedeutung | Wer liefert es | Pflicht |
Leitweg-ID | Eindeutige Empfänger-Adresse öffentlicher Auftraggeber | Der Kunde | Ja, bei öffentlichen Auftraggebern |
Bestellnummer | Referenz zu einer konkreten Bestellung | Der Kunde | Optional, nur wenn der Kunde sie verlangt |
Lieferantennummer | Eure Nummer im System des Kunden | Der Kunde | Optional, nur wenn der Kunde sie verlangt |
Tipp: Wenn ein Kunde eine XRechnung wünscht, fragen Sie ihn nach diesen Werten — nur er kennt sie.
Aktuelle Limitations
Folgende Belege können aktuell nicht als XRechnung oder ZUGFeRD versendet werden, sondern nur als PDF per E-Mail:
Gutschriften / Rechnungskorrekturen
Stornorechnungen
FAQ:
Versand an Behörden-Portale (z. B. ZRE / OZG-RE)
Versand an Behörden-Portale (z. B. ZRE / OZG-RE)
Viele öffentliche Auftraggeber empfangen XRechnungen über zentrale Portale wie das ZRE oder das OZG-RE. Damit der Versand funktioniert, muss beim Portal die Absender-E-Mail-Adresse zugelassen sein — in PlanD ist das standardmäßig die *@mail.pland.app-Adresse.
Tipp — wenn die XRechnung im Portal nicht ankommt:
Laden Sie die XRechnung als XML-Datei herunter (Rechnung öffnen → „Herunterladen" → X-Rechnung).
Senden Sie die XML-Datei manuell per E-Mail an die Behörde.
Wenn das klappt, ist das Format korrekt — es liegt am Portal-Empfänger.
Stellen Sie dann sicher, dass die PlanD-Absender-E-Mail beim Behörden-Portal als zugelassener Absender freigeschaltet ist.
Erscheint die Leitweg-ID auf dem Rechnungs-PDF?
Erscheint die Leitweg-ID auf dem Rechnungs-PDF?
Nein. Die Leitweg-ID wird in die XML-XRechnung eingebrannt und ist dort enthalten. Sie muss nicht zusätzlich auf dem PDF stehen. Wenn der Empfänger die XRechnung einliest, wird die ID automatisch ausgegeben.
XRechnung-Download liefert eine PDF statt XML
XRechnung-Download liefert eine PDF statt XML
Wenn beim Herunterladen einer XRechnung eine PDF erscheint, prüfen Sie in dieser Reihenfolge:
Format-Auswahl: Beim „Herunterladen" explizit „XRechnung" wählen — nicht das normale PDF.
Browser-Cache leeren und die Seite neu laden.
Anderen Browser probieren (Chrome / Firefox / Edge).
Die korrekte XRechnung-Datei hat die Endung .xml.