In diesem Tutorial lernst du, wie Autonomous Paula wiederkehrende Aufgaben im PlanD übernimmt und wie du eine Aufgabe einrichtest, testest und im laufenden Betrieb betreust. Du erfährst, welche Zuständigkeiten, Zeitpläne, Autonomiestufen, Ergebnisse und Konnektoren du festlegen kannst.

Außerdem lernst du, wie du Paula schrittweise mehr Eigenständigkeit gibst.

Die interaktive Assistant-Paula reagiert, wenn du sie aktiv ansprichst. Autonomous Paula übernimmt dagegen wiederkehrende Abläufe nach einem Zeitplan. Sie erzeugt dafür Durchläufe und fragt dich, wenn sie eine Entscheidung braucht.

Eine Aufgabe ist der wiederkehrende Ablauf; ein Durchlauf ist die einzelne Prüfung und endet entweder mit einem Ergebnis oder mit einer offenen Entscheidung.

Autonomous Paula ist in den Plänen Paula Full und Paula Max enthalten. In Paula Full sind bis zu fünf Automationen vorgesehen, in Paula Max unbegrenzt viele. Die Fünf-Automationen-Grenze gilt pro Firma, nicht pro Mitarbeiter.

Der Tokenverbrauch pro Durchlauf kann mit einer gleichartigen Anfrage an Paula im Chat verglichen werden. Der tatsächliche Verbrauch hängt von der Aufgabe und ihrer Ausführung ab.

Öffne in der linken Menüleiste Paula und gehe in die Paula-Zentrale.

Beim ersten Einstieg kannst du Zuständigkeitsbereiche auswählen und anschließend passende Vorlagen aus unseren vordefinierten Workflow-Vorlagen wählen.

Du kannst aber natürlich auch jederzeit eine eigene Aufgabe anlegen.

Wofür ist Paula zuständig und welches Ergebnis soll sie liefern?

Bei einer Vorlage ist das Ziel bereits vorgegeben, wie z.B. die Prüfung und Freigabe erfasster Zeiten nach Regeln, ein Vorschlag für eine Vertretung bei Krankheit oder die Zuordnung eingehender Zahlungen zu offenen Rechnungen.

Beschreibe, was Paula zuerst prüft, welche Regeln und Ausnahmen gelten und was sie am Ende tun oder zurückmelden soll. Es empfiehlt sich eine klare, ausführliche Struktur zu hinterlegen, weil Paula damit zuverlässiger arbeiten kann.

Lege fest, wann Paula aktiv wird und wer die Durchläufe erhält. Diese beiden Einstellungen bestimmen, wann geprüft wird und bei wem offene Entscheidungen landen.

Lege für jede Aufgabe fest, wer die Durchläufe erhält und bei Bedarf entscheidet. Aufgaben können einer passenden Rolle oder verantwortlichen Person zugeordnet werden.

Admins behalten den Überblick über alle Automationen und können Aufgaben verwalten; die zuständigen Personen erhalten die offenen Durchläufe.

Die Autonomiestufe bestimmt, was Paula selbstständig tun darf.

Zunächst sollte man mit Vorschlägen starten und erst nach guten, wiederholten Ergebnissen mehr Autonomie geben.

Bei Rechnungen, Zahlungseingängen und lohnrelevanten Zeiten solltest du Ergebnisse besonders sorgfältig prüfen.

Wähle außerdem, in welcher Form Paula das Ergebnis bereitstellt:

Paula arbeitet immer mit den Daten im PlanD-System, zum Beispiel Einsätzen, Zeiten, Kunden und Rechnungen.

Zusätzlich kannst du pro Aufgabe festlegen, welche externen Konnektoren Paula verwenden darf. Das Wetter ist bereits als Standard-Konnektor vorhanden; weitere externe Tools lassen sich über MCP anbinden und benötigen eine Authentifizierung.

Aktiviere nur die Konnektoren, die Paula für genau diese Aufgabe benötigt. So bekommt sie keinen unnötigen Kontext und nutzt keine zusätzlichen Werkzeuge, die für das Ziel nicht erforderlich sind.

Jede Aufgabe startet mit einem Probelauf. Paula testet die Aufgabe und fragt nach Regeln oder Firmenwissen, das sie aus der Vorlage allein nicht kennen kann. Die Antworten sollen für weitere Durchläufe gespeichert werden.

Beantworte die Rückfragen möglichst konkret. Bei einer Vertretung kann Paula zum Beispiel wissen müssen, wie weit die Anfahrt sein darf oder ob Minijob-Grenzen zu beachten sind. Bei der Zeitenfreigabe können Regeln zu Abweichungen von der Sollzeit, bestimmten Mitarbeitern, Objekten oder Auftragsarten wichtig sein.

Im laufenden Betrieb startet Paula nach dem festgelegten Zeitplan. Wenn eine Entscheidung offen ist, findest du sie in der Paula-Zentrale unter Paula braucht dich. Dort kannst du antworten oder einen Eintrag vorübergehend zurückstellen.

Die Übersicht zeigt die Tageshistorie; den Verlauf einer einzelnen Aufgabe kannst du separat öffnen und im Chat nachvollziehen.

Korrigiere Paula, wenn ein Ergebnis nicht passt und erkläre ihr die Regel, die sie künftig beachten soll. Paula kann Wissen auf drei Ebenen berücksichtigen: pro Kunde oder Objekt, pro Firma und pro Nutzer. Firmenwissen speichert sie erst, nachdem sie danach gefragt hat.

Wenn Paula wiederholt passende Ergebnisse liefert und du mit den Vorschlägen einverstanden bist, kannst du die Autonomiestufe schrittweise erhöhen. Prüfe weiterhin die Ergebnisse und passe die Aufgabe nur gezielt an.

Du kannst deinen eigenen Paula-Chat über Einstellungen mit WhatsApp verbinden. Für die Anbindung gibt es einen QR-Code. Dabei handelt es sich um einen persönlichen Ein- und Ausgabekanal für Paula.