Übersicht
Paula kennst du vielleicht schon als KI-Telefonassistenz. Ab jetzt ist sie auch direkt in deinem PlanD-Dashboard für dich da: Als KI-Assistant beantwortet sie Fragen zu deinen Daten, hilft dir bei der Planung und erledigt Aufgaben direkt in PlanD, vom Umplanen eines Krankheitsausfalls bis zum Erstellen eines Angebotsentwurfs.
In diesem Tutorial lernst du:
wie du Lizenzen vergibst und die Nutzung im Blick behältst
wie die Paula-Oberfläche aufgebaut ist (Chat, Vorschläge, Verlauf)
wie du mit der @-Funktion Dokumentenimport deine Daten direkt in den Chat holst
wie sich Paula verhält, wo ihre Grenzen liegen und welche Prompts gut funktionieren
wie du Paula in der PlanD-App nutzt
-> [Platzhalter für das Video von Chris]
Schritt 1: Paula-Einstellungen aufrufen
Navigiere zu Einstellungen → Paula. Im linken Menü findest du unter Assistenz zwei neue Bereiche:
Paula Lizenzen — hier legst du fest, wer in deinem Team Paula nutzen darf
Nutzung — hier siehst du den Verbrauch deines Teams
Einstellungen → Paula → Paula Lizenzen
Schritt 2: Lizenzen vergeben
Paula wird pro Benutzer lizenziert. Nur Benutzer mit einer zugewiesenen Lizenz sehen den Paula-Chat im Dashboard und in der App.
So weist du eine Lizenz zu:
Öffne Einstellungen → Paula → Paula Lizenzen
Klicke oben rechts auf „Lizenzen hinzufügen"
Wähle unter Benutzer hinzufügen einen oder mehrere Benutzer aus — mit „Hinzufügen" kannst du weitere Personen ergänzen
Wähle den Plan (z. B. Premium)
Klicke auf „Lizenzen zuweisen"
Screenshot: Dialog „Lizenzen hinzufügen" mit Benutzer-Auswahl und Plan
Tipp: Vergib Lizenzen zuerst an die Personen, die täglich planen und disponieren — z. B. Objektleitung und Innendienst. Dort entlastet Paula am meisten.
Schritt 3: Nutzung und Kapazität verstehen
Unter Einstellungen → Paula → Nutzung siehst du, wie viel Kapazität dein Team bereits verbraucht hat.
So funktioniert die Logik:
Jede Lizenz bringt ein monatliches Nutzungskontingent mit
Jede Anfrage an Paula verbraucht Kapazität, einfache Fragen wenig, komplexe Aufträge mehr
Komplizierte Prompts (z. B. „Analysiere alle Einsätze der letzten 4 Wochen und schlage eine neue Tourenplanung vor") verbrauchen mehr Kapazität als kurze Fragen, weil Paula dafür mehr Daten durchsuchen und mehr Schritte ausführen muss
Zum Monatsbeginn wird das Kontingent zurückgesetzt
Nicht wundern: Zwei ähnlich lange Fragen können unterschiedlich viel Kapazität verbrauchen. Entscheidend ist nicht die Länge deiner Nachricht, sondern wie viele Arbeitsschritte Paula im Hintergrund ausführt.
Die Paula-Oberfläche im Dashboard
Paula öffnet sich als Seitenleiste rechts neben deiner aktuellen Ansicht — z. B. neben dem Einsatzplan oder den Abwesenheiten. Du arbeitest also normal weiter und hast Paula immer griffbereit.
Ein Click auf Paulas Bild öffnet das Chatfenster
Chat starten
Klicke unten rechts auf das Paula-Symbol, um den Chat zu öffnen
Schreibe deine Frage in das Eingabefeld „Frag Paula etwas…"
Mit „Neuer Chat" oben links startest du jederzeit eine frische Unterhaltung
Vorschläge (Schnellaktionen)
Beim Öffnen eines neuen Chats zeigt dir Paula passende Vorschläge - abhängig davon, wo du dich gerade in PlanD befindest:
Krankheitsausfall umplanen
Meine offenen Aufgaben priorisieren
Materialbestand prüfen
Ein Klick auf einen Vorschlag startet die Aktion direkt — du musst nichts tippen.
