In dieser Lektion lernt Ihr:

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Heute schauen wir uns das Thema Abwesenheiten ein bisschen genauer an. Wir werden klären, wie man Abwesenheiten erstellen und verwalten kann, wie man verschiedene Abwesenheitsarten auswählen und anpassen kann und wie man den Zeitraum einer Abwesenheit festlegt. Außerdem schauen wir wie PlanD automatisch die Abwesenheitstage berechnet. Dafür klicken wir in der linken Navigationsleiste auf Abwesenheiten.

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‍Hier können wir jetzt eine neue Abwesenheit erstellen. Dazu gehen wir oben rechts einfach auf Abwesenheit erstellen und geben dann an, um welchen Mitarbeiter es sich handelt und um welche Abwesenheitsart. Hier können wir auswählen, ob es sich um einen Urlaub oder um eine Krankheit handelt.

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‍Unter Abwesenheitsart erstellen können wir zudem neue Abwesenheitsarten erstellen, zum Beispiel einen unbezahlten Urlaub. Hierfür legen wir eine Lohnnummer fest und entscheiden, ob Mitarbeiter diese Abwesenheit selber beantragen können und ob diese Abwesenheit den Urlaubsanspruch reduziert.

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Wir erstellen jetzt aber erstmal einen normalen Urlaub und wählen dazu den gewünschten Zeitraum aus. PlanD berechnet dann anhand des Vertrags des Mitarbeiters automatisch die Abwesenheitstage, die entstehen. Dann können wir unter Entgeltfortzahlung festlegen, wie die Abwesenheit bezahlt werden. Hier kann man zum Beispiel die Vertragsstunden, Planstunden oder den Stundendurchschnitt angeben. Bei Vertragsstunden nimmt PlanD automatisch die Stunden, die im Vertrag hinterlegt sind, bei Planstunden, die Stunden, die der Mitarbeiter in dem Zeitraum geplant ist und beim Stundendurchschnitt berechnet PlanD den Durchschnitt an gearbeiteten Stunden in den letzten drei Monaten. Wir wählen hier jetzt mal Vertragsstunden aus.

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So, jetzt ist die Abwesenheit erstellt. Oben können wir auswählen, ob wir die Abwesenheiten im Kalender oder als Listenansicht sehen wollen. Klicken wir jetzt auf eine Abwesenheit rauf, sehen wir alle Details zu dieser Abwesenheit und können diese ggf. natürlich auch noch ändern.

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Außerdem sehen wir unten unter Betroffene Einsätze automatisch welche Einsätze von dieser Abwesenheit betroffen sind. Diese können wir jetzt sofort umplanen und einem anderen Mitarbeiter zuweisen. Diese bekommt direkt eine Push-Benachrichtigung über ihren Einsatz. Außerdem können wir hier auch erstmal eine Offene Schicht erstellen. Ist alles soweit ausgewählt, klicken wir oben rechts auf Zuweisen.

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Wenn wir jetzt auf den Einsatzplaner gehen, sehen wir mit dem orangenen Balken, dass Mitarbeiter Tobias Wittekindt diese Woche im Urlaub ist. Alle Einsätze, die er in diesem Zeitraum eigentlich gehabt hätte, sind auf grau gesetzt, so dass wir sofort sehen, dass er diese Einsätze nicht antreten kann. Da wir diese Einsätze eben gerade aber direkt umgeplant und Josefine Woeller zugewiesen haben, sind diese nun bei ihr im Einsatzplaner hinterlegt. Anhand des kleinen Flugzeugs bei dem Einsatz sehen wir auch sofort, dass es sich um einen Vertretungseinsatz handelt.

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‍Allerdings hatten wir eben ja auch noch eine Glasreinigung, bei der wir erstmal eine offene Schicht erstellt haben. Um diese unbesetzten Einsätze zu sehen, klicken wir oben in der Leiste auf die kleine Lupe. Jetzt werden uns alle noch unbesetzten Einsätze angezeigt. Diese kann ich nun einem geeigneten Glasreiniger einfach per drag-and-drop zuweisen.

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Und das war es auch schon. Zu guter letzt schauen wir noch einmal in die Einstellungen. Hier können wir z.B. unter Abwesenheitsart neue Abwesenheitsarten erstellen und verwalten, den Urlaubsanspruch regeln und unter E-Mail Benachrichtigung festlegen, ob Kunden über Abwesenheiten und Vertretungen per Mail informiert werden sollen.

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