In diesem Tutorial lernst du, wie du Paula mit klaren Prompts zuverlässig einsetzen kannst. Du siehst drei konkrete Use Cases aus dem Arbeitsalltag, bekommst eine Übersicht über weitere Einsatzmöglichkeiten und lernst die wichtigsten Tipps für den Umgang mit Paula.
Anwendungsbeispiel 1: Abwesenheitsvertretungen finden
Du möchtest eine Abwesenheit effizient umplanen und für die betroffenen Einsätze passende Vertretungen finden.
Hierfür nutze ich unsere vordefinierte Prompt-Version:
Vertretung finden
Anwendungsbeispiel 2: Qualitäts- und Leistungsbericht als PDF erstellen
Du möchtest für einen Kunden einen professionellen Bericht über einen bestimmten Zeitraum erstellen und direkt per Mail versenden.
Hierfür nutze ich einen eigenen Prompt:
Erstelle aus den Daten zu @Kunde einen professionellen Qualitäts- und
Leistungsbericht für den Zeitraum: Jahr
Der Bericht soll – sofern Daten vorhanden sind – enthalten:
Titel und Berichtszeitraum
kurze Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse
Anzahl und Status der Aufträge
Auftragserfüllung und relevante Leistungen oder Einsätze
offene Aufgaben, Fristen und überfällige Vorgänge
Reklamationen, Beschwerden und Qualitätsabweichungen
wichtige Kennzahlen, zum Beispiel Termintreue, Mängelquote oder
Bearbeitungszeiten
von Mitarbeitern hochgeladene Fotos, Kommentare, Notizen
und sonstige Dokumente
besondere Auffälligkeiten nach Kunde, Objekt, Auftrag oder Mitarbeiter
Erstelle den fertigen Bericht als PDF.
Anwendungsbeispiel 3: Kunde aus der App über eine Visitenkarte erstellen und Angebot direkt verschicken
Du fotografierst eine Visitenkarte, Paula legt den Kunden in PlanD an und bereitet direkt ein passendes Angebot vor.
Was Paula noch kann – weitere Ideen
Disposition | Krankheitsausfall umplanen, freie Kapazitäten prüfen, Abwesenheiten umplanen, ausscheidende Mitarbeitende umplanen |
Routen & Einsätze | Routen für Winterdienst und Treppenhausreinigung anlegen und optimieren, Müllkalender importieren und Einsätze automatisch anlegen |
Produktivität | Offene Aufgaben priorisieren, Übergabebericht erstellen, Zeitenfreigabe und Prüfung |
Faktura | Angebot per Paula erstellen, Angebote nachfassen, nicht abgerechnete Arbeitsscheine und Aufträge prüfen (Welche Einsätze wurden noch nicht abgerechnet?) |
Vertrieb & Upselling | Upselling bei bestehenden Kunden (Welche Kunden hatten im Herbst letzten Jahres eine Glasreinigung bei uns, aber im laufenden Jahr bisher noch keine?), Angebote nachfassen |
Kommunikation | E-Mails beantworten, E-Mail-Entwurf aus PlanD-Daten formulieren, Business-Kontakte per Foto über die App einpflegen |
Dokumente | Leistungsverzeichnis auswerten, Arbeitsanweisung als PDF erstellen, Dokumentation für den Kunden erstellen, Meldeprotokolle |
Analyse | Überstunden auswerten, Soll- und Lohnzeiten an Objekten gegenüberstellen, Objektrentabilität prüfen |
Qualität | Reklamation strukturieren, Qualitätsprobleme dokumentieren |
Material | Materialbestand prüfen, Nachbestellvorschläge erstellen |
Mitarbeitende | Interne Informationen als Aufgabe an alle aktiven Mitarbeitenden senden (Alle aktiven Mitarbeiter darüber informieren, dass sie ihre Materialbestände bis Tag X überprüfen sollen) |
Schlüssel | Schlüsselübergabeprotokoll erstellen |
Allgemeine Tipps für den Umgang mit Paula
Was macht einen guten Prompt aus?