Nicht wundern: Die Vorschläge ändern sich je nach Kontext. Im Abwesenheiten-Modul siehst du andere Schnellaktionen als im Einsatzplan.
Verlauf: Deine Chats wiederfinden
Klicke oben auf den Chat-Titel, um deinen Chat-Verlauf zu öffnen:
Über „Chats durchsuchen…" findest du ältere Unterhaltungen per Suche
Unter „Hier relevant" zeigt dir Paula Chats, die zu deiner aktuellen Ansicht passen
So kannst du eine Unterhaltung von gestern einfach weiterführen, statt von vorn zu beginnen
Die @-Funktion: Deine Daten direkt im Chat
Die @-Funktion ist der wichtigste Handgriff im Umgang mit Paula. Mit ihr sagst du Paula exakt, über welchen Datensatz ihr sprecht — ohne Missverständnisse bei ähnlichen Namen.
So funktioniert es:
Tippe @ in das Eingabefeld
Wähle den Bereich, in dem gesucht werden soll:
Kunden
Objekte
Mitarbeiter
Kontakte
Aufträge
Aufgaben
Tippe die ersten Buchstaben, Paula schlägt passende Einträge vor
Wähle den richtigen Eintrag aus und formuliere deine Frage
Beispiel: Wann ist @Leon Hegemann das nächste Mal im Urlaub? — Paula bezieht sich dann garantiert auf genau diesen Mitarbeiter.
Screenshot: @leon mit Vorschlagsliste der Kontakte
Wichtig: Gibt es mehrere Personen mit gleichem Namen, wähle den Eintrag bewusst aus der Liste aus. Nur so weiß Paula, welcher Datensatz gemeint ist.
Tipp: Nutze die @-Funktion in jedem Prompt, in dem ein konkreter Kunde, ein Objekt oder ein Mitarbeiter vorkommt. Das macht Paulas Antworten deutlich präziser.
Weitere Funktionen im Chat
Spracheingabe
Klicke auf das Mikrofon-Symbol im Eingabefeld und sprich deine Frage einfach ein. Beim ersten Mal fragt dein Browser nach der Mikrofon-Berechtigung — bestätige mit
„Beim Besuch der Website erlauben".
Screenshot: Browser-Abfrage Mikrofonzugriff
Dokumente hochladen
Über das Büroklammer-Symbol kannst du Dokumente in den Chat hochladen (bis zu 10 MB) — z. B. ein Leistungsverzeichnis, das Paula für ein Angebot auswerten soll.
Screenshot: Dialog „Dokumenten Upload"
Firmenwissen hinterlegen
Über das Gehirn-Symbol im Eingabefeld bringst du Paula dein Firmenwissen bei. Lege Einträge an, die Paula bei jeder Antwort berücksichtigt:
Klicke auf das Gehirn-Symbol
Wähle einen Datensatz (z. B. „Angebot")
Trage den Inhalt ein — z. B. „Glasreinigung: Berechnung pro qm, Mindestfläche 50 qm"
Klicke auf „Speichern"
Tipp: Hinterlege hier eure Kalkulationsregeln, Standard-Preise und interne Abläufe. Je mehr Firmenwissen Paula kennt, desto besser passen ihre Angebots- und Planungsvorschläge zu eurem Unternehmen.
Feedback geben: Daumen hoch / Daumen runter
Unter jeder Antwort kannst du mit 👍 / 👎 bewerten, ob Paula dir geholfen hat. Dein Feedback fließt direkt in die Verbesserung von Paula ein — nutze es besonders dann, wenn eine Antwort nicht gepasst hat und teilt uns mit, wie wir Paula noch besser machen können.
Kontext nutzen (View Context)
Paula erkennt, was du gerade in PlanD geöffnet hast. Siehst du zum Beispiel den Mitarbeiter Matthias Ahlers, reicht die Frage „Wie lautet der Nachname?“ – Paula antwortet direkt mit „Ahlers“. Das funktioniert auch bei Kunden, Objekten, Aufträgen, Aufgaben und Abwesenheiten. Fragen zu anderen Themen kannst du trotzdem weiterhin jederzeit stellen, Paula "sieht" was du siehst.
