In dieser Lektion lernt Ihr:‍

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Heute schauen wir uns Aufträge und die Einsatzplanung in PlanD an. Dafür fangen wir zunächst mit dem Dienstplan an. Die Übersicht des Dienstplans im Dashboard ist wie ein einfacher Kalender aufgebaut. Hier können wir zum Beispiel von einer Tages-Ansicht zu einer Wochen-Ansicht wechseln, indem man rechts oben auf Tag klickt und dann Woche auswählt. Jetzt werden alle Einsätze in der ausgewählten Woche angezeigt.

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Links oben können wir natürlich auch jeden möglichen Tag oder jede mögliche Woche auswählen. Um einen neuen Einsatz zu erstellen, klicken wir oben rechts auf den blauen Button Einsatz erstellen. Rechts neben der Suchleiste kann man Mitarbeiter auch nach gewissen Kriterien filtern. Neben Mitarbeitergruppen und Objekten kann man auch noch weitere Filter wie Objekterfahrung oder Auftragsarten hinzufügen. Dann werden einem nur Mitarbeiter angezeigt, die zum Beispiel schon einmal in einem gewissen Objekt gearbeitet haben oder schon einmal eine Unterhaltsreinigung durchgeführt haben.

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Des Weiteren kann man rechts oben mit einem Klick auf die Lupe alle unbesetzten Einsätze suchen und diese dann per Drag-and-Drop einfach einem freien Mitarbeiter zuweisen.

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Mit einem Klick auf das Auge rechts daneben, werden uns alle Einsätze angezeigt. Hat ein Mitarbeiter an einem Tag mehrere Einsätze so werden diese jetzt alle nach unten ausgeklappt.

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Schaut man sich die einzelnen Einsätze an, fallen einem schnell die verschiedenen Farben davor auf. Grün steht für einen abgeschlossenen Einsatz, Rot für einen nicht abgeschlossenen Einsatz und Blau für Einsätze, die noch in der Zukunft liegen. Rechts oben in der Ecke sehen wir zudem anhand der kleinen Symbole, ob es sich um einen Teameinsatz handelt und ob es ein wiederkehrender Einsatz ist.

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Die grauen Flächen stellen die Tage dar, an denen die Mitarbeiter nicht zur Verfügung stehen. Klickt man auf einen Mitarbeiter kann man genau einstellen an welchen Tagen dieser für wieviel Stunden arbeitet. Nur diese Tage werden dann zur Vergabe von Einsätzen freigegeben.

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Zu guter letzt schauen wir uns die Leiste unter den Namen der einzelnen Mitarbeiter an. Wenn man mit der Maus darüber geht, werden einem die geplanten; und die noch verfügbaren Arbeitsstunden für die restlichen Woche und den restlichen Monat angezeigt. Werden die Zeiten überzogen, wird die Leiste rot.

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Damit wären wir mit der Übersicht des Einsatzplaners von PlanD soweit durch. Doch wie erstellt man eigentlich neue Einsätze? Dazu müssen wir in der Navigationsleiste links auf Einsatzplaner klicken.

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Um einen einmaligen Einsatz zu erstellen, wählen wir per Drag-and-Drop die gewünschte Uhrzeit aus und schon können wir einen neuen Einsatz erstellen. Hier wählen wir jetzt das gewünschte Objekt und den gewünschten Auftrag aus. Zudem kann man hier auch neue Aufträge erstellen wie zum Beispiel eine Glasreinigung oder Unterhaltsreinigung. Diese Auftragsarten können auch ganz einfach in den Einstellungen hinterlegt werden.

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Jetzt müssen wir noch auswählen, ob es sich bei dem Einsatz um eine einmalige oder wiederholende Reinigung handelt und wählen das Datum und die Uhrzeit. Ganz unten können wir bei Bedarf auch noch einen Kommentar zur Reinigung hinterlassen oder ein Dokument anhängen, das für den Mitarbeiter bei der Reinigung hilfreich sein könnte wie ein Zugangscode o.Ä. Unten links kann der Mitarbeiter auch sofort über seinen neuen Einsatz benachrichtigt werden.

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So und schon ist der Einsatz erstellt. Diesen Einsatz kann man im Planer jetzt auch ganz einfach herumschieben und auch anderen Mitarbeitern zuweisen. Möchte man aber einen wiederholenden Einsatz erstellen wie zum Beispiel eine Unterhaltsreinigung, dann wechseln wir zunächst einmal von der Tages-Ansicht in die Wochen-Ansicht.

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Hier klicken wir nun wieder ganz einfach auf den Mitarbeiter, dem wir die Unterhaltsreinigung zuweisen möchten, wählen wieder das gewünschte Objekt und die Auftragsart. In diesem Fall nehmen wir die bereits erstellte Unterhaltsreinigung. Dann klicken wir dieses Mal nicht auf Einmalig, sondern auf Wiederholend und können jetzt genau angeben, in welchem Intervall sich die Unterhaltsreinigung wiederholen soll. Zum Beispiel jede Woche, alle zwei Wochen am Dienstag oder monatlich. Dann klicken wir wieder einfach auf Erstellen und schon ist der wiederkehrende Einsatz geplant.

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Wollen wir nun eine Änderung an einem wiederholenden Einsatz vornehmen wie zum Beispiel ihn einem anderen Mitarbeiter zuweisen, verschieben wir ihn per Drag-and-Drop einfach. Nun fragt uns PlanD automatisch, ob diese Änderung für alle folgenden Termine ebenfalls übernommen werden soll oder nur für diesen einen Termin gilt. Dafür müssen wir einfach nur ein Häkchen setzen.

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Mit diesem Häkchen können wir entscheiden, ob wir nur den einen Einsatz ändern möchten oder eine ganze Serie von Einsätzen. Eine weitere Möglichkeit wäre es, einfach in einen Einsatz hinein zu klicken und dort den Einsatz zu bearbeiten. Hier können wir wie oben bereits gesehen ebenfalls auswählen, ob es sich um den einmaligen Einsatz oder um wiederholende Einsätze handeln soll. Änderungen bei wiederholenden Einsätzen, wirken sich dabei immer nur für die Zukunft aus und einmalig heraus getrennte Einsätze werden von Änderungen bei Serien-Einsätzen nicht weiter beeinflusst.

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Im letzten Schritt schauen wir uns an, wie wir Teameinsätze erstellen können. Dazu klicken wir ebenfalls einfach auf einen Einsatz und bei Mitarbeiter auf Hinzufügen. Hier können wir jetzt die Mitarbeiter auswählen, die für diesen Einsatz auch eingeteilt werden sollen. Ist es ein wiederholender Einsatz werden alle Einsätze nun automatisch auch bei diesen im Einsatzplaner angezeigt.

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Jetzt sehen wir aber, dass die Reinigungskraft, die wir gerade dem Teameinsatz hinzugefügt haben, am Dienstag nicht arbeiten kann. Deshalb klicken wir in den Einsatz hinein und löschen den Einsatz einfach. Hier werden wir jetzt wieder gefragt, ob diese Änderung auch für die folgenden Termine übernommen werden soll und ob sie für die anderen Mitglieder auch gelten soll. In diesem Fall ist dies beides nicht so, da wir nur den einen Einsatz für sie löschen möchten. Möchte man aber einen Teameinsatz an einem Tag herausnehmen, kann man diesen so einfach für alle Mitglieder löschen.

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