Übersicht
Paula ist der KI-Assistent in PlanD. Sie wertet deine PlanD-Daten aus, unterstützt dich bei Disposition und Berichten und bereitet Änderungen vor. Sie sieht nur Daten, auf die dein PlanD-Zugang Zugriff hat.
⚠️ Wichtig: Paula führt Änderungen erst nach deiner Bestätigung aus. Freigaben bleiben immer deine Entscheidung.
Schritt 1: Zeiten prüfen
Soll-/Vorgabezeiten mit erfassten und freigegebenen Zeiten vergleichen
Abweichungen nach Mitarbeitenden, Objekt, Einsatz oder Zeitraum sortieren lassen
Noch nicht freigegebene Einträge und auffällige Abweichungen als Prüfliste aufbereiten lassen
Zuerst eine Übersicht anfordern und erst danach einzelne Freigaben prüfen
Kurzprompt:
Prüfe die Zeiteinträge vom [Datum] bis [Datum] oder für den [Zeitraum]@Objekt. Stelle Vorgabezeit, erfasste Zeit, freigegebene Zeit und Freigabestatus gegenüber.
Schritt 2: Abwesenheiten umplanen
Bei Krankmeldungen oder anderen Abwesenheiten schlägt Paula Vertretungen vor. Dabei berücksichtigt sie freie Kapazität, Nähe zum Objekt und Erfahrung.
Öffne die betroffene Abwesenheit.
Wähle den vordefinierten Prompt „Vertretung finden" aus.
Prüfe den Vorschlag von Paula.
Nach deiner Prüfung legt Paula die Umplanung zur Bestätigung vor.
Schritt 3: Urlaubstage und mögliche Engpässe erkennen
Paula fasst Abwesenheiten nach Tag, Team oder Objekt zusammen. Sie markiert Tage mit vielen gleichzeitigen Abwesenheiten und gleicht diese mit geplanten Einsätzen ab.
Abwesenheiten nach Tag, Team oder Objekt zusammenfassen
Tage mit auffällig vielen gleichzeitigen Abwesenheiten markieren
Abwesenheiten mit geplanten Einsätzen abgleichen und mögliche Besetzungsprobleme nennen
Kurzprompt:
Fasse die Abwesenheiten vom [Datum]bis [Datum]oder für den [Zeitraum]nach Tag und Team zusammen. Markiere Tage mit besonders vielen gleichzeitig abwesenden Mitarbeitenden und prüfe, ob dadurch geplante Einsätze oder die Besetzung von @Objekt gefährdet sein könnten. Nenne die betroffenen Einsätze.
Schritt 4: Mögliche doppelt angelegte Einsätze finden
Mit einer konkreten Prüfanweisung sucht Paula nach ähnlichen Einträgen, zum Beispiel mit gleichem Auftrag, gleichem Objekt und gleicher Zeit.
Kurzprompt:
Suche im Zeitraum [Datum]bis [Datum]nach möglichen doppelten Einsätzen. Vergleiche Mitarbeitende, Objekt, Datum, Uhrzeit und Einsatzart. Gib nur mögliche Treffer mit den verglichenen Feldern aus.
Schritt 5: Fehlende Zeiterfassung oder App-Aktivität prüfen
Paula zeigt, welche aktiven Mitarbeitenden in einem Zeitfenster keine Zeiterfassung zu ihren Einsätzen haben.
Kurzprompt:
Prüfe für [Zeitraum], bei welchen aktiven Mitarbeitenden geplante Einsätze ohne zugehörige Zeiterfassung vorliegen. Unterscheide fehlende Zeiteinträge von Tagen ohne geplanten Einsatz.
Schritt 6: Offene Aufgaben und Übergaben im Blick behalten
Paula priorisiert offene und überfällige Aufgaben und erstellt eine kompakte Übergabe für die nächste Schicht oder Woche. Auffälligkeiten, offene Punkte und nächste Schritte fasst sie zusammen.
Kurzprompt:
Erstelle eine Übergabe für @Objekt zum Stand [Datum]. Fasse offene und überfällige Aufgaben, wichtige Auffälligkeiten und die nächsten erforderlichen Schritte zusammen. Sortiere nach Dringlichkeit.
Schritt 7: Qualitäts- und Kundeninformationen bündeln
Paula strukturiert Reklamationen und Qualitätsabweichungen. Notizen, Fotos oder Kommentare zu Einsätzen fasst sie zusammen, sofern sie in den PlanD-Daten vorhanden sind. Außerdem kann sie einen Bericht für einen Kunden und Zeitraum erstellen.
Kurzprompt:
Erstelle für @Kunde und den [Zeitraum]eine kompakte Übersicht zu Aufträgen, offenen Aufgaben, Reklamationen und Qualitätsabweichungen.
Prompts zuverlässig formulieren
Mit diesen Regeln liefert Paula präzisere Ergebnisse:
Zeitraum konkret angeben, zum Beispiel „vom 01.03. bis 15.03.“
Datensatz eindeutig auswählen: Wähle mit @ die richtige Person, das Objekt, den Auftrag oder die Aufgabe aus.
Ergebnisform vorgeben: zum Beispiel Tabelle, Prüfliste, Sortierung oder Abweichungsgrenze
Analyse und Aktion trennen: Lass zuerst prüfen. Danach kann Paula Änderungen vorschlagen, die du bestätigst.
Arbeitsrhythmus festlegen
Diese Routine hat sich für den Einsatz mit Paula bewährt:
Rhythmus | Aufgaben mit Paula |
Täglich | Krankmeldungen und Abwesenheiten umplanen, Vertretungen suchen, dringende offene Aufgaben prüfen |
Wöchentlich | Zeiteinträge und Freigaben kontrollieren, Soll-/Ist-Abweichungen prüfen, Urlaubskonzentrationen und Kapazitäten für die Folgewoche ansehen |
Monatlich | Überstunden und Soll-/Lohnzeiten je Objekt auswerten |
Bei Auffälligkeiten | Mögliche Dubletten oder fehlende Zeiterfassungen als Prüfliste anfordern und die Datenverfügbarkeit prüfen |