E-Mail einrichten
In diesem Tutorial lernst du, wie du dein E-Mail-Postfach mit PlanD verbindest. Danach laufen ein- und ausgehende Nachrichten automatisch in PlanD zusammen – du sendest, empfängst und ordnest E-Mails deinen Kunden und Aufträgen zu, ohne das Programm zu wechseln.
Du hast vier Wege, dein Postfach anzubinden. Welchen du nimmst, hängt von deinem Anbieter ab:
Option | Wann nutzen? |
Gmail und Google Workspace ( | |
Microsoft | Outlook.com, Microsoft 365 und Exchange Online ( |
IMAP | Alle anderen Anbieter (z. B. IONOS, Strato, GMX, web.de, eigener Mailserver) |
Exchange | Ältere On-Premise-Exchange-Server im eigenen Unternehmen |
Schritt 1: Postfach-Verbindung öffnen
Navigiere zu Einstellungen → E-Mail und klicke auf „E-Mail-Konto verbinden". Wähle im Dialog deinen Anbieter aus.
💡 Nicht sicher, welche Option? Nutzt du eine Google-Adresse, nimm Google. Bei Outlook oder Microsoft 365 nimm Microsoft. Alles andere läuft über IMAP.
Option 1: Google verbinden
Klicke im Dialog auf „Sign in with Google"
Wähle den richtigen Google-Account aus, den du mit PlanD verbinden möchtest
Scrolle auf der Zustimmungsseite ganz nach unten und klicke auf „Mit PlanD verbinden"
⚠️ Wichtig: Wenn du mehrere Google-Konten hast, achte genau darauf, dass du das geschäftliche Postfach auswählst.
Danach kehrst du automatisch zu PlanD zurück – und alles synchronisiert sich.
Option 2: Microsoft verbinden
Klicke im Dialog auf „Microsoft"
Melde dich mit dem richtigen Microsoft-Konto an (Outlook.com, Microsoft 365 oder Exchange Online)
Prüfe die angezeigten Berechtigungen und bestätige den Zugriff
⚠️ Wichtig: Bei Microsoft-365-Firmenkonten muss unter Umständen ein Administrator die Freigabe einmalig bestätigen. Wende dich in dem Fall an deine IT.
Nach der Bestätigung landest du wieder in PlanD und die Synchronisation startet.
Option 3: IMAP verbinden
Für IMAP trägst du die Zugangsdaten deines Anbieters manuell ein.
Klicke im Dialog auf „IMAP"
Trage E-Mail-Adresse und Passwort ein
Ergänze IMAP-Server und IMAP-Port (Empfang) sowie SMTP-Server und SMTP-Port (Versand)
Bestätige die Eingabe
Feld | Üblicher Wert |
IMAP-Port | 993 |
SMTP-Port | 465 oder 587 |
💡 Tipp: Server-Adressen und Ports findest du auf der Hilfe-Seite deines E-Mail-Anbieters (Suchbegriff: „IMAP SMTP Einstellungen" + Anbietername).
⚠️ Wichtig: Viele Anbieter verlangen für Drittanbieter-Zugriffe ein separates App-Passwort statt deines normalen Login-Passworts. Ist bei dir die Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv, erstelle im Konto deines Anbieters ein App-Passwort und nutze dieses hier.
Option 4: Exchange verbinden
Für einen On-Premise-Exchange-Server nutzt du die Exchange-Option.
Klicke im Dialog auf „Exchange"
Trage E-Mail-Adresse und Passwort ein
Ergänze die Server-Adresse (z. B.
mail.deinefirma.de) sowie – falls verlangt – Domäne und BenutzernameBestätige die Eingabe
💡 Tipp: Die genaue Server-Adresse kennt deine IT-Abteilung. Bei Exchange Online (Microsoft 365) nimm stattdessen den Weg über Microsoft (Schritt 3).
Schritt 3: Verbindung prüfen
Zurück in den E-Mail-Einstellungen siehst du dein verbundenes Postfach mit dem Status „Verbunden". Die erste vollständige Synchronisation kann je nach Postfachgröße ein paar Minuten dauern.
⚠️ Verbindung fehlgeschlagen? Prüfe bei IMAP und Exchange Server-Adresse, Port und Passwort. Bei Google und Microsoft wiederhole die Anmeldung und achte darauf, dass du den richtigen Account wählst und die Zugriffe bestätigst.
Zusammenfassung
Option | Ablauf in Kürze |
„Sign in with Google" → Account wählen → ganz nach unten scrollen → „Mit PlanD verbinden" | |
Microsoft | „Microsoft" → Konto anmelden → Berechtigungen bestätigen (ggf. Admin-Freigabe) |
IMAP | „IMAP" → E-Mail, Passwort, IMAP-/SMTP-Server und -Ports eintragen (ggf. App-Passwort) |
Exchange | „Exchange" → E-Mail, Passwort, Server-Adresse (ggf. Domäne/Benutzername) eintragen |
Verbindung prüfen | Status „Verbunden" in den E-Mail-Einstellungen; erste Sync dauert einige Minuten |
Viel Erfolg beim Verbinden deines Postfachs mit PlanD!