Paula ist eure neue KI-gestützte Telefonassistentin, die direkt in PlanD eingebunden ist. Sie geht für euch ans Telefon, rund um die Uhr, auch außerhalb der Geschäftszeiten und sorgt dafür, dass keine Anfrage verloren geht.
👉 Das ist der schnellste Weg, um:
verpasste Anrufe zu vermeiden
Kundenanfragen und Krankmeldungen automatisch zu erfassen
Aufgaben in PlanD direkt aus Telefonaten zu erstellen
Wofür kann Paula eingesetzt werden?
Paula unterstützt euch bei diesen häufigen Herausforderungen im Arbeitsalltag:
Situation | Was Paula tut |
Kundenanfrage / Angebot | Nimmt Informationen auf, erstellt eine Aufgabe in PlanD |
Krankmeldung eines Mitarbeiters | Erfasst die Meldung, legt eine interne Aufgabe an |
Bewerbung | Sammelt erste Informationen und filtert Bewerber vor |
Reklamation / Eskalation | Nimmt das Anliegen auf und leitet es weiter |
Außerhalb der Geschäftszeiten | Ist 24/7 erreichbar, ohne euer Team zu belasten und kann mehrere Gespräche gleichzeitig führen |
Hinweis: Paula erstellt Aufgaben in PlanD, die ihr dann eigenständig weiterbearbeitet. Sie verändert keine bestehenden Einträge und gibt z. B. keinen Urlaub frei.
So funktioniert Paula – Schritt für Schritt
1.Anruf geht ein
Ein Kunde oder Mitarbeiter ruft auf eurer Firmennummer an. Eure Telefonanlage leitet den Anruf automatisch an Paula weiter – das merkt der Anrufer nicht. Paula meldet sich mit eurem konfigurierten Namen und begrüßt bekannte Kontakte namentlich, sofern sie in PlanD hinterlegt sind.
2.Paula führt das Gespräch
Anhand der hinterlegten Workflows stellt Paula die richtigen Fragen – zum Beispiel bei einer Glasreinigungsanfrage: Intervall, Anzahl der Fenster, Objektart und Wunschtermin. Sie fasst am Ende noch einmal zusammen und lässt den Anrufer bestätigen.
3.Aufgabe erscheint in PlanD
Nach dem Gespräch ist die Aufgabe automatisch in eurem PlanD-Aufgabenmodul sichtbar – inklusive vollständigem Gesprächsprotokoll, einer kurzen Zusammenfassung und der Rufnummer des Anrufers. Der zuständige Mitarbeiter wird direkt zugewiesen.
4.Ihr bearbeitet die Aufgabe weiter
Aus der Aufgabe heraus könnt ihr wie gewohnt Einsätze erstellen, Dokumente verknüpfen oder den Kontakt direkt anlegen – alles innerhalb von PlanD, ohne externe Tools.
Paula konfigurieren
Die Einstellungen für Paula findet ihr in PlanD unter Einstellungen → Paula.
Allgemeine Informationen
Hier legt ihr fest, wer Paula ist und wie sie sich vorstellt. Sie kommt vorkonfiguriert, kann aber mit firmenspezifischen Infos ergänzt werden – z. B. ob sie Preise nennen darf oder nicht.
Öffnungszeiten / Wann greift Paula?
Ihr entscheidet, wann Paula aktiv ist:
24/7 – als erste Anlaufstelle für alle Anrufe
Nur außerhalb der Geschäftszeiten – dann klingelt tagsüber das normale Telefon
Nur am Wochenende – für Notfälle und dringende Meldungen
Kommunikationsstil
Ihr könnt festlegen, wie Paula am Telefon klingt: sachlich-neutral, etwas lockerer oder sehr professionell. Auch die Länge ihrer Antworten lässt sich anpassen.
Weiterleitung
Paula kann Anrufe auch direkt an einen Mitarbeiter weiterleiten – zum Beispiel, wenn jemand ausdrücklich mit einer Person sprechen möchte. Weiterleitungen können auf bestimmte Zeiten begrenzt werden.
Workflows anpassen
Paula liefert folgende Workflows bereits vorkonfiguriert mit:
Neukundenanfrage / Angebotsanfrage
Vertragsanpassung
Krankmeldung (Mitarbeiter)
Urlaubsantrag
Reklamation / Eskalation
Bewerbung
Innerhalb jedes Workflows legt ihr unter Anforderungen fest, welche Informationen Paula unbedingt erfragen soll – z. B. ob ein Führerschein vorhanden ist. Felder können als optional oder verpflichtend markiert werden.
💡 Tipp: Ihr könnt auch vollständig neue Workflows von Grund auf anlegen, falls euch für Paula weitere Anwendungsfälle einfallen.
Technische Voraussetzungen
Die einzige technische Anforderung ist, dass eure Telefonanlage eine Anrufweiterleitung unterstützt. Euer Kunde ruft ganz normal auf eurer Firmennummer an – die Weiterleitung auf Paula läuft im Hintergrund und ist für den Anrufer nicht sichtbar.
Digitale Telefonanlagen funktionieren in der Regel besonders reibungslos. Details zur Einrichtung besprechen wir mit euch im Onboarding.
Häufige Fragen
Kann Paula eigenständig Termine eintragen oder abrechnen?
Nein. Paula erstellt Aufgaben, die dann im Dashboard weiterbearbeitet werden müssen.
Kann Paula auf den Datenschutz hinweisen?
Ja. Das lässt sich in den Einstellungen aktivieren, damit Paula zu Gesprächsbeginn automatisch auf den Datenschutz hinweist.
Kann Paula mit Sprachen ausser Deutsch umgehen?
Aktuell noch nicht – wir arbeiten aber aktuell intensiv an der Integration weiterer Sprachen.
Kann Paula aktiv Kunden anrufen oder Datenbanken aktualisieren?
Nein. Paula nimmt derzeit nur eingehende Anrufe entgegen und schreibt keine Daten aktiv in euer System zurück.
Jetzt loslegen
Ihr nutzt Paula noch nicht? Ab sofort könnt ihr sie buchen! Vereinbart einen Termin mit unserem Vertrieb.
Wir hoffen, dieser Artikel gibt euch einen guten Überblick über Paula und hilft euch dabei einzuschätzen, wie sie euren Arbeitsalltag entlasten kann. 🙌