Übersicht
In diesem Tutorial lernst du, wie die Zeitenfreigabe in PlanD funktioniert und welche Zeitstempel dort landen. Du erfährst, wie du über einzelne Einträge entscheidest, ob Soll- oder Ist-Zeit freigegeben wird, und wie du die Einstellungen der Zeitenfreigabe individuell konfigurierst. Dieses Tutorial baut auf den Grundlagen der Zeiterfassung auf.
Schritt 1: Was ist die Zeitenfreigabe?
Die Zeitenfreigabe ist eine zentrale Übersicht in PlanD, in der alle Zeitstempel landen, die nicht nach Plan gelaufen sind — also Abweichungen von der ursprünglich geplanten Sollzeit.
Typische Gründe für einen Eintrag in der Zeitenfreigabe:
Zu viel oder zu wenig gearbeitet (Unter- oder Überschreitung außerhalb des Puffers)
Standortfehler beim Ein- oder Ausstempeln
Deaktivierte Standortfreigabe auf dem Gerät
Freie Zeiterfassung (Stempeln ohne geplanten Einsatz)
Nachgetragene Zeiten
Schritt 2: Über einen Eintrag entscheiden
Für jeden Eintrag in der Zeitenfreigabe hast du mehrere Möglichkeiten:
Option A: Direkt in der Übersicht entscheiden
Über das Häkchen am Ende jedes Eintrags kannst du wählen:
Option | Bedeutung |
Sollzeit freigeben | Die ursprünglich geplante Zeit wird übernommen |
Ist-Zeit freigeben | Die tatsächlich gestempelte Zeit wird übernommen |
Option B: Zeitstempel öffnen und Details prüfen
Klicke auf den Eintrag, um ihn zu öffnen. Dort siehst du:
Was ursprünglich geplant war
Was tatsächlich erfasst wurde
Bei Standortabweichungen: Wo die Person sich eingestempelt hat
💡 Tipp: Im geöffneten Zeitstempel kannst du auch einen eigenen Wert eintragen. Du bist also nicht auf Soll- oder Ist-Zeit beschränkt. Beispiel: Statt 60 Minuten (Vorgabe) oder 65 Minuten (Ist) kannst du auch manuell 11 Minuten eintragen.
Schritt 3: Einstellungen der Zeitenfreigabe konfigurieren
Die Einstellungen erreichst du über das Zahnrad-Symbol oben rechts in der Zeitenfreigabe. Dort legst du fest, welche Arten von Zeitstempeln in der Zeitenfreigabe landen sollen.
Standortbezogene Einstellungen
Einstellung | Beschreibung |
Standortfehler | Zeitstempel landen in der Freigabe, wenn der Mitarbeiter beim Stempeln nicht an der Objektadresse war. PlanD gleicht die GPS-Koordinaten des Geräts mit der Objektadresse ab. |
Deaktivierte Standortfreigabe | Wenn die App keinen Standortzugriff hat, landen alle betroffenen Zeitstempel ebenfalls in der Zeitenfreigabe. |
GPS-Erfassung | Legt fest, ob Standortdaten überhaupt erfasst werden sollen. |
Maximale Toleranz (Meter) | Definiert, wie weit das Gerät von der Objektadresse entfernt sein darf. |
💡 Tipp: Ein Toleranzwert zwischen 300 und 800 Metern wird empfohlen. Nicht zu klein (z. B. bei Objekten mit Parkplatz), aber auch nicht zu großzügig und am besten nicht offen kommunizieren, damit sich Mitarbeiter nicht absichtlich weit entfernt einstempeln.
⚠️ Wichtig: Der Standortabgleich funktioniert nur, wenn der App auf dem Endgerät der Standortzugriff gewährt wurde. Mitarbeiter ohne aktivierte Standortfreigabe sollten entsprechend informiert werden.
Zeitbezogene Einstellungen
Einstellung | Beschreibung |
Unterschreitung (Puffer) | Zeiten, die sich innerhalb des definierten Puffers befinden (z. B. 10 Minuten), werden automatisch freigegeben — ohne manuelle Prüfung. |
Automatisch auf Sollzeit aufrunden | Zeiten im Puffer können automatisch auf die Sollzeit aufgerundet werden (z. B. 5 Minuten früher fertig → trotzdem 2 Stunden bezahlt). |
Mehrarbeit (Puffer) | Legt fest, ab wie vielen Minuten Mehrarbeit eine manuelle Freigabe erforderlich ist. Kann kulant (größerer Puffer) oder streng (ab 1 Minute) eingestellt werden. |
Schritt 4: Sonderfälle verstehen
Freie Zeiterfassung
Mitarbeiter können in der App über den Kalender → graue Stoppuhr (oben rechts) eine Zeiterfassung starten, auch wenn kein Einsatz geplant ist. Das ist nützlich für:
Vorarbeiten oder Nacharbeiten
Kurzauftritte zwischen geplanten Einsätzen
⚠️ Wichtig: Da die freie Zeiterfassung nicht dem Regelfall entspricht, landen diese Zeitstempel immer in der Zeitenfreigabe und müssen manuell geprüft werden.
Nachgetragene Zeiten
Konnte ein Mitarbeiter einen Einsatz nicht stempeln (z. B. leerer Akku), kann er die Zeit im Stundenzettel der App nachtragen.
⚠️ Wichtig: Auch nachgetragene Zeiten landen grundsätzlich in der Zeitenfreigabe, da sie nicht automatisch verifiziert werden können.
Zusammenfassung
Bereich / Schritt | Wichtigste Information |
Was ist die Zeitenfreigabe? | Sammelstelle für alle Zeitstempel, die von der Planung abweichen |
Entscheidung treffen | Sollzeit, Ist-Zeit oder eigener Wert — direkt in der Übersicht oder im Detail |
Standortfehler | GPS-Abgleich beim Stempeln; Toleranz zwischen 300–800 m empfohlen |
Deaktivierte Standortfreigabe | Mitarbeiter ohne Standortzugriff → alle Zeitstempel landen in der Freigabe |
Puffer Unterschreitung | Automatische Freigabe innerhalb des Puffers; optional auf Sollzeit aufrunden |
Puffer Mehrarbeit | Ab wann Mehrarbeit manuell geprüft werden soll, individuell einstellbar |
Freie Zeiterfassung | Stempeln ohne geplanten Einsatz → immer in der Zeitenfreigabe |
Nachgetragene Zeiten | Manuell eingetragene Zeiten → immer in der Zeitenfreigabe |
Im nächsten Tutorial lernst du mehr über weitere Funktionen rund um die Zeiterfassung und Auswertung in PlanD.