So verhält sich Paula
Paula liest deine PlanD-Daten: Einsätze, Abwesenheiten, Mitarbeiter, Kunden, Objekte, Aufträge, Aufgaben und Material
Paula schlägt vor, du entscheidest: Bevor Paula etwas ändert (z. B. eine Aufgabe aktualisiert oder ein Angebot anlegt), zeigt sie dir eine „Confirm Action"-Karte. Erst wenn du auf Bestätigen klickst, wird die Änderung ausgeführt. Mit Anpassen kannst du den Vorschlag vorher korrigieren.
Paula berücksichtigt deinen Kontext: Sie weiß, in welchem Modul du dich befindest, und bezieht dein hinterlegtes Firmenwissen ein
Ihre Grenzen
Paula sieht nur Daten, auf die du selbst Zugriff hast — deine PlanD-Berechtigungen gelten auch im Chat
Paula führt keine Änderungen ohne deine Bestätigung aus
Paula kennt kein Wissen außerhalb von PlanD und deinem hinterlegten Firmenwissen — Fragen zu allgemeinen Themen kann sie nicht zuverlässig beantworten
Bei sehr großen Auswertungen über viele Monate kann eine Antwort etwas dauern oder eine Eingrenzung nötig sein
Wichtig: Prüfe Vorschläge von Paula immer kurz, bevor du sie bestätigst — besonders bei Angeboten und Planänderungen. Du bleibst verantwortlich, Paula ist deine Verstärkung.
Welche Prompts funktionieren gut?
Ein guter Prompt enthält drei Dinge: was Paula tun soll, für wen/was (per @-Funktion) und in welchem Zeitraum.
Statt … | Besser … |
„Urlaub?" | „Welche Mitarbeiter aus der Unterhaltsreinigung sind nächste Woche im Urlaub?" |
„Angebot machen" | „Erstelle ein Angebot für @Anfrage Glasreinigung Jonas Rudi — 8 Kellerfenster, nutze unsere Standardpreise" |
„Wer kann einspringen?" | „@Leon Hegemann ist morgen krank. Wer aus seinem Team hat morgen freie Kapazität und kann seine Einsätze übernehmen?" |
Tipp: Starte mit dem Beispiel-Prompt „Was kannst du alles?" — Paula erklärt dir dann selbst, welche Aufgaben sie in deinem Account übernehmen kann. Das ist der schnellste Weg, ein Gefühl für ihre Fähigkeiten zu bekommen.
Use Case 1: Krankheitsausfall umplanen
Ein Mitarbeiter meldet sich krank — und du musst seine Einsätze neu verteilen. So hilft Paula:
Öffne das Modul Abwesenheiten oder den Einsatzplan
Öffne den Paula-Chat und klicke auf den Vorschlag „Krankheitsausfall umplanen" — oder schreibe: „@Mitarbeiter ist diese Woche krank. Plane seine Einsätze um."
Paula prüft die betroffenen Einsätze und schlägt dir passende Ersatz-Mitarbeiter vor — unter Berücksichtigung von Urlaub, Krankheit und freier Kapazität
Bestätige den Vorschlag — Paula übernimmt die Umplanung
Use Case 2: Angebot aus einer Kundenanfrage erstellen
Ein Kunde fragt eine Glasreinigung an — die Anfrage liegt als Aufgabe in PlanD (z. B. weil Paula sie am Telefon aufgenommen hat). So machst du daraus in wenigen Minuten ein Angebot:
Öffne die Aufgabe (z. B. „Anfrage Glasreinigung") und wechsle in den Reiter Paula
Schreibe: „Erstelle ein Angebot" — oder nutze den passenden Vorschlag
Paula erstellt einen Angebotsentwurf mit Positionen, Mengen und Preisen aus deinem Firmenwissen (z. B. Glasreinigung 50 qm à 1,00 EUR/qm + Anfahrtspauschale)
Prüfe den Entwurf und klicke auf Confirm — oder passe ihn mit Adjust an
Anschließend schlägt Paula vor, die Aufgabe direkt auf erledigt zu setzen und das Angebot mit dem Kunden zu verknüpfen
Screenshot: App — Paula erstellt Angebotsentwurf mit Confirm Action
Und jetzt du: Welcher Ablauf kostet dich aktuell am meisten Zeit? Genau da lohnt sich Paula am schnellsten. Schreib uns deinen Use Case gerne über den Support-Chat — wir zeigen dir, wie du ihn mit Paula umsetzt.
