In diesem Tutorial lernst du, wie du Mitarbeiter in PlanD anlegst und ihre Stammdaten korrekt pflegst. Nimm dir zu Beginn der Implementierung etwas Zeit, um die Daten sorgfältig einzupflegen — so können deine Mitarbeiter schnellstmöglich mit der App starten.

Schritt 1: Mitarbeiterübersicht öffnen & neuen Mitarbeiter anlegen

Navigiere im Dashboard zur Mitarbeiterübersicht
Dort siehst du alle bereits hinterlegten Mitarbeiterstammdaten
Klicke oben rechts auf den blauen Button „Mitarbeiter erstellen", um einen neuen Mitarbeiter anzulegen

Tipp: Wie in Video 1.1 gezeigt, kannst du auch hier die Spaltenansicht anpassen und die Massenänderung über die Quick Actions nutzen, um Daten effizient zu verwalten.

Schritt 2: Grundlegende Informationen hinterlegen

Wenn du einen Mitarbeiter öffnest, siehst du zunächst die allgemeinen Stammdaten:

Vorname & Nachname
Sprache
Adresse
E-Mail-Adresse
Telefonnummer

⚠️ Wichtig: Die Telefonnummer ist besonders entscheidend — darüber lädst du den Mitarbeiter später in die PlanD App ein!

Schritt 3: Vertragsdaten festlegen

Im Bereich Vertragsdaten hinterlegst du alle relevanten Informationen zum Arbeitsverhältnis.

Anstellungsart

Wähle die passende Beschäftigungsform:

Anstellungsart	Verfügbarkeitsberechnung im Einsatzplaner
Geringfügige Beschäftigung	Automatisch: Minijob-Gehaltslimit ÷ Brutto-Stundenlohn
Vollzeit / Teilzeit	Basiert auf den hinterlegten Wochenstunden

Mitarbeitergruppen

Bestehende Gruppen auswählen oder neue Gruppe einfach eintippen
Gruppen werden automatisch gelöscht, sobald kein Mitarbeiter mehr zugeordnet ist

Vertragsstart & Vertragsende

Vertragsstart: Der Urlaubsanspruch wird automatisch anteilig berechnet
Vertragsende: Der Mitarbeiter wird automatisch auf „Passiv" gesetzt
- Das System fragt, ob bestehende Einsätze automatisch aktualisiert werden sollen
- Du kannst entscheiden, ob zukünftige Einsätze entfernt oder zur späteren Umplanung beibehalten werden

Lohndaten

Im Bereich Lohndaten kannst du festlegen:

Ob der Mitarbeiter Lohn oder Gehalt erhält
Die entsprechende Lohnart

⚠️ Hinweis: Aktuell können alle Dashboard-Nutzer Lohndaten einsehen. Wir empfehlen, während des Onboardings zunächst keine sensiblen Lohndaten zu hinterlegen. Später kannst du den Zugriff über individuelle Rechtegruppen steuern.

Wochenstunden

Verfügbarkeitsberechnung im Einsatzplaner
Entgeltfortzahlung bei Krankheit, Urlaub oder anderen Abwesenheiten

Schritt 4: Account-Einstellungen konfigurieren

Im Bereich Account findest du weitere wichtige Einstellungen:

Mitarbeiternummer

Sollte idealerweise der Nummer aus deinem Lohnbuchhaltungssystem entsprechen
Muss numerisch sein und darf nur einmal in PlanD vergeben werden

Status

Wähle den aktuellen Status des Mitarbeiters:

Aktiv
Interessent
Passiv

Rechtegruppen

Standardmäßig gibt es in PlanD vier Rechtegruppen:

Rechtegruppe	Zugriff
Admin	Vollzugriff
Innendienst	Einsatzplanung & Faktura
Objektleiter	Nur Einsatzplanung
Servicekraft	Nur die App

Es können auch individuelle Rechtegruppen erstellt werden — dazu mehr in einem späteren Tutorial.

Schritt 5: Sonstiges & Kommentare

Im Bereich Sonstiges kannst du zusätzliche Informationen oder Kommentare zum Mitarbeiter hinterlegen.

Schritt 6: Dokumente hochladen

Im Bereich Dokumente kannst du mitarbeiterbezogene Dokumente hochladen (z. B. Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen).

Beim Hochladen kannst du die Sichtbarkeit steuern:

Einstellung	Sichtbar für
Dashboard-Nutzer	Nur Objektleiter, Innendienst & Admins
Alle	Auch der Mitarbeiter selbst in der App + alle Dashboard-Nutzer

⚠️ Achtung: Lade sensible Dokumente wie Arbeitsverträge oder Gehaltsabrechnungen erst hoch, wenn du die passenden Rechtegruppen eingerichtet hast.

Schritt 7: Mitarbeiter in die App einladen

Wenn alle Daten hinterlegt und Einsätze geplant sind:

Öffne den Mitarbeiterdatensatz
Klicke auf „Zugangsdaten senden"
Der Mitarbeiter erhält eine Einladung auf seine hinterlegte Telefonnummer

Zusammenfassung

Bereich	Wichtigste Informationen
Grunddaten	Telefonnummer für App-Einladung notwendig
Vertragsdaten	Anstellungsart bestimmt Verfügbarkeitsberechnung
Lohndaten	Vorerst keine sensiblen Daten eintragen
Account	Rechtegruppen & Tags für den Einsatzplaner
App-Einladung	Über „Zugangsdaten senden" verschicken

Im nächsten Tutorial lernst du weitere Stammdaten in PlanD kennen.

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Keine SMS mit Zugangsdaten erhalten?

Sollte ein Mitarbeiter keine SMS erhalten, kann er sich auch in der PlanD App mit der im Dashboard hinterlegten Telefonnummer anmelden. Dazu in der App im Login auf "Mit Handynummer einloggen" gehen.

Alternativ kannst du auch die Zugangsdaten an dich senden und manuell an den Mitarbeitenden weiterleiten!

Warum können Mitarbeiter mit der Rechtegruppe „Admin“ keine Zugangsdaten erhalten und wie lade ich sie richtig ein?

Vorgehensweise zum Einladen:

Weise dem Mitarbeiter vorübergehend eine geringere Rechtegruppe zu, z. B. Innendienst, Objektleiter oder Servicekraft.
Sende die Zugangsdaten an den Mitarbeiter.
Danach kann die Rechtegruppe des Mitarbeiters wieder auf Admin gesetzt werden.

So wird sichergestellt, dass keine Mitarbeiter versehentlich mit vollständigem Zugriff eingeladen werden.

Mitarbeiter in PlanD erstellen