Wenn Sie eine ZUGFeRD-Rechnung exportieren, wird die Datei als rechnungsnummer.zugferd.pdf heruntergeladen. Besonders wichtig ist, dass die für ZUGFeRD erforderlichen XML-Daten direkt in das PDF-Dokument eingebettet sind. So enthält jede heruntergeladene Datei sowohl die visuelle Darstellung der Rechnung im PDF-Format als auch die notwendigen strukturierten XML-Informationen.
Erforderliche Einstellungen für den Export von ZUGFeRD-Rechnungen
Um Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu exportieren, müssen bestimmte Voreinstellungen vorgenommen werden:
Vollständigkeit der Unternehmensinformationen: Stellen Sie sicher, dass alle Unternehmensdaten vollständig sind. Dies umfasst die Steuernummer sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Rechnungsempfänger mit E-Mail-Adresse: Für jede zu exportierende Rechnung ist es notwendig, dass der Rechnungsempfänger eine hinterlegte E-Mail-Adresse hat.
Direkter Export von Rechnungen
Das Exportieren von ZUGFeRD-Rechnungen ist sehr einfach:
Öffnen Sie zunächst die endgültige Rechnung (es darf sich nicht um einen Entwurf handeln).
Klicken Sie dann auf die Option zum Herunterladen.
Hier können Sie zwischen dem Export als klassische PDF-Rechnung oder als ZUGFeRD-Rechnung wählen.
Exportieren von mehreren ZUGFeRD-Rechnungen über die Rechnungsliste
Für den Export mehrerer ZUGFeRD-Rechnungen gleichzeitig können Sie die Rechnungsliste nutzen. Hier sind die Schritte dafür:
Öffnen der Rechnungsübersicht: Starten Sie, indem Sie die Übersicht aller Ihrer Rechnungen öffnen.
Auswahl der zu exportierenden Rechnungen: Nutzen Sie das Auswahlfeld vor dem Status jeder Rechnung, um diejenigen Rechnungen zu markieren, die Sie im ZUGFeRD-Format exportieren möchten.
Exportvorgang starten:
Gehen Sie zu den Schnellzugriffen und wählen Sie „Rechnungen herunterladen“.
Wählen Sie dann die Option „ZUGFeRD PDFs herunterladen“.
Durch diese Methode können Sie effizient mehrere Rechnungen gleichzeitig im ZUGFeRD-Format exportieren, was besonders nützlich ist, wenn Sie regelmäßig eine große Anzahl von Rechnungen verarbeiten müssen.