Paula in der PlanD-App nutzen
Paula ist auch in der PlanD-App dabei — ideal für Objektleiter unterwegs.
Chat und Vorschläge
Öffne Paula in der App über das Paula-Symbol. Wie im Dashboard bekommst du Vorschläge passend zu deinem Kontext und kannst über „All Suggestions" alle Schnellaktionen einsehen.
Screenshot: App — Neuer Chat mit Vorschlägen
Paula direkt an der Aufgabe
In jeder Aufgabe findest du drei Reiter:
Task — alle Details zur Aufgabe (Typ, Priorität, Beschreibung, Kontaktdaten)
Paula — der Chat mit Paula, direkt im Kontext dieser Aufgabe
Logbook — der Verlauf aller Aktionen
Aktionen unterwegs bestätigen
Auch in der App gilt: Paula fragt vor jeder Änderung nach. Über die Confirm Action-Karte bestätigst du Angebotsentwürfe oder Aufgaben-Updates mit einem Tipp — auch von der Baustelle aus.
Screenshot: App — Confirm Action „Aufgabe aktualisieren"
Tipp: Die Spracheingabe über das Mikrofon-Symbol ist in der App besonders praktisch — Anfrage einsprechen statt tippen.
Zusammenfassung
Bereich | Wichtigste Information |
Lizenzen | Einstellungen → Paula → Paula Lizenzen; pro Benutzer zuweisen, Plan wählen |
Nutzung | Monatliches Kontingent pro Lizenz; komplexe Prompts verbrauchen mehr Kapazität |
Oberfläche | Chat als Seitenleiste; Vorschläge je nach Kontext; Verlauf mit Suche und „Hier relevant" |
@-Funktion | @ tippen → Bereich wählen (Kunden, Objekte, Mitarbeiter, Kontakte, Aufträge, Aufgaben) → Eintrag auswählen |
Firmenwissen | Über das Gehirn-Symbol Preise, Regeln und Abläufe hinterlegen |
Spracheingabe | Mikrofon-Symbol; Browser-Berechtigung einmalig erlauben |
Dokumente | Über die Büroklammer hochladen, bis 10 MB |
Feedback | 👍 / 👎 unter jeder Antwort |
View Context | Paula "sieht" was du gerade siehst |
Verhalten & Grenzen | Paula schlägt vor, du bestätigst; sieht nur Daten mit deiner Berechtigung |
Prompts | Konkret formulieren: Was + Wer/Was (per @) + Zeitraum; Einstieg: „Was kannst du alles?" |
App | Paula-Reiter an jeder Aufgabe; Confirm Actions und Spracheingabe unterwegs |
Häufige Fragen
Warum sehe ich Paula nicht in meinem Dashboard? Wahrscheinlich ist dir noch keine Lizenz zugewiesen. Bitte deinen Admin, dich unter Einstellungen → Paula → Paula Lizenzen hinzuzufügen. Ihr habt noch keine Lizenz?
Kann Paula etwas kaputt machen? Nein. Paula führt Änderungen nur aus, wenn du sie über die Confirm-Action-Karte bestätigst. Alle Aktionen sind im Logbuch nachvollziehbar.
Was passiert, wenn unser Kontingent aufgebraucht ist? Den aktuellen Verbrauch siehst du unter Einstellungen → Paula → Nutzung. Zum Monatsbeginn wird das Kontingent zurückgesetzt. Wenn ihr regelmäßig ans Limit kommt, melde dich beim Support — wir finden den passenden Plan.
Ist die Dashboard-Paula dasselbe wie die Telefonassistenz? Es ist dieselbe Paula — mit zwei Einsatzorten. Am Telefon nimmt sie Anrufe entgegen und legt Aufgaben an, im Dashboard und in der App hilft sie dir aktiv beim Arbeiten mit deinen PlanD-Daten. Alles zur Telefonassistenz findest du im Artikel „Paula – KI-Telefonassistenz".
Viel Erfolg mit Paula in PlanD! 🎉