In dieser Lektion lernt Ihr:
Einstellen von Fehlerarten & Zeiten-Abweichungen
Zeiten freigeben oder ablehnen
Heute schauen wir uns die Zeitenfreigabe an. Diese finden wir links in der Navigationsleiste unter Zeitenfreigaben. Um zu den Einstellungen zu gelangen, klicken wir auf das kleine Rad rechts oben.
Einstellen von Fehlerarten & Zeiten-Abweichungen
Hier können wir jetzt zunächst die verschiedenen Fehlerarten einstellen, bei denen Euch die Zeiten noch einmal zur manuellen Freigabe vorgelegt werden. Als erstes sind das Standortfehler. Das bedeutet: jedes Mal, wenn eine Reinigungskraft sich über 800 Meter vom Objekt entfernt ein- oder ausstempelt, werden Euch die Zeiten noch einmal zur Kontrolle vorgelegt. Bei der deaktivierten Standortfreigabe werden Euch alle Zeiten vorgelegt, bei denen Mitarbeiter die GPS-Ortung deaktiviert haben. Einfache Zeiterfassung meint Einsätze, die nicht geplant wurden und bei denen sich der Mitarbeiter z.B. mittels QR-Code einstempelt. Und als letztes haben wir nachgetragene Zeiten, die mithilfe des Stundenzettels von der App nachträglich erfasst wurden.
Als nächstes haben wir den Reiter Unter- und Überschreitungen. Hier können wir die prozentualen oder minütigen Abweichungen der Zeiten bestimmen, die noch im Rahmen sind und vom System trotzdem automatisch freigegeben werden. Das heißt bei zum Beispiel einer Stunde Arbeit und einer erlaubten 10 prozentigen Unterschreitung, dass alle Zeiten unter 54 Minuten Ihnen noch einmal zur Kontrolle vorgelegt werden. Zudem kann hier dank des kleinen Reglers bestimmt werden, ob die Mitarbeiter nach Ist- oder Soll-Zeit abgerechnet werden sollen. Ist der Regler aktiviert, werden die Zeiten automatisch auf die Soll-Zeit aufgerundet.
Die GPS-Ortung kann ganz einfach unter GPS-Erfassung aktiviert oder deaktiviert werden.
Zeiten freigeben oder ablehnen
Und so schnell ging es. Jetzt haben wir alle Einstellungen vorgenommen und können uns nun die Zeitenfreigabe etwas genauer anschauen. Gehen wir jetzt zurück zu den Zeitenfreigaben, sehen wir alle Zeiterfassungen, die fehlerhaft sind. Hier sehen wir genau, um welche Fehlerart es sich handelt und die zeitliche Abweichung von der Soll-Zeit.
Jetzt haben wir verschiedene Möglichkeiten, um die Zeiten freizugeben oder abzulehnen. Über den grünen Button können wir zum Beispiel mit einem Klick entweder die Soll- oder die Ist-Zeit freigeben. Über den roten Button können wir die Zeiterfassung ablehnen.
Um die genauen Details einer Zeiterfassung anzuschauen, klicken wir einfach auf den Zeitstempel. Dort sehen wir noch einmal die Vorgabe und die Erfassung. In diesem Fall handelt es sich um einen Standortfehler und hier können wir uns genau den Check-In und den Check-Out Standort anschauen. Unter Freigabe können wir dann im letzten Schritt die Freigabe manuell festlegen. Hier kann man zwischen Vorgabe, Erfassung und Custom wählen.
Möchte man z.B. mehrere Zeiterfassungen auf einmal freigeben, können wir mithilfe der Quick Actions mehrere Zeitstempel auswählen und diese zusammen freigeben.
Wurde eine Zeiterfassung freigegeben, erscheint diese nun automatisch in der Lohnliste des jeweiligen Mitarbeiters. Hier sehen wir auch nochmal die Plan-Zeit, die erfasste Zeit und die Lohn-Zeit, die wir soeben freigegeben haben. Hier können wir ebenfalls Zeiten nachtragen, die bisher noch nicht freigegeben wurden.
Und so einfach ging es. Endlich keine Probleme mehr mit fehlerhaften Lohnabrechnungen oder Stundenzetteln.