Ein Prompt ist eine klare Arbeitsanweisung. Je genauer du Ziel, Kontext, Datengrundlage und gewünschtes Ergebnis beschreibst, desto zuverlässiger kann Paula unterstützen.
Ein guter Prompt beantwortet diese Fragen:
Was soll Paula tun?
Welche PlanD-Daten soll sie verwenden?
Für welchen Zeitraum gilt die Aufgabe?
Wie soll das Ergebnis aussehen?
Darf Paula nur einen Vorschlag erstellen oder eine Änderung vorbereiten?
Die @-Funktion
Tippe @ im Paula-Chat und wähle den passenden Datensatz aus. Das ist besonders wichtig bei Kunden, Objekten, Aufträgen, Aufgaben, Mitarbeitenden und hochgeladenen Dokumenten.
💡 Tipp: Wenn der gewünschte Datensatz bereits geöffnet ist, kann die @-Auswahl übersprungen werden – Paula greift dann automatisch auf den aktuellen Kontext zu.
Firmenwissen
Im Chatfenster von Paula ist ein Gehirn-Symbol zu sehen – das ist das Firmenwissen. Es dient als dauerhafter Kontext für Paula und gilt für alle Anfragen. Paula kann dadurch bei jeder Anfrage automatisch auf dieselben Kategorien zurückgreift. So musst du wiederkehrende Regeln und Prioritäten nicht jedes Mal neu erklären, was im Alltag eine extreme Erleichterung sein kann.
Abwesenheitsumplanung: Du hinterlegst, dass bei einer Abwesenheitsumplanung immer in dieser Reihenfolge geprüft werden soll:
Hat der Mitarbeitende noch freie Kapazität?
Hat er an dem Tag bereits einen Einsatz in der Nähe des Objekts?
Hat er Erfahrung auf dem betreffenden Objekt?
Paula berücksichtigt diese Reihenfolge dann automatisch bei jeder Umplanung – ohne dass du sie jedes Mal neu angeben musst.
Rabatt für Neukunden: Du hinterlegst: „Neukunden erhalten beim ersten Angebot für eine Glasreinigung immer 15 % Rabatt."
Paula wendet diese Regel automatisch an, wenn sie ein entsprechendes Angebot vorbereitet.
Kommunikationsregeln: Du hinterlegst: „Kundennachrichten werden immer in der Sie-Form verfasst und enden mit einem konkreten nächsten Schritt."
Paula hält sich dann bei allen E-Mail-Entwürfen und Antworten automatisch daran.
💡 Tipp: Je klarer und konkreter das Firmenwissen formuliert ist, desto zuverlässiger setzt Paula es um. Allgemeine Regeln, Prioritäten und Unternehmensstandards gehören genau hier rein.
Sprachaufnahme
Im Paula-Chat gibt es ein Mikrofon-Symbol. Damit kannst du Anfragen einfach einsprechen, anstatt sie zu tippen. Gerade bei längeren oder detaillierten Prompts ist das oft schneller und präziser – einfach drücken, sprechen, fertig.
💡 Tipp: Besonders praktisch unterwegs oder wenn du eine Situation kurz erklären möchtest, die sich schwer in Worte fassen lässt.
Nachhaken lohnt sich
Manchmal bearbeitet Paula eine Anfrage nicht direkt oder bleibt zu allgemein. Einfach nochmal nachfragen – zum Beispiel: „Bitte sei konkreter", „Geh tiefer auf Punkt 2 ein" oder auch ein einfaches "Bitte weiter machen".
Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest
Problem | Besser so |
Aufgabe zu allgemein formuliert | Ziel, Datenbereich und gewünschtes Ergebnis konkret beschreiben |
Zeitraum unklar | Konkrete Start- und Enddaten verwenden |
Ausgabeformat fehlt | Tabelle, Liste, PDF oder maximale Länge vorgeben |
Zu viele Aufgaben in einem Prompt | In Analyse, Entwurf und Aktion aufteilen |